Visma Sign vai Docusign? Vahva tunnistus muuttaa halvan paketin

Viiden lähettäjän yritykselle Visma Signin vuosihinnoiteltu Professional maksaa 36 euroa kuukaudessa eli 432 euroa vuodessa, sisältää viisi käyttäjää ja 240 allekirjoitusta vuodessa sekä mahdollisuuden vahvaan tunnistautumiseen. Docusignin Suomen Standard-hinnasto ilmoittaa hinnaksi 23 euroa käyttäjältä kuukaudessa vuosilaskutuksella, 100 kirjekuorta käyttäjää kohti vuodessa ja henkilöllisyyden tarkistuksen lähtöhinnaksi 2,35 euroa tarkistusyritykseltä.

Jos jokaisessa asiakirjassa on yksi allekirjoittaja, Visma Sign maksaa vertailun viidellä käyttäjällä vähemmän 20 ja 50 asiakirjan kuukausimäärillä jo ennen Docusignin tunnistuslisää. Sadan asiakirjan kuukausimäärällä Docusignin lopullista hintaa ei voi päätellä julkisesta hinnastosta, koska sen sisältämä kirjekuorimäärä ylittyy eikä lisäkirjekuoren hintaa julkaista. Vahvan tunnistuksen tarve kasvattaa eroa silloin, kun Docusignin tarkistuksesta veloitetaan erikseen.

Allekirjoitus ja kirjekuori eivät ole sama laskentayksikkö

Visma Signissa paketin saldoa kuluttaa toteutunut allekirjoitus, ei lähetetty asiakirja. Jos yhden asiakirjan allekirjoittaa kaksi vastaanottajaa, saldo vähenee kahdella allekirjoituksella. Visma Signin veloitusohjeen mukaan allekirjoittamatta rauennut tai ennen allekirjoitusta peruttu kutsu ei kuluta paketin allekirjoituksia. Ylitykset voidaan lähettää yritystililtä, minkä jälkeen ne laskutetaan erikseen.

Docusignissa laskentayksikkö on lähetetty kirjekuori. Docusignin kirjekuoren määritelmän mukaan samaan kirjekuoreen voi kuulua useita asiakirjoja ja allekirjoittajia, mutta lähetys kuluttaa kiintiöstä yhden kirjekuoren. Kirjekuori lasketaan mukaan myös silloin, kun vastaanottaja ei lopulta allekirjoita. Näin usean allekirjoittajan sopimus voi olla kirjekuorikiintiölle kevyempi kuin Visman allekirjoituskiintiölle, kun taas kesken jäävä lähetys vaikuttaa palveluihin eri tavalla.

Myös käyttäjien määrä tarkoittaa eri asiaa kuin allekirjoittajien määrä. Vertailun viisi käyttäjää ovat yrityksen lähettäjiä, joille tarvitaan pääsy palveluun; sopimuksen vastaanottajat eivät muutu sen vuoksi viideksi maksulliseksi käyttäjäksi. Docusignin vuosiraja ilmoitetaan käyttäjää kohti. Viiden paikan yhteenlaskettu nimellinen määrä ei siksi yksin kerro, miten kiintiö toimii, jos lähetykset keskittyvät yhdelle työntekijälle.

Kolme lähetysmäärää samalla oletuksella

Laskelmassa viisi käyttäjää lähettää joka kuukausi saman määrän asiakirjoja vuoden ajan. Kukin asiakirja lähetetään yhtenä Docusign-kirjekuorena, saa yhden toteutuneen allekirjoituksen eikä vaadi tekstiviestiä. Visman kohdalla valitaan kullakin määrällä halvin julkisesti hinnoiteltu vuosipaketti, johon viisi käyttäjää mahtuu; Docusignin vertailukohta on viisi Standard-paikkaa. Visman hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa, ja Docusignin lisäpalveluihin voi tulla veroa.

• 20 asiakirjaa kuukaudessa: vuodessa kertyy 240 allekirjoitusta ja yhtä monta kirjekuorta. Visma Professional kattaa määrän 432 eurolla eli 1,80 eurolla allekirjoitettua asiakirjaa kohti. Viiden Docusign Standard -käyttäjän tilaus maksaa 1 380 euroa vuodessa eli 5,75 euroa asiakirjaa kohti ennen mahdollisia tunnistus- ja tekstiviestimaksuja.
• 50 asiakirjaa kuukaudessa: vuosimäärä on 600. Visma Business sisältää 600 allekirjoitusta ja maksaa 888 euroa vuodessa, joten asiakirjakohtainen hinta on 1,48 euroa. Docusignin viiden käyttäjän tilaus maksaa edelleen 1 380 euroa. Käyttäjäkohtaisten rajojen yhteenlaskettu nimellinen kiintiö on 500 kirjekuorta, joten vähintään sadalle kirjekuorelle tarvitaan lisähinta, jos kiintiöt voidaan käyttää täysimääräisesti.
• 100 asiakirjaa kuukaudessa: vuosimäärä on 1 200. Visma Business maksaa 888 euroa, ja sen kiintiön yli menevät 600 allekirjoitusta maksavat kaksi euroa kappaleelta. Yhteensä kustannus on 2 088 euroa eli 1,74 euroa asiakirjaa kohti. Docusignin tilaus maksaa 1 380 euroa ennen lisäkirjekuoria; nimellisen kiintiön ylittäviä kirjekuoria on vähintään 700, joten lopullinen asiakirjakohtainen hinta jää avoimeksi.

Visma Professional maksaisi 50 asiakirjan kuukausimäärällä 1 152 euroa, kun sen kiintiön yli menevät allekirjoitukset lisätään vuosimaksuun. Business on siinä tilanteessa 264 euroa halvempi, vaikka yritys käyttäisi sen viidestätoista käyttäjäpaikasta vain viisi. Sadan asiakirjan määrällä Docusignin lisäkirjekuorista saisi kulua yhteensä enintään 708 euroa ennen kuin pelkkä kirjekuori- ja tilauskulu saavuttaisi Visman 2 088 euroa. Tunnistuksen mahdollinen lisämaksu pienentää tätä liikkumavaraa.

Vahvan tunnistuksen hinta riippuu menetelmästä

Visman Professional- ja Business-paketeissa vahvasti tunnistettu allekirjoitus kuuluu samaan allekirjoituskiintiöön kuin kevyesti tunnistettu. Julkisessa hinnastossa sille ei ole omaa kappalehintaa: kustannus määräytyy paketin ja mahdollisten ylimenevien allekirjoitusten mukaan. Suomessa vahvaa tunnistamista tarvitsevalle yritykselle tämä tekee Visman vuosikulusta laskettavan, kun allekirjoittajien määrä on tiedossa.

Docusign Standardissa tavallinen sähköinen allekirjoitus sisältyy tilaukseen, mutta vastaanottajan henkilöllisyyden tarkistus on erillinen lisäpalvelu. Sen ilmoitettu 2,35 euron hinta on lähtöhinta tarkistusyritykselle, ei lupaus tietyn suomalaisen pankkitunnistusmenetelmän hinnasta tai onnistuneen allekirjoituksen kiinteästä kulusta. Standardiin kuuluu myös kertaluonteinen viiden tarkistuksen etu. Jos tarkistuksia tarvitaan jatkuvasti, etu ei poista niiden merkitystä vuosikustannuksessa.

Docusignin ID Verification -kuvaus esittelee pankkipohjaisen henkilöllisyyden tarkistuksen yhtenä mahdollisuutena. Suomen Standard-hinnasto ei kuitenkaan erittele, mikä tarkistusmenetelmä sisältyy julkaistuun lähtöhintaan tai millä ehdoin yritys saa tarvitsemansa suomalaisen menetelmän käyttöön. Juuri tämä ero estää lisäämästä yhtä yleispätevää tunnistussummaa vertailun asiakirjahintoihin.

Tekstiviesti on eri kulu kuin tunnistus

Allekirjoituskutsun toimittaminen tekstiviestillä ei tarkoita samaa kuin vastaanottajan henkilöllisyyden tarkistaminen. Visma Sign veloittaa tekstiviestikutsusta 0,20 euroa viestiltä. Docusignin tekstiviestitoimituksen lähtöhinta on 0,35 euroa toimitukselta, ja Standardissa mainitaan kertaluonteinen viiden toimituksen etu. Edellä lasketut asiakirjahinnat olettavat, ettei tekstiviestejä käytetä; jos kutsut toimitetaan niitä käyttäen, toimitusmaksu lisätään erikseen.

Palvelun valinta muuttuu olennaisesti, jos samaan asiakirjaan kerätään säännöllisesti useita allekirjoituksia tai jos osa Docusignin lähetyksistä jää kesken. Ensimmäinen tilanne kasvattaa Visman kulutettujen allekirjoitusten määrää, mutta sama kirjekuori voi edelleen riittää Docusignissa. Jälkimmäisessä tilanteessa Docusignin lähetetty kirjekuori kuluttaa kiintiötä, vaikka valmista allekirjoitusta ei synny. Vahvaa tunnistamista vaativassa käytössä vertailuun tarvitaan lisäksi Docusignilta juuri käytettävän menetelmän hinta sekä ylittävien kirjekuorten veloitus; julkaistu käyttäjähinta ei yksin kerro kokonaiskulua.

Lue myös:

• ClickUp vai Basecamp? Yhdeksäs käyttäjä voi kääntää hinnan
• Trello vai Asana? Kolmas käyttäjä kääntää ilmaisen suunnitelman
• Netvisor vai Procountor? Tositemäärä voi kääntää halvemman valinnan