Asana vai monday.com? Kolmen paikan minimi muuttaa hintaa

Asana on vahvempi valinta, jos tiimin työ rakentuu yksityiskohtaisista tehtävistä ja niiden riippuvuuksista. monday.com sopii paremmin, jos työnkulku halutaan muotoilla tauluiksi ja saada nopeasti näkyviin. Valinnan hintapuoli voi muuttua jo pienessä tiimissä: monday.comin maksulliset tilaukset alkavat kolmesta paikasta, vaikka käyttäjiä olisi kaksi.

Asanan pienin maksullinen tilaus kattaa kaksi paikkaa, ja sen jälkeen tarjolla ovat myös kolmen, neljän ja viiden paikan koot. Työn rakenne ratkaisee silti enemmän kuin hinnaston alin rivi. G2:n toimituskalenterilla tehdyssä käytännön vertailussa monday.comin visuaalinen suunnitelma oli helpompi aloittaa, kun taas Asana antoi tarkemman otteen alitehtäviin ja riippuvuuksiin. Kokemus koski yhtä työnkulkua, mutta havainnollistaa palvelujen erilaista painotusta.

Mitä paikkamalli tekee laskulle?

Asanan hinnastossa Personal on maksuton kahdelle käyttäjälle, Starter maksaa 10,99 dollaria ja Advanced 24,99 dollaria käyttäjältä kuukaudessa vuosilaskutuksella. monday.comin hinnastossa maksuton taso kattaa kaksi paikkaa. Sen maksullisten Basic-, Standard- ja Pro-tasojen vuosilaskutuksen kuukausihinnat ovat 9, 12 ja 19 euroa paikkaa kohti. Hinnastot käyttävät eri valuuttoja, joten summista ei voi päätellä euromääräistä voittajaa ilman vaihtokurssia ja lopullista ostohintaa.

Seuraavat ovat ehdollisia laskelmia tiimeille, joissa jokainen nimetty jäsen tarvitsee maksullisen paikan. Ne esittävät vuosilaskutuksen kuukausikohtaisen osuuden, eivät kuukausittain laskutettavan sopimuksen hintaa. monday.comin Basic on halvin maksullinen taso, mutta automaatioita tai integraatioita tarvitsevan tiimin on tarkasteltava vähintään Standardia.

Kaksi käyttäjää: maksuttomat tasot ovat mahdollisia, jos niiden ominaisuudet riittävät. Maksullinen Asana Starter maksaisi 21,98 dollaria kuukaudessa. monday.comin kolmen paikan Basic maksaisi 27 euroa ja Standard 36 euroa kuukaudessa. Kolmas paikka jäisi käyttämättä.
Kolme käyttäjää: Asana Starter maksaisi 32,97 dollaria kuukaudessa. monday.comin Basic maksaisi 27 euroa ja Standard 36 euroa. Tässä koossa kumpikin lasku vastaa käytössä olevien paikkojen määrää.
Kymmenen käyttäjää: Asana Starter maksaisi 109,90 dollaria kuukaudessa. monday.comin Basic maksaisi 90 euroa ja Standard 120 euroa. Paikkamalli ei tässä esimerkissä lisää käyttämättömiä lisenssejä.
25 käyttäjää: Asana Starter maksaisi 274,75 dollaria kuukaudessa. monday.comin Basic maksaisi 225 euroa ja Standard 300 euroa. Myös tämä paikkakoko sopii monday.comin tilausportaisiin.

Jos tiimi tarvitsee Asana Advancedin, sama laskutapa tuottaa kymmenelle käyttäjälle 249,90 dollaria ja 25 käyttäjälle 624,75 dollaria kuukaudessa. monday.comin Prossa vastaavat paikkahinnat olisivat 190 ja 475 euroa. Nämä eivät ole ominaisuuksiltaan vastinpareja: Advanced tuo Asanaan muun muassa portfoliot ja resurssien hallinnan, kun taas Pro nostaa monday.comin automaatiorajoja ja lisää taulujen ominaisuuksia. Suomessa lopulliseen maksuun vaikuttavat myös mahdolliset verot, valuutta ja kassalla näkyvät ehdot.

Tehtäväketju vai muokattava taulu?

Asanassa työn perusyksikkö on tehtävä, jonka voi jakaa alitehtäviin ja kytkeä toisen tehtävän valmistumiseen. Tällainen rakenne palvelee työtä, jossa luonnos odottaa hyväksyntää ja julkaisu hyväksyttyä versiota. Riippuvuus kertoo, mikä vaihe estää seuraavaa etenemästä; projektin tila ei jää pelkäksi luetteloksi eri ihmisten tekemisistä.

monday.comissa sama työ voidaan rakentaa taulun riveistä, sarakkeista ja näkymistä. Toimituskalenteri voi näyttää yhdellä kertaa vastuuhenkilön, vaiheen ja määräajan, ja tiimi voi muokata sarakkeita oman prosessinsa mukaan. Joustavuus edellyttää yhteisiä merkintätapoja: jos eri tauluissa sama tilamerkintä tarkoittaa eri asiaa, kokonaiskuva vaikeutuu. Käyttöönoton nopeus riippuu siksi myös siitä, kuinka valmiiksi tiimi tuntee oman työnkulkunsa.

Asanankaan näkymät eivät rajoitu pelkkään tehtävälistaan, eikä monday.com estä tehtävien tarkkaa kuvaamista. Ero näkyy painotuksessa. Kun projektissa on paljon toisistaan riippuvia vaiheita, Asanan tehtävärakenne antaa niille luontevan paikan. Kun ryhmät tarvitsevat saman työn seuraamiseen erilaisia tauluja ja sarakkeita, monday.comin muokattavuudesta saa enemmän hyötyä.

Automaatiot voivat vaihtaa tarvittavan tilaustason

Asana Starter sisältää rajattomat tavalliset automaatiot. monday.comin Basicissa automaatiot ja integraatiot eivät kuulu tason ominaisuuksiin; Standardissa kummallekin on 250 toiminnon kuukausikiintiö ja Prossa 25 000. Kyse on suoritetuista toiminnoista, ei siitä, montako automaatiosääntöä tiimi on nimennyt. Usean vaiheen sääntö tai usein toistuva tapahtuma voi siksi käyttää kiintiötä nopeammin kuin yksinkertainen ilmoitus.

Tämä tekee Basicin paikkahinnasta huonon vertailukohdan tiimille, joka aikoo siirtää tehtäviä automaattisesti tai yhdistää työnhallinnan toiseen palveluun. Standardin kiintiö voi riittää harvoin käynnistyville säännöille, mutta säännöllisesti toistuva monivaiheinen työnkulku voi edellyttää Prota. Asanan rajattomat automaatiot puolestaan koskevat tavallisia sääntöjä; tekoälyn käyttöä mitataan erikseen.

Raportoinnin tarve nostaa eri ominaisuuksia esiin

Asana Starterissa on projektien raportointinäkymiä ja mukautettuja kenttiä. Advanced lisää portfoliot, tavoitteet ja resurssien hallinnan, joten se vastaa paremmin tilanteeseen, jossa pitää seurata usean projektin tilaa ja työkuormaa yhdessä. Jos tiimille riittää yhden projektin eteneminen, nämä laajemmat ominaisuudet eivät yksin perustele kalliimpaa tasoa.

monday.comissa koontinäyttö kokoaa tietoa tauluista. Standardissa raportointia ja automaatioita saa enemmän kuin Basicissa, kun taas Pro tarjoaa laajemmat taulunäkymät ja suuremmat käyttökiintiöt. Raportointitarve kannattaa määritellä sen mukaan, mitä pitää nähdä: yksittäisen projektin valmistuminen, usean taulun yhteinen tila vai eri ihmisten työkuorma. Näistä viimeinen voi myös muuttaa sitä, mitä tietoja tiimin on kirjattava johdonmukaisesti.

Tekoäly on erillinen kustannusajuri

Asanan Starter- ja Advanced-tasoihin sisältyy AI Teammatesin ja Asana Dashin pyyntöjä käyttäjäkohtaisesti, kuitenkin yhteiseen kuukausikattoon asti. AI Studiolla on oma krediittimääränsä. Lisäpyyntöjä voi ostaa ennakkoon tai käytön mukaan, joten tekoälyn runsas käyttö voi kasvattaa laskua, vaikka tavalliset automaatiot olisivat rajattomia.

monday.comin uudessa AI work platform -hinnoittelumallissa paikat ja tekoälykrediitit ostetaan yhdessä. Malli koskee uusia asiakkaita, joille sitä on tarjottu; vähimmäiskrediittimäärä vaihtelee Basicin, Standardin ja Pron välillä. Hinnastossa näkyy myös krediitteihin liittyvä kampanja-alennus, joten yllä olevat paikkahintalaskelmat kuvaavat esitettyä tarjoushintaa eivätkä pysyvää takuuta koko tilauksen hinnasta. Lisäkrediitit kasvattavat kustannusta käytön mukaan.

Palvelujen tekoälymääriä ei voi verrata yksi yhteen: Asana laskee pyyntöjä ja AI Studion krediittejä, monday.com taas eri toimintojen kuluttamia krediittejä. Työkalun valinnassa tämä ero on merkittävä etenkin silloin, kun tekoälylle aiotaan antaa toistuvia tehtäviä. Paikkojen, automaatiotoimintojen ja tekoälyn kulutus ovat kolme erillistä lukua samassa kustannusarviossa.

Kumpi sopii tiimille?

Asana on perusteltu valinta, kun tehtävien keskinäinen järjestys, vastuut ja projektien yhteinen seuranta ovat työn ydin. monday.com palvelee paremmin tiimiä, joka haluaa rakentaa ja muuttaa työn näkymiä taulujen avulla. Pienen maksullisen tiimin kannattaa laskea ostettavat paikat ennen käyttäjäkohtaisten hintojen vertaamista; suuremmassa tiimissä ratkaisevat yhä enemmän automaatioiden määrä, raportoinnin laajuus ja tekoälyn kulutus.

Lue myös: