Clockify vai Toggl Track? Asiakaslaskutus paljastaa halvan tason rajat

Jos tiimi haluaa hinnoitella ja hyväksyä työtunnit sekä muodostaa niistä asiakaslaskun samassa palvelussa, Clockify Standard on vertailun edullisempi vaihtoehto. Clockifyn hinnaston mukaan Standard sisältää laskutushinnat, tuntien hyväksynnän ja laskujen muodostamisen 5,49 dollarin paikkakohtaisella kuukausihinnalla, kun tilaus maksetaan vuosittain. Halvempi Basic hinnoittelee tunnit, mutta siitä puuttuvat hyväksyntä ja laskun muodostaminen.

Yksinyrittäjälle Toggl Track Free voi silti olla riittävä: Toggl Trackin laskutusohje kuvaa, miten raportista muodostetaan muokattava PDF-lasku myös ilmaisella tasolla. Laskutushinnat ja muodollinen tuntien hyväksyntä edellyttävät maksullisia tasoja, joten ilmaisella tilillä laskun summa ja sille päätyvät kirjaukset on tarkistettava itse. Laskutiedoston saaminen ja hyväksytty laskutusaineisto ovat eri tarpeita.

Mitä ilmaisista tunneista saa laskulle?

Clockify Free kattaa enintään viisi käyttäjää ja Togglin Free enintään kolme. Clockifyssa tunnit voi kohdistaa asiakkaan projekteille, mutta ilmainen taso ei sisällä laskutushintoja eikä laskun muodostamista. Raportin voi viedä PDF-tiedostona; raporttien CSV- ja Excel-vienti alkaa Basicista. Ilmaisen raportin tarkastelujakso on rajattu kuukauteen kerrallaan, mikä tekee pidemmän laskutusjakson käsittelystä työläämpää.

Clockifyn ilmainen projektitietojen vienti ja tuntiraportin vienti kannattaa erottaa toisistaan: projektitietoja voi viedä taulukkomuodossa, mutta se ei korvaa laskutettujen tuntien raporttia. Jos asiakaslasku tehdään toisessa ohjelmassa, tuntimäärät ja sovitut hinnat on yhdistettävä siellä. Ilmaisen ajastimen kustannus näkyy tällöin laskutusvaiheen käsityönä, vaikka ohjelmiston tilausmaksu on nolla.

Toggl Trackissa lasku voidaan muodostaa joko yhteenvetoraportista projektikohtaisina riveinä tai yksityiskohtaisesta raportista erillisinä tuntimerkintöinä. Käyttäjä suodattaa ensin mukaan tulevat kirjaukset ja voi sitten täydentää esimerkiksi laskutustietoja ja verokenttää. Palvelu ei merkitse laskulle siirtyneitä tunteja automaattisesti laskutetuiksi; ohje ehdottaa tunnistetta, jolla samat merkinnät voidaan jättää seuraavan laskun raportista pois. Free-tason PDF:ssä näkyy Togglin logo.

Hyväksyntä muuttaa maksullisten tasojen vertailua

Clockify Basic tuo laskutushinnat ja taulukkomuotoisen raporttiviennin. Standardissa työntekijä voi lähettää tuntijakson tarkistettavaksi, hyväksyjä voi käsitellä sen ja hyväksyttyä jaksoa ei enää muuteta kuten avointa kirjausta. Samalla tasolla on laskun muodostaminen kirjatuista tunneista. Tiimille olennainen ero on se, tapahtuuko tarkistus palvelussa ennen kuin tunnit muuttuvat asiakkaalle lähetettäviksi laskuriveiksi.

Togglin julkinen hinnasto sijoittaa laskutushinnat Starteriin ja tuntien hyväksynnän Premiumiin. Starter sopii siis tilanteeseen, jossa hinnoitellut tunnit riittävät ja toinen henkilö tarkistaa kirjaukset ilman palvelun hyväksyntätoimintoa. Premiumissa tuntijakso voidaan lähettää hyväksyttäväksi ja hyväksytty jakso lukitaan. Näiden tasojen ero vaikuttaa suoraan siihen, voiko laskuttaja erottaa hyväksytyn aineiston keskeneräisistä kirjauksista palvelun omassa työnkulussa.

Toggl Trackin lasku muodostuu myös maksullisella tasolla raportista, joten asiakkaan, projektin ja laskutuskelpoisuuden merkitseminen kirjauksen yhteydessä ratkaisee, mitä raporttiin päätyy. Yhteenvetolasku vähentää asiakkaalle näkyvien rivien määrää; yksityiskohtainen lasku näyttää yksittäiset merkinnät. Kumpikaan esitystapa ei korjaa väärälle projektille kirjattua aikaa. Jos tiimi myy eri työlajeja eri hinnoilla, laskutushintojen puuttuminen ilmaiselta tasolta kasvattaa käsin tarkistettavaa työtä.

Yhden, viiden ja 20 käyttäjän kustannus

Seuraava vertailu käyttää dollarimääräistä kuukausikeskiarvoa vuosittain maksettavasta tilauksesta. Clockify Standard maksaa 5,49 dollaria ja Toggl Starter 9 dollaria käyttäjää kohti kuukaudessa. Premiumin kohdalla hinnat eroavat: yleinen Toggl-hinnasto näyttää 16 dollaria, mutta Toggl Trackin tilausohje ilmoittaa vuosittain maksettavan Premium-lisenssin hinnaksi 18 dollaria. Alla oleva Premium-laskelma käyttää nimenomaan Trackin tilausohjeen hintaa; ostajan on tarkistettava oma tarjous ja kassalla näkyvä summa.

• Yksi käyttäjä: Clockify Standard 5,49 dollaria, Toggl Starter 9 dollaria ja Toggl Track Premium 18 dollaria kuukaudessa.
• Viisi käyttäjää: Clockify Standard 27,45 dollaria, Toggl Starter 45 dollaria ja Toggl Track Premium 90 dollaria kuukaudessa.
• 20 käyttäjää: Clockify Standard 109,80 dollaria, Toggl Starter 180 dollaria ja Toggl Track Premium 360 dollaria kuukaudessa.

Nämä ovat laskennallisia kuukausiosuuksia, eivät kuukausittain veloitettavia vuositarjouksia. Vuosikulu saadaan kertomalla kuukausiosuus kahdellatoista; mahdolliset verot, lisäosat, alennukset ja valuuttamuunnos eivät sisälly lukuihin. Clockify Standardia ja Toggl Starteria verrattaessa on lisäksi muistettava, että vain Standard sisältää tässä parissa tuntien muodollisen hyväksynnän. Hyväksyntää vaativan tiimin Toggl-vertailukohta on Premium.

Ilmaisen Clockifyn käyttäjärajan jälkeen kuudes henkilö ei lisää vain yhtä maksullista paikkaa: Standardiin siirtyvän kuuden hengen tiimin laskennallinen kuukausiosuus on 32,94 dollaria. Togglin kolmen käyttäjän ilmaisen rajan jälkeen neljän hengen Starter-tiimin vastaava summa on 36 dollaria ja Track Premium -tiimin 72 dollaria. Molemmissa palveluissa maksullinen tilaus hinnoitellaan koko tiimille, joten ensimmäinen rajan ylittävä jäsen synnyttää suuremman kustannushypyn kuin yhden lisäpaikan hinta antaisi ymmärtää.

Poistettu käyttäjä ja vapaa lisenssi eivät ole sama asia

Clockifyn maksullisella tasolla aktiivinen tai kutsuttu käyttäjä vie paikan; käytöstä poistettu käyttäjä vapauttaa sen. Toggl Trackin tilausohjeen mukaan myös varaamaton lisenssi voi jäädä laskutettavaksi. Kun käyttäjä poistetaan, hänen lisenssinsä vapautuu, mutta ylläpitäjän on poistettava vapaa lisenssi erikseen tilauksesta, jos paikkamäärää halutaan pienentää.

Edellä lasketut hinnat olettavat, että maksullisia paikkoja on täsmälleen käyttäjien määrä. Toggl Trackissa vapaa lisenssi voi nostaa todellista tilaushintaa tämän oletuksen yli. Clockifyssa taas liittymistään odottava kutsuttu käyttäjä kuuluu jo maksullisiin paikkoihin. Vaihtuvan tiimin kokonaiskulu riippuu siksi myös siitä, miten nopeasti tilauksen paikkamäärä seuraa todellista tarvetta.

Suomalaisen asiakaslaskun ALV tarkistetaan erikseen

Ohjelmistotilauksen hinta ja asiakkaalle myydyn työn arvonlisävero ovat eri laskelmia. Verohallinnon verokantataulukon mukaan Suomen yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia. Jos laskutettava kotimainen palvelu kuuluu yleiseen verokantaan, veroton työn arvo ja vero on ilmoitettava laskulla oikein riippumatta siitä, kummalla palvelulla tunnit kirjattiin.

Clockifyn ilmoitetut paikkahinnat ovat verottomia, ja palvelu lisää tilauksen veron tarvittaessa kassalla. Asiakaslaskulla käytettävää verokantaa ei voi päätellä ohjelmistotilauksen verosta: siihen vaikuttaa myytävä palvelu ja myynnin verokohtelu. Toggl Trackin ilmaisella tasolla käyttäjä voi täydentää laskun verokentän, mutta laskutushinnan ja veron oikeellisuus jää hänen vastuulleen. Jos työ laskutetaan jo erillisessä taloushallinnon ohjelmassa, ajanseurannan ratkaiseva tehtävä on tuottaa sinne oikeat, tarkistetut tunnit.

Lue myös:

• Bitwarden vai 1Password? Perhekäyttö paljastaa hinnan todellisen eron
• Zervant vai Procountor Solo? Ilmainen laskutus ei korvaa kirjanpitoa
• Trello vai Asana? Kolmas käyttäjä kääntää ilmaisen suunnitelman