Miro vai Microsoft Whiteboard? Vierailijan pääsy ratkaisee työpajan

Valitse Microsoft Whiteboard, kun työpaja pidetään Teamsissa ja osallistujat ovat omasta organisaatiosta. Microsoftin Teams-ohjeen mukaan he voivat käyttää kokouksessa jaettua taulua oletusarvoisesti. Kun asiakkaan tai kumppanin pitää jatkaa taululla myöhemmin, Miro on yleensä joustavampi lähtökohta.

Ulkopuolinenkin voi muokata Whiteboardia Teams-kokouksessa, jos organisaation ylläpitäjä sallii sen. Microsoftin kokousvieraita koskeva ohje kuitenkin rajaa kokouksen kautta saadun pääsyn kokouksen ajaksi. Valinta riippuu siis siitä, riittääkö osallistuminen yhteiseen hetkeen vai tarvitseeko sama henkilö pääsyn myös seuraavana päivänä.

Whiteboardin kokouskutsu ei ole pysyvä taulukutsu

Teams-kokouksessa toimiva jako on eri asia kuin taulun jakaminen ulkopuoliselle myöhempää työtä varten. Asiakas voi osallistua ideointiin kokouksen aikana ja huomata sen jälkeen, ettei hän enää pääse täydentämään taulua. Tämä ero on tärkeä etenkin silloin, kun työpajan tulos on vasta organisaatioiden välisen projektin alku.

Jatkokäyttö on mahdollinen erillisellä jaolla, mutta se vaatii valmistelua. Microsoftin ulkoisen jaon ohje edellyttää vastaanottajalta Microsoft Entra -tiliä, vierastiliä taulun omistavan organisaation ympäristössä sekä sallittua ulkoista tiedostojakoa. Jako tehdään nimetylle henkilölle, joka käyttää saamaansa linkkiä myös myöhemmin: taulu ei ilmesty hänen tavallisen tilinsä tauluvalikoimaan. Joissakin ympäristöissä vierastili voidaan luoda jaon yhteydessä automaattisesti, jos ylläpitäjä on ottanut tätä tukevan toiminnon käyttöön.

Whiteboard sopii siten myös organisaatioiden väliseen työhön, kun tunnukset ja jakamisasetukset ovat kunnossa. Työpajan järjestäjän kannattaa erottaa kutsussa kaksi asiaa: miten kumppani liittyy kokoukseen ja miten hän avaa taulun sen päätyttyä. Jos jälkimmäinen reitti on epäselvä, kokouksessa onnistunut muokkaus ei vielä ratkaise projektin jatkoa.

Miron vierailija, vieras ja jäsen palvelevat eri tarpeita

Miron julkisen linkin vierailija pääsee muokkaamaan taulua ilman Miro-tiliä Starter-tilauksessa. Business-tilauksessa asiakkaan tai kumppanin voi kutsua kirjautuvaksi vieraaksi nimetylle taululle; jäsen puolestaan kuuluu työtilaan ja käyttää maksullista paikkaa. Miron hinnaston mukaan Free-tasolla kolme uusinta taulua pysyy muokattavana, Starter maksaa 8 dollaria ja Business 20 dollaria jäsentä kohti kuukaudessa vuosilaskutuksella. Free-tason taulut näkyvät tiimin jäsenille, eikä sillä voi antaa ulkopuoliselle muokkaavan vierailijan roolia.

Linkkivierailu sopii kertaluonteiseen fasilitoituun työpajaan, jossa nopea liittyminen on tärkeää. Koska kyse on julkisesta linkistä, sen saanut voi välittää sen eteenpäin. Rajatulle asiakasprojektille kirjautuva vieras on selkeämpi valinta: pääsy kohdistuu kutsuttuun henkilöön eikä linkin kulloiseenkin haltijaan. Taulujen luontia ja pitkäaikaista ylläpitoa tarvitsevat omat työntekijät on puolestaan laskettava jäseniksi.

Starterin ajastin ja äänestys tukevat ohjattua työskentelyä, ja sen tauluista voi viedä sisältöä JPG- tai PDF-muodossa. Nämä ominaisuudet eivät yksin ratkaise hankintaa. Jos vastaanottajan pitää jatkaa alkuperäisellä taululla, hän tarvitsee toimivan pääsyn siihen; tiedostoksi toimitettu tulos palvelee eri tarkoitusta.

Mitä käyttö maksaa eri kokoisille tiimeille?

Seuraava laskelma perustuu 3.11.2026 tarkistettuihin julkaistuihin Yhdysvaltain dollarihintoihin. Oletuksena on vuoden käyttö ja vuosilaskutus; summat ovat ennen veroja, eikä niitä ole muunnettu euroiksi. Microsoftin Business Basic -hinnastossa Teamsin sisältävä tilaus maksaa 7 dollaria käyttäjältä kuukaudessa vuosilaskutuksella. Hinta koskee Microsoft 365 -pakettia, ei erillistä Whiteboard-lisenssiä. Suomessa veloitettava hinta voi poiketa näistä dollarimääristä.

• Pieni sisäinen tiimi: Kolme työntekijää käyttää enintään kolmea muokattavaa taulua vuoden ajan. Miro Free maksaa 0 dollaria. Jos tiimi tarvitsee kolme uutta Teamsin sisältävää Business Basic -tilausta, niiden laskennallinen hinta on 3 × 7 × 12 = 252 dollaria. Jo käytössä olevilla soveltuvilla Microsoft 365 -tilauksilla Whiteboardin lisätilauskustannus tässä vertailussa on 0 dollaria.
• Toistuvat ulkoiset työpajat: Viisi omaa työntekijää luo tauluja, ja ulkopuoliset muokkaavat niitä julkisella linkillä. Miro Starterin laskennallinen vuosihinta on 5 × 8 × 12 = 480 dollaria. Viisi uutta Business Basic -tilausta maksaisi 5 × 7 × 12 = 420 dollaria vuodessa, mutta Teams-kokousvieraan pysyvä Whiteboard-pääsy vaatii erillisen jakamisjärjestelyn.
• Pitkä asiakasprojekti: Kymmenen omaa työntekijää tarvitsee jäsenyyden ja nimetyt kumppanit pääsyn tauluille. Miro Businessin laskennallinen vuosihinta on 10 × 20 × 12 = 2 400 dollaria; kirjautuvat vieraat eivät kuluta jäsenpaikkoja. Kymmenen uuden Business Basic -tilauksen vertailuhinta on 10 × 7 × 12 = 840 dollaria. Hintaero ei kerro, täyttyvätkö Whiteboardin ulkoisen jaon tunnus- ja ylläpitoehdot kyseisille kumppaneille.

Luvut kuvaavat valittujen tilausten kustannusta näillä oletuksilla, eivät kahden samanlaisen palvelupaketin hintaa. Erityisesti jo maksettu Microsoft 365 -ympäristö muuttaa päätöstä: silloin Miro on uusi kustannus, jonka vastineeksi pitää saada työpajan tarvitsemat pääsy- ja fasilitointitavat.

Päätösmatriisi työpajan koko kululle

• Oman organisaation Teams-kokous: Whiteboard. Osallistujat ovat samassa työympäristössä ja tarvitsevat taulun keskustelun tueksi. Sovi silti, kuka luo taulun ja kenen on päästävä siihen kokouksen jälkeen.
• Fasilitoitu työpaja satunnaisille ulkopuolisille: Miro Starter. Muokkaava linkkivierailija pääsee mukaan ilman omaa tiliä. Tämä sopii sisältöön, jonka saa jakaa linkillä; työpajan jälkeen julkinen muokkausoikeus voidaan sulkea.
• Organisaatioiden välinen projekti: Miro Business tai valmisteltu Whiteboard-jako. Nimetty Miro-vieras sopii kumppanille, joka palaa yksittäisille tauluille. Whiteboard toimii, jos vierastilit, nimetyt jakolinkit ja organisaatioiden asetukset on järjestetty ennen työn alkua.
• Pitkäikäinen projektitaulu: valinta seuraa vastuuta. Miro sopii, kun oma tiimi ylläpitää taulua ja kutsuu ulkopuolisia sovituilla rooleilla. Whiteboard sopii, kun taulu kuuluu organisaation Microsoft-ympäristöön ja myös seuraavan vastuuhenkilön pääsy järjestetään. Kummassakin tapauksessa pelkkä alkuperäisen vetäjän toimiva linkki on heikko luovutussuunnitelma.

Testaa pääsy ja luovutus ennen hankintaa

Lyhyt koe kannattaa tehdä organisaation todellisilla asetuksilla ja sellaisen ulkopuolisen henkilön kanssa, joka osallistuisi myös varsinaiseen työhön. Oman tiimin ylläpitäjätilillä onnistunut kokeilu ei kerro, mitä asiakas näkee omalla tunnuksellaan. Käytä kokeessa sisältöä, jonka saa jakaa molempiin ympäristöihin.

1. Luo taulu tilillä, jonka pitäisi vastata myös tulevasta projektista. Lähetä ulkopuoliselle sama kokouskutsu tai taululinkki, jota käyttäisit työpajassa, ja pyydä häntä tekemään pieni muutos.
2. Pyydä osallistujaa poistumaan ja palaamaan taululle kokouksen päätyttyä. Tarkista erikseen, toimiiko paluu kokouskutsulla, julkisella linkillä vai nimetylle vieraalle lähetetyllä jakolinkillä.
3. Selvitä, kuka voi muuttaa oikeuksia ja kuka huolehtii taulusta, jos työpajan vetäjä vaihtuu. Kokeile organisaation hyväksymää luovutustapaa ennen kuin taulusta tulee projektin pysyvä työtila.
4. Toimita tulos vastaanottajalle siinä muodossa, jota hän tarvitsee: muokattavana tauluna tai sovittuna tiedostona. Sulje tilapäinen muokkausoikeus, kun yhteinen työ on päättynyt.

Jos asiakkaan tehtävä päättyy työpajaan, kokouksessa toimiva Whiteboard voi riittää. Jos hän jatkaa työn tekemistä taululla, päätöksen ratkaisee paluureitti ja sen hallinta: Miron vierailija tai nimetty vieras on tarkoitettu tähän käyttöön, kun taas Whiteboardissa jatkopääsy rakennetaan erillisellä jaolla.

Lue myös:

• Miro vai Mural? Työpajan vetotapa ratkaisee ennen lisenssihintaa
• Holvi Zen vai Procountor Solo? Halpa ohjelma voi tarvita kalliin kumppanin
• Patreon vai Memberful? 10 prosentin maksu haastaa oman jäsenpalvelun