DÁP-aláírás: a letöltés kihagyásával eltűnhet a hiteles példány

A DÁP-pal PDF-et írhatsz alá a mobilalkalmazásban vagy böngészőből indított folyamatban, de az elkészült fájlt külön el kell mentened. A DÁP Súgóközpont aláírási útmutatója szerint a mobilalkalmazás csak PDF-et fogad, a dokumentum legfeljebb 30 MB-os lehet, és az alkalmazás nem tárolja az aláírt példányt. Ha a mentés vagy továbbítás elmarad, a hiteles fájl nem marad meg nálad.

Telefonon a készülék tárhelyéről választod ki a dokumentumot, jóváhagyod az aláírást, majd letöltöd vagy továbbküldöd az eredményt. Böngészőben a számítógépről töltöd fel a PDF-et, de az azonosításhoz és a jóváhagyáshoz a Digitális Állampolgár mobilalkalmazás is kell. A folyamat végét mindkét útvonalon az elmentett, megnyitható aláírt fájl jelenti.

Aláírás előtt: a végleges PDF-et készítsd elő

Először azt a változatot válaszd ki, amelyet valóban továbbítani vagy megőrizni szeretnél. Nyisd meg, és nézd át az oldalakat, a mellékleteket és a kitöltött adatokat. Ha a dokumentum más formátumú, készíts belőle PDF-et; ha túl nagy, még az aláírás előtt hozz létre megfelelő méretű változatot. Az aláírt PDF utólagos tartalmi módosítása érvénytelenné teszi az aláírást, ezért a javításokat előre végezd el.

A DÁP aláírási funkcióját magánszemélyként használhatod. Cégvezetőként, egyéni vállalkozóként vagy más képviseleti minőségben aláírt irathoz ne ezt a megoldást válaszd: az ilyen minőségben létrehozott DÁP-aláírásnak nincs joghatása. Ha a címzettnek meghatározott fájlnévre vagy benyújtási módra van szüksége, ezt még az aláírás előtt tisztázd vele.

„Problémás fájlok” jelzésnél az aktív elemeket, például az űrlapmezőket is érdemes ellenőrizni. Gondot okozhat egy korábbi aláírás is, ha az nem felel meg a szükséges szabványoknak. Ilyenkor az eredeti dokumentumból készíts aláírható változatot, vagy kérj a másik féltől megfelelően digitálisan aláírt fájlt; a már aláírt PDF átírása nem javítja meg az aláírást.

Aláírás a mobilalkalmazásban

Nyisd meg a Digitális Állampolgár alkalmazás Digitális aláírás funkcióját. A fájl kiválasztása után az előnézetben még egyszer ellenőrizheted, hogy a megfelelő dokumentumot nyitottad-e meg. Különösen hasonló nevű változatoknál számít ez: a jóváhagyást már a kiválasztott tartalomra adod meg.

1. Válaszd ki az aláírandó PDF-et a telefon tárhelyéről.
2. Nézd át a dokumentumot, majd hagyd jóvá az aláírás létrehozását az alkalmazásban.
3. A kész PDF-et töltsd le a telefonodra, vagy küldd tovább olyan helyre, ahonnan később is eléred.
4. Nyisd meg a megőrzött fájlt, és győződj meg róla, hogy az aláírt változatot mentetted el.

Az eredeti és az aláírt PDF könnyen összekeverhető, ha hasonló a fájlnevük. A megőrzött példánynak adhatsz egyértelmű nevet, de a PDF tartalmát aláírás után ne szerkeszd. Ha rögtön elküldöd valakinek, tarts meg magadnak is egy példányt: az üzenet elküldése önmagában nem helyettesíti a saját, később elővehető fájlt.

Aláírás böngészőben: egyeztesd a kódot

A DÁP webes lépésrendje szerint a böngészőben indított aláíráshoz előbb a mobilalkalmazással kell azonosítanod magad, majd a telefonon és a weboldalon látható ellenőrző kódot egyeztetned. A kész dokumentumot a weboldalról kell letölteni: a szolgáltatás sem ott, sem a felhasználói tárhelyeden nem őrzi meg.

1. A számítógépen indítsd el a digitális aláírást, majd a DÁP alkalmazással olvasd be a megjelenő QR-kódot és hagyd jóvá az azonosítást.
2. Töltsd fel a PDF-et. A kiválasztott dokumentum előnézetében ellenőrizd a tartalmát, mielőtt továbblépsz.
3. A telefonra érkező értesítésből nyisd meg az aláírási műveletet. Ha az alkalmazás kéri, azonosítsd magad, majd olvasd be a weboldalon megjelenő QR-kódot.
4. Hasonlítsd össze a telefonon, a dokumentum előnézetén látható ellenőrző kódot a böngészőben megjelenővel. Csak egyezés esetén add meg az aláírásjelszavadat.
5. Az aláírás után töltsd le a kész PDF-et a számítógépedre, és keresd meg a mentési helyén.

Eltérő kódnál ne hagyd jóvá a műveletet: nézd meg újra, melyik dokumentum szerepel a böngészőben és a telefonon. Sikeres jóváhagyás után pedig ne zárd be az oldalt a letöltés előtt. A webes aláírás befejezéséről szóló jelzés és a számítógépeden ténylegesen megtalálható aláírt PDF két külön dolog.

Ha többen írják alá ugyanazt a dokumentumot

Több fél egymás után is aláírhatja ugyanazt a PDF-et a saját DÁP alkalmazásával vagy más megfelelő digitális aláírással. Az első aláíró a már aláírt fájlt adja tovább, a következő pedig ezt a változatot írja alá. Ha valaki véletlenül az eredeti, aláírás nélküli PDF-ből indul, a külön elkészült fájlokból nem lesz egyetlen, valamennyi aláírást tartalmazó példány.

A digitálisan aláírt dokumentumot ne nyomtasd ki a következő aláíró számára, és ne beszkennelt változatot küldj körbe. A papír és a szkennelt kép nem őrzi meg a PDF-ben lévő digitális aláírás hitelességét. Kérd vissza a továbbadott fájl újonnan aláírt változatát, majd ezt őrizd meg végleges példányként.

A hiteles fájl ellenőrzése és megőrzése

A megőrzendő példány maga az aláírásokat tartalmazó PDF. Letöltés után nyisd meg, ellenőrizd a várt oldalakat, és győződj meg róla, hogy az aláírt változatot választottad ki. Az elektronikus aláírás hitelességét a Kormányzati Elektronikus Aláírás-Ellenőrzés Szolgáltatással ellenőrizheted; ehhez a végleges, elmentett fájlt használd. Egy képernyőkép vagy a kinyomtatott dokumentum erre nem alkalmas helyettesítő.

Az aláírás érvényessége mellett a szerződő fél személye is külön ellenőrzést igényelhet. A DÁP Aláíró-ellenőrző szolgáltatása az aláírásban szereplő Digitális Állampolgár azonosítót a nyilvántartott személyes adatokkal veti össze. Ez akkor hasznos, ha azt is tisztáznod kell, hogy a dokumentumot valóban az a személy írta-e alá, akivel megállapodtál.

Az aláírt PDF-et olyan helyen tárold, amelyhez később is hozzáférsz, és készíts róla biztonsági másolatot egy másik, megfelelően védett helyen. Továbbításkor az elküldött, aláírt változatból is maradjon nálad példány. Mielőtt lezárod a munkamenetet, a mentési helyen nyisd meg a fájlt: így az aláírás jóváhagyása mellett a hiteles példány megőrzése is megtörténik.

Olvassa el ezt is:

• Dropbox Sign vagy DocuSign: az egyszerű aláírásnál a limit dönt
• Stan Store vagy Beacons: 334 dollár havi eladásnál eltűnhet a 9%-os előny