DocuSign és Acrobat Sign: a PDF-munka és az integráció dönt

Ha ugyanaz a csapat készíti elő a PDF-et és gyűjti be az aláírásokat, az Adobe Acrobat csapatcsomagja lehet célszerűbb. Ha a szerződés a Salesforce ügyfélrekordjából indul, a DocuSign eSignature integrációja adhat nagyobb értéket. Az Acrobat Sign is kapcsolható üzleti rendszerekhez, ezért a használt CRM és a szükséges előfizetés együtt dönti el, melyik ajánlat illik a folyamathoz.

A kizárólag aláírást gyűjtő vállalkozásnak először a küldő munkatársak számát és a várható küldési mennyiséget érdemes összevetnie. A PDF-szerkesztés, a CRM-automatizálás és a minősített elektronikus aláírás külön igény: egyiket sem garantálja önmagában az, hogy egy szolgáltatás képes elektronikus aláírást bekérni.

Csak aláírást gyűjtő csapat: a küldési keret számít

A DocuSign előfizetésénél a dokumentumok darabszáma helyett a kiküldött borítékokat kell számolni. A DocuSign spanyol eurós díjoldalán az éves Standard csomag felhasználónként havi 23 euró, a Business Pro 38 euró; mindkettő felhasználónként évi 100 boríték küldését tartalmazza. Egy borítékban több dokumentum és több aláíró is lehet, de elküldés után akkor is fogyasztja a keretet, ha az aláírás végül nem készül el.

Öt Standard-licenc ezen a tarifán havi 115 euró, évesen 1380 euró lenne. Ez spanyolországi nyilvános ár, nem magyar ajánlat; az áfa, a helyi feltételek és a kiegészítők miatt nem vethető össze közvetlenül egy magyar Adobe-vásárlás végösszegével. A példa arra alkalmas, hogy láthatóvá tegye a licencek és a küldési keret közös hatását: kevés kiküldésnél a kihasználatlan licencek, sűrű küldésnél a borítékkeret válhat fontosabb költségtényezővé.

A küldő és az aláíró szerepét is külön kell számolni. Egy munkatárs, aki csak a hozzá érkező megállapodást írja alá, más feladatot végez, mint az, aki sablont kezel, címzetteket állít be és rendszeresen aláírási kéréseket indít. A csapat tényleges működését ezért jobban jellemzi az aktív küldők száma és a küldött borítékok mennyisége, mint az összes érintett munkatársé.

PDF-előkészítés: mit tartalmaz az Acrobat ára?

Az Adobe előnye akkor jelentkezik, ha az aláírás előtt rendszeresen változik a PDF szövege, képe, oldalsorrendje vagy űrlapja. Az Adobe magyar vállalati árlistáján a csapatoknak készült Acrobat Standard licencenként havi 16,80 euró, a Pro 23,99 euró áfa nélkül, havonta számlázott éves csomagban. Mindkettővel lehet PDF-et szerkeszteni, konvertálni és aláírást kérni; a Pro szélesebb PDF-eszköztárat kínál, többek között bizalmas tartalom kitakarásához.

Öt licenc számított havi alapdíja a Standard esetében 84 euró, a Prónál 119,95 euró áfa nélkül. A különbség akkor indokolható, ha a munkatársaknak valóban szükségük van a Pro további eszközeire, és ugyanők készítik elő az aláírandó fájlt. Ha a szerződés más rendszerben készül, és a PDF-et csak továbbküldik aláírásra, a szerkesztőlicenc értéke jóval kisebb lehet.

Az Acrobat Standard és Pro ára nem az önálló Acrobat Sign Solutions ára. A Sign Solutions az Adobe külön ajánlatkéréses aláírási szolgáltatása kész integrációkkal és API-kkal. Ez lényeges határ: egy kedvező Acrobat-licencből nem következik, hogy ugyanazon az áron CRM-be épített, automatizált aláírási folyamat is jár. Az egyszerű dokumentum-előkészítést és a vállalati automatizálást így külön kell beárazni.

CRM-integráció: hová kerül vissza az aláírt szerződés?

A Salesforce-ra épülő értékesítésnél a DocuSign kapcsolata konkrét adatútvonalat kínál. A DocuSign Salesforce-integrációjával Opportunity vagy Account rekordból indítható és követhető az aláírás, az elkészült megállapodás pedig automatikusan az eredeti rekordhoz kerülhet; a kapcsolathoz fizetős DocuSign-csomag szükséges. Az ügyféladatok átvitele és a lezárt fájl visszacsatolása itt fontosabb különbség, mint az integrációk puszta száma.

Microsoft Dynamics 365 mellett az Adobe ajánlatát is közvetlenül számításba kell venni. Az Acrobat Sign Dynamics 365-kapcsolata a Sales, Customer Service és Field Service modulokhoz készült; a szolgáltatás aláírási státuszt követ, az elkészült dokumentumhoz pedig auditnaplót társít. Ez a munkafolyamat az Acrobat Sign Solutions ajánlatához kapcsolódik, ezért költségét nem a PDF-szerkesztő csapatlicencének árával kell helyettesíteni.

A CRM-et használó csapatnak egy jellemző szerződéstípus teljes útja mutatja meg az integráció értékét: mely rekord mezői kerülnek a megállapodásba, ki indíthatja a küldést, hol látható az állapot, és hová tér vissza a végleges fájl. Ha valamelyik lépés kézi másolást vagy külön archiválást kíván, annak munkája a licencdíj mellett is számít. Salesforce és Dynamics esetében eltérő, konkrétan leírt kapcsolat áll rendelkezésre; egyik márkanév sem helyettesíti a saját CRM-folyamat összevetését.

Mobilhasználat és audit: két külön munkafolyamat

A mobilos használatnál külön kérdés, hogy a címzett telefonon alá tudja-e írni a dokumentumot, és hogy a küldő munkatárs telefonról is elő tudja-e készíteni, indítani és követni tudja-e a kérést. Egy kényelmes aláírói felület nem feltétlenül oldja meg a mezők elhelyezését vagy a PDF utolsó módosítását útközben. Ha az értékesítők terepen dolgoznak, az ő feladatuknak megfelelő mobilfolyamat számít; irodai előkészítésnél ez kisebb súlyt kaphat.

Az auditálhatóság szintén több az aláírt fájl puszta megőrzésénél. A vállalkozásnak együtt kell visszakeresnie a végleges változatot, a résztvevőket és a küldés, megtekintés, illetve aláírás eseményeit. Különösen CRM-integrációnál fontos, hogy a napló és a szerződés a megfelelő ügyfélügyhöz kapcsolódjon. Az eseménynapló a folyamat rekonstruálását segíti; az aláírás jogi szintjét a választott aláírási mód határozza meg.

Az eIDAS szerint milyen aláírásra van szükség?

Az Európai Bizottság eSignature-tájékoztatója az egyszerű, a fokozott biztonságú és a minősített elektronikus aláírást különíti el. A fokozott biztonságú aláírásnak az aláíróhoz egyedileg kapcsolhatónak kell lennie, azonosításra kell alkalmasnak lennie, és észlelhetővé kell tennie az aláírt adatok későbbi módosítását. A minősített aláírás ezen felül minősített tanúsítványon és minősített aláírás-létrehozó eszközön alapul.

Az EU-ban kifejezetten a minősített elektronikus aláírás rendelkezik a kézi aláírással egyenértékű joghatással. Az egyszerű vagy fokozott biztonságú aláírás ugyanakkor nem utasítható el bizonyítékként pusztán elektronikus formája vagy nem minősített volta miatt. A megfelelő szintet az adott ügylet követelménye határozza meg, nem a szolgáltató neve vagy az általános „eIDAS-kompatibilis” megjelölés.

Ha egy eljárás minősített aláírást kíván, a beszerzésben a tényleges aláírási módot, az aláíró azonosítását és az esetleges külön díjat kell rögzíteni. A szokásos aláíráskérés, a részletes auditnapló és a minősített aláírás eltérő szolgáltatási elemek. A három csapattípus választása így tisztán elválik: a csak küldőknél a kapacitás, a PDF-et módosítóknál az előkészítő eszközök, a CRM-ből dolgozóknál pedig az adatút és annak előfizetési feltétele dönt.

Olvassa el ezt is: