Microsoft 365 vai Google Workspace? Halpa lisenssi ei takaa säästöä

Microsoft 365 on yleensä luonteva valinta yritykselle, jonka työ nojaa Office-työpöytäsovelluksiin, Excel-tiedostoihin ja Teamsiin. Google Workspace voi sopia paremmin tiimille, joka tekee työnsä pääosin selaimessa ja käyttää Gmailia, Drivea ja Meetiä. Edullisinkaan käyttöoikeus ei kuitenkaan yksin ratkaise, kumpi vaihtoehto maksaa vähemmän.

Ratkaisevaa on, kuinka suuri osa nykyisestä työstä jatkuu samoilla tiedostoilla ja tavoilla. Jos vaihto edellyttää automaatioiden rakentamista uudelleen, tiedostojen tarkistamista ja henkilöstön perehdytystä, lisenssihinnan erotus voi kulua siirtymään. Vertailuun tarvitaan siksi sekä samalle käyttäjämäärälle lasketut hinnat että arvio työstä, jonka ympäristön vaihtaminen aiheuttaa.

Mitä lisenssit maksavat Suomessa?

Microsoftin Suomen yrityshinnastossa Business Basic maksaa vuositilauksella 6,07 euroa käyttäjältä kuukaudessa Teamsin kanssa ja 4,67 euroa ilman Teamsia; arvonlisävero ei sisälly hintoihin. Basic sisältää Wordin, Excelin ja PowerPointin verkko- ja mobiiliversiot sekä yhden teratavun pilvitallennustilaa käyttäjää kohti. Työpöytäversioita tarvitsevan yrityksen on verrattava kalliimpaa pakettia.

Microsoftin Business Standard -paketin vuositilaushinta on 12,13 euroa käyttäjältä kuukaudessa Teamsin kanssa ja 9,34 euroa ilman sitä, ilman arvonlisäveroa. Standardiin kuuluvat Wordin, Excelin, PowerPointin ja Outlookin työpöytäversiot. Teamsittoman vaihtoehdon alempi hinta on käyttökelpoinen vertailussa vain, jos yrityksen kokous- ja viestintätarve täyttyy muulla tavoin.

Googlen Workspace-hinnastossa vuoden sitoumuksella Starter maksaa 6,80 euroa ja Standard 13,60 euroa käyttäjältä kuukaudessa; Starter sisältää 30 gigatavua ja Standard kaksi teratavua organisaation yhteistä tallennustilaa käyttäjää kohti. Google laskuttaa vuositilauksen kuukausittain. Molempien valmistajien tässä vertailtavat Business-paketit on tarkoitettu enintään 300 käyttäjälle.

Seuraavat ovat ehdollisia kuukausilaskelmia 10, 50 ja 300 käyttäjälle. Summiin ei ole lisätty arvonlisäveroa, muita palveluja, sopimusalennuksia eikä siirtymätyötä:

• Microsoft 365 Business Basic Teamsilla: 60,70 €, 303,50 € ja 1 821 €.
• Microsoft 365 Business Basic ilman Teamsia: 46,70 €, 233,50 € ja 1 401 €.
• Microsoft 365 Business Standard Teamsilla: 121,30 €, 606,50 € ja 3 639 €.
• Microsoft 365 Business Standard ilman Teamsia: 93,40 €, 467 € ja 2 802 €.
• Google Workspace Starter: 68 €, 340 € ja 2 040 €; Workspace Standard: 136 €, 680 € ja 4 080 €.

Basic on näillä listahinnoilla Starteria halvempi myös Teamsin sisältävänä. Hintajärjestys ei silti tee paketeista samanlaisia. Jos työntekijä tarvitsee Office-ohjelmien työpöytäversiot, Microsoftin Basic ei täytä tarvetta. Jos taas Teams ei ole käytössä, sen sisältävästä paketista laskettu erotus liioittelee Microsoftin kustannusta.

Tallennustilassa ratkaisee myös sen jakautuminen

Microsoftin ilmoittama teratavu on käyttäjäkohtainen pilvitallennustila, kun taas Googlen tila kootaan organisaation yhteiseen varantoon. Google Starterin 30 gigatavua käyttäjää kohti merkitsee ehdollisesti 50 käyttäjän yritykselle yhteensä 1 500 gigatavun varantoa. Se ei tarkoita, että jokainen työntekijä saisi erillisen, saman kokoisen kiintiön.

Yhteinen varanto voi sopia tiimille, jossa tiedostojen määrät jakautuvat epätasaisesti. Runsaasti kuvia, videoita tai muuta suurta aineistoa säilyttävän yrityksen on kuitenkin arvioitava, riittääkö Starterin tila vai nouseeko vertailtavaksi Googlen Standard. Microsoftin puolella henkilökohtainen OneDrive-tila ei puolestaan yksin kerro, miten yhteiset tiedostot ja käyttöoikeudet järjestetään. Tallennustilan kokonaismäärä ja sen käyttötyyppi ovat eri kysymyksiä.

Sovellukset, kokoukset ja tekoäly eivät sisälly paketteihin samalla tavalla

Excel-työkirjoihin, tarkasti muotoiltuihin Word-asiakirjoihin tai asiakkaiden PowerPoint-esityksiin perustuvassa työssä Microsoft Standardin työpöytäsovellukset voivat olla ratkaiseva ominaisuus. Google Docs, Sheets ja Slides sopivat selainpainotteiseen yhteismuokkaukseen. Pelkkä tiedoston avautuminen toisessa ympäristössä ei kuitenkaan osoita, että kaikki kaavat, asettelut ja työnkulut toimisivat entiseen tapaan.

Kokouksia varten vertailupari on Teamsin sisältävä Microsoft-paketti ja Meetin sisältävä Workspace-paketti. Googlen Starterissa Meet-kokoukseen voi osallistua enintään 100 ja Standardissa 150 henkilöä; Standardiin kuuluu myös kokouksen tallennus. Jos yritys valitsee Teamsittoman Microsoft-paketin, mahdollisen muun kokouspalvelun hinta kuuluu samaan laskelmaan. Osallistujaraja ja tallennustarve ovat olennaisempia kuin se, että kummallakin palvelulla voi järjestää videokokouksen.

Tekoälyominaisuuksissa paketin nimi kertoo vain osan käyttöoikeudesta. Workspace Starteriin kuuluu Gemini Gmailissa ja keskustelu Gemini-sovelluksessa. Standard laajentaa Geminiä muun muassa Docsiin ja Meetiin. Microsoftin ehdot täyttäviin yritystilauksiin sisältyvä Copilot Chat käyttää verkkotietoa, mutta organisaation tiedostoihin ja Microsoft 365 -sovelluksiin kytkeytyvä Copilot edellyttää erillistä lisäosaa tai Copilotin sisältävää pakettia. Sähköpostiluonnoksen tekoälyapu ja yrityksen omiin tiedostoihin perustuva vastaus eivät siis ole sama vertailukohta.

Vaihdon hinta syntyy tiedostoista ja työnkuluista

Yksittäisen tiedoston kopiointi on vain pieni osa mahdollista siirtymää. Googlen Excel-makrojen siirto-ohje neuvoo luomaan tarvittavat makrot uudelleen Google Sheetsissä Apps Scriptin avulla. Jos yrityksen raportointi tai muu toistuva työ perustuu tällaisiin makroihin, siirtymä sisältää uudelleenrakennusta ja toiminnan tarkistamista. Sama kustannuskysymys koskee sähköpostiin, kalenteriin tai tiedostojen jakamiseen sidottuja automaatioita.

Gartnerin kustannusvertailun mukaan Google Workspaceen siirtyvän organisaation on arvioitava lisenssien ohella infrastruktuurin, tietoturvan ja päätelaitteisiin liittyvien palvelujen kokonaiskustannus. Pienyrityksessä laskelmaan kuuluu myös henkilöstön aika: käyttöoikeuksien ja jaettujen kansioiden järjestäminen, tuttujen kokouskäytäntöjen muuttaminen sekä uusien työkalujen opettelu voivat viedä työtunteja ilman erillistä ohjelmistolaskua.

Erotuksen merkitystä voi havainnollistaa ehdollisella laskelmalla. Jos 50 käyttäjän yritys vaihtaisi Teamsin sisältävästä Microsoft Standardista Google Starteriin ja Starterin ominaisuudet todella riittäisivät kaikille, lisenssit halpenisivat 266,50 euroa kuukaudessa. Oletettu 3 000 euron kertaluonteinen siirtymätyö söisi tästä noin 11 kuukauden säästön jo ennen mahdollisia lisäpalveluja. Laskelma muuttuu, jos yritys tarvitseekin Googlen Standardin tallennustilaa tai kokoustoimintoja.

Valinta kannattaa tehdä käyttäjärooleittain ja nykyisten tiedostojen perusteella. Office-työpöytäsovelluksia ja Teamsia päivittäin käyttävälle yritykselle Microsoftin jatkuvuus voi olla arvokkaampi kuin vaihtoehtoisen paketin kuukausihinta. Selainpainotteiselle tiimille Google voi sopia hyvin, jos tarvittavat tiedostot ja automaatiot toimivat siellä ilman raskasta muutostyötä. Vasta riittävien pakettien ja siirtymän yhteinen laskelma kertoo, syntyykö säästöä.

Lue myös:

• GraphRAG vai vektori-RAG? Kysymyksen rakenne ratkaisee valinnan
• Claude Code vai Codex? Valinta ratkeaa työnkulkuun, ei yhteen testiin
• Google Vids avasi 1080p-tekoälyvideot ilmaiseksi – työpöytä rajaa käyttöä