Trello vai Asana? Kolmas käyttäjä kääntää ilmaisen suunnitelman

Asanan Personal sallii enintään kaksi käyttäjää, joten kolmas samaan työhön osallistuva käyttäjä vie Asana-tiimin maksulliseen Starteriin. Trellon Free-paketti kattaa enintään kymmenen yhteistyökäyttäjää samassa työtilassa. Kolmen hengen tiimi voi siis jatkaa Trellossa ilmaiseksi, jos muutkin ilmaispaketin rajat riittävät.

Tiimin koko antaa ensimmäisen vastauksen, mutta maksullinen paketti voi tulla tarpeeseen aiemmin. Asanassa aikajana, Gantt, raportointikoontinäytöt ja automatisoidut säännöt kuuluvat Starteriin. Trellossa rajaton määrä tauluja tulee Standardissa, kun taas Timeline- ja Dashboard-näkymät edellyttävät Premiumia. Seuraava tarvittava näkymä tai automaatio voi siten ratkaista valinnan jo pienessä tiimissä.

Mitä tapahtuu kahden, kolmen, kymmenen ja yhdentoista käyttäjän kohdalla?

Laske mukaan ihmiset, joiden on päästävä osallistumaan yhteiseen työhön palvelussa. Koko tiimin ei tarvitse käyttää samoja näkymiä, mutta ilmaisen paketin käyttäjäraja koskee silti pääsyä yhteiseen ympäristöön. Tiimikoko erottaa vaihtoehdot ennen käyttöliittymien yksityiskohtia.

• Kaksi käyttäjää: Molemmat ilmaisvaihtoehdot mahtuvat käyttäjärajaan. Asana Personal sopii tiimille, joka järjestää työn projekteiksi ja haluaa käyttää listaa, taulua tai kalenteria. Trello Free sopii, kun työn kulku on luonteva rakentaa tauluihin, listoihin ja kortteihin. Tässä koossa valintaa ohjaa työn rakenne, ellei tiimi tarvitse maksulliseen tasoon kuuluvaa ominaisuutta.
• Kolme käyttäjää: Asana Personalin käyttäjäraja ylittyy, jos kaikki osallistuvat samaan palvelussa tehtävään työhön. Asanaa käyttävä tiimi siirtyy Starteriin; Trello Free voi yhä kattaa koko ryhmän. Jos ulkopuolinen henkilö tarvitsee vain tilannetiedon eikä pääsyä tehtäviin, hänen roolinsa kannattaa erottaa varsinaisista yhteistyökäyttäjistä.
• Kymmenen käyttäjää: Trello Free on yhteistyökäyttäjien enimmäismäärässä. Sen käyttö voi jatkua ilman maksua, kun avoimet taulut ja automaatioiden kulutus pysyvät omissa rajoissaan. Asanassa näin suuren yhteisen tiimin ensimmäinen sopiva taso on Starter. Seuraavalle kutsulle ei enää ole tilaa Trellon ilmaisen työtilan kiintiössä.
• Yksitoista käyttäjää: Trello Free ei riitä kaikille samassa työtilassa, joten Standard on ensimmäinen maksullinen porras, jos työssä riittävät tavalliset taulut ja tehtävät. Asanassa Starter on jo tarpeen käyttäjärajan vuoksi. Jos tiimi tarvitsee Trellon aikajanan tai Dashboard-näkymän, Standardin sijasta vertailuun tulee Premium.

Taulut, aikajana, automaatiot ja raportointi rinnakkain

Käyttäjämäärän jälkeen ratkaisee ensimmäinen ominaisuus, jota ilmaisessa tasossa ei ole tai jonka kiintiö täyttyy. Atlassianin pakettierittely määrittää Trellon Free-tasolle enintään kymmenen avointa taulua ja 250 automaatioajoa kuukaudessa. Taulujen tai työnkulkujen määrä voi nostaa pienenkin tiimin Standardiin ennen käyttäjärajaa.

• Taulut ja projektit: Trello Free sallii kymmenen avointa taulua työtilassa, Standard rajattoman määrän. Asana Personalissa tehtäviä ja projekteja voi olla rajattomasti. Monia erillisiä projekteja ylläpitävälle kahden hengen tiimille tämä voi olla ratkaisevampi ero kuin korttien ulkoasu. Asanan taulunäkymä ja Trellon työtilan erilliset taulut ovat vertailussa eri asioita.
• Aikajana: Asana Personal tarjoaa lista-, taulu- ja kalenterinäkymän; Timeline ja Gantt alkavat Starterista. Trellon Timeline kuuluu Premiumiin, joten Standard ei ratkaise aikajanan tarvetta. Kalenteri sijoittaa ajoitetut tehtävät päiville, kun taas aikajana auttaa hahmottamaan niiden kestoa ja sijoittumista suhteessa toisiinsa. Näitä tarpeita ei kannata käsitellä yhtenä ominaisuutena.
• Automaatiot: Trello Freen kuukausiraja on 250 ajoa ja Standardin 1 000; Premiumissa ajoja on rajattomasti. Asanan automatisoidut säännöt kuuluvat Starteriin. Jos tiimi aikoo antaa palvelun siirtää tehtäviä tai päivittää niitä automaattisesti, Asanan Personal ei tarjoa samaa lähtökohtaa kuin Trellon Free, vaikka käyttäjiä olisi vain kaksi.
• Raportointi: Asana Personalissa voi julkaista projektin tilapäivityksiä, mutta raportointikoontinäytöt kuuluvat Starteriin. Trellon Dashboard-näkymä alkaa Premiumista. Yksittäisen tehtävän tilan näkeminen taululla on eri tarve kuin koontinäkymä, joka kokoaa etenemistä useista tehtävistä. Raportointia tarvitsevan tiimin maksulliset vertailukohdat ovat siksi Asana Starter ja Trello Premium.

Trellon käyttäjäraja koskee koko työtilaa

Trellon yhteistyökäyttäjän määritelmä kattaa työtilan jäsenet, sen tauluille kutsutut vieraat sekä odottavat taulu- ja työtilakutsut. Sama ihminen ei jää kiintiön ulkopuolelle sillä, että hänet kutsutaan vain yhteen tauluun. Rajaa ei myöskään lasketa erikseen jokaiselle taululle, joten yhden taulun pieni jäsenlista voi antaa harhaanjohtavan kuvan koko työtilanteesta.

Pelkästään suljettujen taulujen jäseninä olevia ja käytöstä poistettuja tilejä ei lasketa mukaan. Jos ilmaisessa työtilassa on yli kymmenen yhteistyökäyttäjää, taulut muuttuvat vain luettaviksi eikä niiden automaatioita ajeta. Raja voi siten pysäyttää nykyisen työnkulun, vaikka tiimi ei olisi suunnitellut uusia tauluja. Myös odottavat kutsut vaikuttavat siihen, riittääkö Free.

Automaatiot kuluttavat yhteistä kuukausikiintiötä

Trellon automaatiokiintiöiden ohje erottaa ajot operaatioista: käynnistyvä automaatio kuluttaa yhden ajon, ja sen tekemät toimet kuluttavat lisäksi operaatioita. Molemmat kiintiöt ovat työtilan yhteisiä, joten monen taulun automaatiot kertyvät samaan saldoon. Kuukausikiintiö nollautuu kuukauden ensimmäisenä päivänä Greenwichin aikaa.

Esimerkiksi ehdollisessa työnkulussa kortin siirtäminen voi käynnistää automaation, joka lisää määräpäivän ja luokittelumerkinnän. Tällainen suoritus käyttää yhden ajon mutta useamman operaation; ajomäärä yksin ei siksi kerro koko kulutusta. Trello Free sisältää myös erillisen operaatiokiintiön, joten se voi täyttyä eri kohdassa kuin ajokiintiö. Standardin suurempi kiintiö voi olla tarpeen jo pienelle ryhmälle, jos automaatioita käynnistyy usein eri tauluilla. Rajattomia ajoja tarvitseva tiimi päätyy Premiumiin, vaikka käyttäjä- ja taulurajat eivät täyttyisi.

Lue myös:

• Google Vids avasi 1080p-tekoälyvideot ilmaiseksi – työpöytä rajaa käyttöä
• Docker vai Podman? Käynnistysnopeus ei ratkaise, käyttöoikeudet ratkaisevat
• Claude Code vai Codex? Valinta ratkeaa työnkulkuun, ei yhteen testiin