Zapier vai Power Automate? Tehtävät ja käyttäjät laskuttavat eri suuntiin

Zapier on luonteva valinta, kun yritys yhdistää useita pilvisovelluksia ja onnistuneita toimintovaiheita kertyy kohtuullisesti. Power Automate sopii erityisesti Microsoft-ympäristöön ja prosessiin, jossa Windows-ohjelmaa täytyy käyttää sen käyttöliittymän kautta. Hinta määräytyy eri tavoin: Zapierissa ratkaisee tehtävien määrä, Power Automatessa tarvittavat käyttäjä- tai prosessioikeudet.

Samaa kuukausihintaa ei siksi voi käyttää vertailun lähtökohtana. Zapierin hinnasto esittelee yli 9 000 sovellusintegraatiota sekä erilliset Professional- ja Team-paketit. Suomen Power Automate -hinnastossa Premium maksaa 13 euroa käyttäjältä, Process 130 euroa botilta ja Hosted Process 186,30 euroa botilta kuukaudessa vuosittain maksettuna ilman arvonlisäveroa. Ensin on selvitettävä, mitä työnkulku tekee, kuka sen käynnistää ja tarvitaanko työpöytäajoa.

Yksi suoritus ei tarkoita yhtä Zapier-tehtävää

Zapierissa laskenta alkaa onnistuneista toimintovaiheista. Zapierin tehtävälaskennan kuvauksessa käynnistin, suodatin ja Formatter-vaihe eivät kuluta tehtävää, mutta tavallinen onnistunut toiminto toisessa sovelluksessa kuluttaa yleensä yhden. Samassa kuvauksessa vuosilaskutetun Professional-paketin lähtötaso on 750 tehtävää ja 19,99 dollaria kuukaudessa; Team-paketin vastaavat luvut ovat 2 000 tehtävää ja 69 dollaria. Kiintiö koskee tilin tehtäväkäyttöä, joten myös muut automaatiot vievät siitä osansa.

Jos työnkulku luo tietueen ja lähettää viestin jokaisella käynnistyskerralla, yksi läpimennyt suoritus kuluttaa kaksi tehtävää. Jos suodatin pysäyttää osan tapahtumista tietueen luonnin jälkeen, pysäytetty suoritus kuluttaa vain ensimmäisen toiminnon tehtävän. Arvioon kannattaa erottaa läpimenneet, pysäytetyt ja virheeseen päättyneet suoritukset. Tekoälyä tai koodia käyttävien vaiheiden kulutus voi poiketa tavallisesta sovellustoiminnosta; alla olevissa ehdollisissa esimerkeissä niitä ei käytetä.

Power Automaten pilvityönkulussa vastaava kysymys on, minkä oikeuden perusteella työnkulku ajetaan. Microsoftin lisenssiohje erottaa automaattisesti käynnistyvän työnkulun, joka käyttää omistajan oikeutta, painikkeesta käynnistyvästä työnkulusta, joka käyttää käynnistäjän oikeutta. Premium-liitintä käyttävässä käsin käynnistetyssä työnkulussa jokainen käynnistäjä tarvitsee soveltuvan oikeuden, ellei työnkululle ole osoitettu Process-oikeutta. Vakioliittimillä toimiva työnkulku voi puolestaan kuulua yrityksen jo käytössä oleviin Microsoft-oikeuksiin.

Kolme ehdollista työnkulkua samalla laskutavalla

Seuraavat työnkulut ovat laskentaesimerkkejä suomalaiselle yritykselle, eivät toteutuneita asiakastapauksia. Zapierin hinnat ovat dollareita ja Microsoftin Suomen hinnat euroja; valuuttakurssia, arvonlisäveroa tai toteutustyötä ei ole lisätty vertailuun. Luvut kuvaavat valittuja lähtöpaketteja, eivät jokaisen tilanteen halvinta mahdollista sopimusta.

Asiakaspyyntö: 200 suoritusta kuukaudessa

Oletetaan, että verkkolomake käynnistää työnkulun, joka luo asiakastietueen ja lähettää vahvistusviestin. Kaksi onnistunutta toimintoa kertaa 200 pyyntöä tuottaa Zapierissa 400 tehtävää kuukaudessa. Määrä mahtuu Professional-paketin 750 tehtävän lähtökiintiöön, jos tilin muille automaatioille jää riittävästi tilaa.

Power Automaten laskelmassa oletetaan, että automaattisesti käynnistyvä työnkulku käyttää premium-liitintä ja sillä on yksi Premium-oikeuden saanut omistaja. Lisenssierä on silloin 13 euroa kuukaudessa vuosilaskutuksella. Jos kaikki tarvittavat liittimet ovat vakioliittimiä ja nykyiset Microsoft-oikeudet kattavat työnkulun, erillistä Premium-erää ei välttämättä synny. Ratkaisevaa on käytettyjen liittimien luokitus, ei pelkkä lomakkeiden määrä.

Tilauskäsittely: 500 käsin käynnistettyä suoritusta

Toisessa esimerkissä kolme työntekijää käynnistää samaa työnkulkua painikkeesta. Jokainen suoritus päivittää tilaustietueen, lähettää ilmoituksen Teamsiin ja lisää tiedon toiseen pilvisovellukseen. Jos kaikki kolme toimintoa onnistuvat jokaisella kerralla, Zapier-kulutus on 1 500 tehtävää kuukaudessa. Kun työntekijöiden täytyy myös hallita yhteisiä automaatioita ja sovellusyhteyksiä, Team-paketin 2 000 tehtävän lähtökiintiö riittää tähän esimerkkiin. Pelkkä tehtävämäärä ei kuitenkaan edellytä juuri Team-pakettia: myös suurempi Professional-kiintiö voi olla vaihtoehto.

Oletetaan, että Power Automate -versio käyttää premium-liitintä. Kolme erillistä käynnistäjää tarvitsee silloin kolme Premium-oikeutta, joiden esimerkkisumma on 39 euroa kuukaudessa. Työnkululle osoitettu Process-oikeus olisi toinen malli, jonka kuukausihinta on 130 euroa. Näillä oletuksilla käyttäjäkohtainen malli on Microsoftin vaihtoehdoista halvempi. Zapierin dollarimääräistä hintaa ja Microsoftin euromääräistä hintaa ei voi silti asettaa suoraan paremmuusjärjestykseen.

Windows-ohjelma: 1 000 suoritusta kuukaudessa

Kolmannessa esimerkissä sähköpostin liite tallennetaan pilveen, valmistumisesta lähetetään ilmoitus ja tiedot syötetään Windows-ohjelmaan, jolle sopivaa liitintä tai rajapintaa ei ole. Kaksi ensimmäistä pilvitoimintoa tuottaisi Zapierissa 2 000 tehtävää kuukaudessa. Tämä laskelma kattaa vain pilviosuuden: ohjelman käyttöliittymässä tehtävä viimeinen vaihe tarvitsee erillisen toteutuksen.

Power Automaten lisenssikuvauksessa Premium sallii käyttäjän valvoman työpöytäajon, kun taas valvomaton ajo tarvitsee koneelle osoitetun Process-oikeuden. Yksi tällainen botti ajaa yhtä työpöytätyönkulkua kerrallaan, joten ajon kesto ja samanaikaisten suoritusten tarve vaikuttavat tarvittavaan määrään. Jos yksi Premium-käyttäjä rakentaa ja hallitsee työnkulun ja yksi Process-botti riittää ajoon, esimerkin lisenssierä on 143 euroa kuukaudessa. Microsoftin isännöimää konetta käyttävällä Hosted Process -botilla vastaava summa on 199,30 euroa. Laskelma ei sisällä mahdollisia muita kone- tai käyttökustannuksia.

Liittimet ja ajotapa ratkaisevat valinnan

Zapierin laaja sovellusluettelo auttaa, kun työnkulku ulottuu yrityksen eri pilvipalveluihin. Sovellusintegraation löytyminen ei kuitenkaan yksin riitä: juuri tarvittavan käynnistimen ja kirjoitustoiminnon on oltava käytettävissä. Sen jälkeen tehtäväkiintiö voidaan suhteuttaa todelliseen kuukausittaiseen suoritusmäärään ja siihen, kuinka moni toimintovaihe onnistuu kullakin kerralla.

Power Automatessa liittimen luokka muuttaa lisenssitarvetta, ja käynnistystapa ratkaisee, lasketaanko premium-työnkulussa omistajan vai käyttäjien oikeuksia. Windows-vaiheessa valvottu ja valvomaton ajo ovat puolestaan eri hankintoja. Suuri suoritusmäärä voi pysyä käyttäjäkohtaisena kuluna, jos oikeus ja käyttörajat riittävät; harvemmin ajettu monivaiheinen Zapier-työnkulku voi kuluttaa tehtäväkiintiötä nopeammin. Valinta syntyy näiden konkreettisten ehtojen vertailusta, ei palvelujen alkaen-hintojen erotuksesta.

Lue myös:

• Mailchimp vai Brevo? Kontaktit ja lähetysmäärä laskuttavat eri tavoin
• Kit vai MailerLite? Automaatio ja visuaalinen sähköposti vetävät eri suuntiin
• Zervant vai Procountor Solo? Ilmainen laskutus ei korvaa kirjanpitoa