Dropbox Sign vagy DocuSign: az egyszerű aláírásnál a limit dönt

Ha egyetlen ember kevés, különálló szerződést küld aláírásra, a DocuSign Personal normál listaáron kedvezőbb választás lehet. Ha a küldések száma ingadozik vagy nő, a Dropbox Sign fizetős webes csomagjainak korlátlan kérelmei kerülnek előtérbe. Két küldőnél már az éves borítékkeret és a sablonok száma is alakítja a döntést.

A két szolgáltatás eltérő korlátokat alkalmaz: a DocuSign a kiküldött borítékokat számolja, a Dropbox Sign fizetős webes csomagjainál pedig a sablonkeret marad véges. A feltüntetett dolláros árak mellett a számlázás módja és az időszakos kedvezmény is számít, különösen magyarországi vásárlás előtt.

Mit számolnak az árlisták?

A DocuSign eSignature díjtáblája a Personal csomagot havi 11 dolláron, éves elköteleződéssel és havi öt borítékkal tünteti fel. A Standard havi 30 dollár felhasználónként, ugyancsak éves elköteleződéssel; éves csomagjában a keret felhasználónként évi 100 boríték. A feltüntetett éves elköteleződésnél a díjat havonta számlázzák. A kereten túli küldésért külön borítékdíj merülhet fel.

A boríték egy vagy több dokumentumot és több aláírót tartalmazhat, de elküldéskor egy egységként fogyasztja a keretet akkor is, ha végül nem írják alá. Ezért a „havi öt szerződés” csak akkor jelent öt borítékot, ha a szerződéseket külön küldik ki. A DocuSign Personal újrahasználható sablonokat ad; a Standardban a sablonok csapaton belül is megoszthatók.

A Dropbox Sign árlistáján az Essentials normál alapára havi 15 dollár éves számlázással, egy küldővel és öt sablonnal. A Standard normál alapára havi 25 dollár felhasználónként, éves számlázással; legalább két küldőt és 15 sablont kínál. Mindkét fizetős webes csomag korlátlan aláírási kérelmet hirdet. Az oldalon első évre szóló akció is szerepel, így az aktuális kedvezmény megváltoztathatja a normál listaárak sorrendjét. Az API-alapú küldéshez külön díjszabás tartozik.

Három eltérő küldési mennyiség

Havi öt külön szerződés

Tegyük fel, hogy egy vállalkozó havonta öt szerződést küld öt külön ügylethez, egyedüli küldőként. Ha mindegyik ügylet önálló boríték, a DocuSign Personal kerete pontosan elegendő, és normál listaára alacsonyabb a Dropbox Sign Essentialsénél. A következő külön kiküldéshez már másik csomag vagy eltérő díjazás kell; az Essentials webes csomagjában a küldési darabszám nem szab ilyen határt.

A küldés egységét érdemes a tényleges munkafolyamathoz igazítani. Ha egy ügylet több iratát ugyanazoknak az érintetteknek együtt küldik, a DocuSignban azok egy borítékot alkothatnak. Önálló ügyleteknél viszont a kisebb havidíj csak addig előny, amíg a külön borítékok beleférnek a havi keretbe. Az időszakos Dropbox-kedvezmény miatt még ennél a mennyiségnél sem biztos, hogy az első évben a DocuSign számlája lesz alacsonyabb.

Kétfős értékesítési csapat

Feltételezzük, hogy két munkatárs fejenként havi hat külön szerződést küld. Ez személyenként évi 72 boríték, tehát belefér a DocuSign Standard közzétett éves alapkeretébe. A normál listaárak alapján a két Standard-licenc havi 60 dollárnyi DocuSign-díjat, illetve havi 50 dollárnyi Dropbox Sign-díjat jelent; az utóbbinál az éves összeg számlázása egyben történik. Ebben a helyzetben a Dropbox Sign alacsonyabb normál díja mellett azt is mérlegelni kell, elegendő-e a Standard sablonkerete.

Ha ugyanők fejenként havi húsz külön borítékot küldenek, személyenként évi 240 küldés adódik. Ez meghaladja a DocuSign Standard éves alapkeretét, így a többletborítékok ára vagy egy egyedi megállapodás lényeges költségtényező. A Dropbox Sign Standard webes kérelmeinél nem a küldések száma a közzétett szűk keresztmetszet. A csapat dokumentumainak változatossága viszont fontos: sokféle ismétlődő iratnál a sablonok száma korlátozhatja, mennyit lehet előre elkészíteni.

Nagyobb, CRM-hez kötött jóváhagyás

Amikor a szerződés a CRM-ben tárolt adatokból indul, több jóváhagyón halad át, majd az eredménynek vissza kell kerülnie az ügyfélrekordhoz, a belépőcsomag ára már nem ad teljes összehasonlítást. A Dropbox Sign a Salesforce-hoz kapcsolódó mélyebb funkciókat külön költségű kiegészítésként jelöli; a DocuSign a Salesforce, a Microsoft Dynamics és a NetSuite kapcsolatoknál értékesítői egyeztetést kér. Egy ilyen folyamatnál a szükséges jogosultságokra, integrációra, küldési mennyiségre és teljes ajánlati árra együtt érdemes ajánlatot kérni.

A „korlátlan” jelzőt itt különösen pontosan kell olvasni. A Dropbox Sign webes aláírási kérelmeire vonatkozik, nem teszi automatikusan korlátlanná az API-n keresztüli küldést. A DocuSign nyilvános integrációs kínálata sem jelenti azt, hogy minden partnerkapcsolat minden csomagban használható. A CRM-ben indított és lezárt folyamat konkrét lépéseit ezért a kiválasztott csomag funkcióival kell összevetni.

Sablonok, használhatóság és auditnyom

A sablon annak értékes, aki ugyanazt az előkészített iratot küldi újra eltérő címzetteknek: a mezők helyét nem kell minden alkalommal felvenni. A Dropbox Sign Standard csapatfunkciói mellett a DocuSign Standard is kínál megosztott sablonokat. Ha a vállalkozás kevés irattípust használ sok ügyféllel, a küldési limit fontosabb lehet; ha sok eltérő, rendszeresen ismétlődő iratot használ, a sablonkeret kerülhet előtérbe.

A TechRadar értékelése a DocuSignt a riportok és emlékeztetők, a Dropbox Signt a felhőtárhelyes használat kapcsán emeli ki. Mindkettőt könnyen kezelhetőnek találta, ezért az egyszerűség önmagában nem választja szét őket. A Dropbox Sign automatikus mezőelhelyezését a tesztben bizonytalannak tapasztalták; változó felépítésű iratoknál a címzettnek szánt mezők ellenőrzése csökkentheti az előkészítési hibákat.

A Dropbox Sign termékleírása szerint minden aláírási kérelemhez nem szerkeszthető, időbélyegzett auditnapló kapcsolódik. A DocuSign csomagjai is kínálnak auditkövetést. Az ilyen napló segít visszakövetni, mi történt a dokumentummal, de a megléte önmagában nem mondja meg, milyen eIDAS szerinti jogi szintű aláírás jött létre.

Magyar szerződésnél az aláírás jogi szintje is számít

Az Európai Bizottság eIDAS-ismertetője egyszerű, fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírást különböztet meg. Az EU egészében kifejezetten a minősített elektronikus aláíráshoz kapcsolódik a kézi aláírással egyenértékű joghatás; ehhez minősített tanúsítvány és megfelelő aláírás-létrehozó eszköz szükséges. A szolgáltatás általános elektronikus aláírási funkciójából vagy az auditnaplóból ezért nem következik automatikusan, hogy az adott küldési mód minősített aláírást hoz létre.

Ha egy magyarországi ügylethez meghatározott aláírási forma szükséges, annak tényleges elérhetőségét az adott csomagban és folyamatban kell tisztázni. Amikor a szokásos elektronikus aláírási folyamat megfelelő, a küldési mennyiség, a sablonok és az integráció költsége adja a használható összehasonlítást. Minősített aláírás igényénél a jogi követelmény teljesítése megelőzi a listaár szerinti választást.

Olvassa el ezt is:

• MCP vagy function calling? A csere nem mindig egyszerűsítés
• LangSmith, Phoenix vagy Langfuse: nem ugyanazt méri mindhárom
• Zapier vagy Make: az egyszerűbb indulásért felárat kér az automatizálás