ClickUp vai Basecamp? Yhdeksäs käyttäjä voi kääntää hinnan

Kun tiimillä on 4–10 aktiivista projektia, yhdeksäs maksava käyttäjä kääntää hintaedun Basecamp Studiolle: ClickUpin hinnastossa Unlimited maksaa vuosilaskutuksella 7 dollaria käyttäjältä kuukaudessa ja Basecampin hinnastossa Studio 59 dollaria kuukaudessa vuosilaskutuksella. Yhdeksän käyttäjän ClickUp-tilaus on näin 63 dollaria kuukaudessa, Studio 59 dollaria. Luvut ovat kuukausikeskiarvoja, eivät kuukausittain maksettavia laskuja.

ClickUp on vahvempi valinta, jos tiimi tarvitsee muokattavia tehtävätiloja, riippuvuuksia ja automaatioita. Basecampin kiinteä hinta ja suoraviivaisempi käyttöönotto puolestaan sopivat työhön, jossa projektit, tehtävät ja keskustelut riittävät yhteiseksi rakenteeksi. Pelkkä yhdeksän käyttäjän raja pätee kuitenkin juuri Studioon: pienemmälle projektimäärälle Basecampilla on halvempi paketti, suuremmalle taas kalliimpi.

Mitä 5, 9, 20 ja 50 käyttäjää maksavat?

Vertailussa jokainen tiimiläinen on ClickUpin maksava jäsen ja käytössä on Unlimited, ei ilmainen versio. Basecampin vertailupaketti on Studio, johon kuuluu rajaton käyttäjämäärä mutta enintään kymmenen aktiivista projektia. Molemmat hinnat ovat Yhdysvaltain dollareita ja perustuvat vuosilaskutuksen kuukausikeskiarvoon; lasku ei sisällä veroja, valuuttamuunnosta eikä mahdollisia lisäpalveluja.

• 5 käyttäjää: ClickUp Unlimited 35 dollaria ja Basecamp Studio 59 dollaria kuukaudessa. ClickUpin tilaushinta on 24 dollaria pienempi.
• 9 käyttäjää: ClickUp Unlimited 63 dollaria ja Basecamp Studio 59 dollaria kuukaudessa. Studio on neljä dollaria halvempi.
• 20 käyttäjää: ClickUp Unlimited 140 dollaria ja Basecamp Studio 59 dollaria kuukaudessa. Studion etu kasvaa 81 dollariin.
• 50 käyttäjää: ClickUp Unlimited 350 dollaria ja Basecamp Studio 59 dollaria kuukaudessa. Ero on 291 dollaria, jos Studion projektikiintiö edelleen riittää.

Kaikki käyttäjät eivät välttämättä tarkoita samaa laskutettavaa paikkaa ClickUpissa. Palvelu laskuttaa maksullisessa työtilassa organisaation sisäiset jäsenet, mutta ulkopuolisten vieraiden käyttöön liittyy erillisiä käyttöoikeuksia ja paikkarajoja. Jos osa osallistujista on asiakkaita tai muita ulkopuolisia, heitä ei pidä laskea automaattisesti maksaviksi jäseniksi. ClickUp Unlimitedin kuukausittain laskutettu hinta on 10 dollaria käyttäjältä, joten vuosilaskutuksen käännekohta ei päde kuukausilaskutukseen.

Projektiraja muuttaa halvimman paketin

Basecamp Freelancer maksaa 25 dollaria kuukaudessa vuosilaskutuksella ja sallii kolme aktiivista projektia sekä enintään 20 käyttäjää. Siksi se on Studioa halvempi vaihtoehto esimerkiksi yhdeksän hengen tiimille, jos samanaikaisia projekteja on korkeintaan kolme. Yksi projekti ei ole sama asia kuin yksi tehtävä: projektin sisällä voi olla tehtävälistoja, keskusteluja ja muita työvälineitä. Kapasiteettia ei tarvitse kuluttaa vanhoihin töihin, sillä arkistoidut tai poistetut projektit eivät vie aktiivisten projektien paikkoja.

Kun aktiivisia projekteja on 11–25, Basecamp Pro maksaa 99 dollaria kuukaudessa. Se alittaa ClickUp Unlimitedin 7 dollarin käyttäjähinnalla vasta 15 maksavan käyttäjän kohdalla: 14 käyttäjää maksaa ClickUpissa 98 dollaria ja 15 käyttäjää 105 dollaria. Yli 25 aktiiviseen projektiin Basecampin rajaton Unlimited maksaa 299 dollaria kuukaudessa vuosilaskutuksella. Siinä hintavertailu kääntyy vasta 43 käyttäjän kohdalla, koska ClickUp maksaa 42 käyttäjällä 294 dollaria ja 43 käyttäjällä 301 dollaria.

Rajojen tulkinnassa ratkaisee samanaikaisuus. Jos asiakasprojektit päättyvät ennen uusien alkua, arkistointi pitää aktiivisten projektien määrän kurissa. Jos työ vaatii useita yhtä aikaa avoimia asiakkuuksia tai erillisiä sisäisiä projekteja, pakettia ei kannata valita olettaen, että niitä voisi yhdistää yhdeksi projektiksi menettämättä selkeyttä. ClickUp Unlimitedissa on rajattomasti Spaces-alueita, kansioita ja Gantt-kaavioita, mutta eri työvirtojen rakenne täytyy silti suunnitella.

Automaatiot ja raportointi voivat painaa hintaa enemmän

ClickUp Unlimited sopii tiimille, joka haluaa tehtävien muutoksista käynnistyviä sääntöjä, mutta käytöllä on rajat. ClickUpin automaatiorajojen mukaan Unlimitedissa voi olla 500 aktiivista automaatiota ja 1 000 toimintoa kuukaudessa työtilaa kohti. Business nostaa kuukausittaisten toimintojen rajan 5 000:een, sallii rajattomasti aktiivisia automaatioita ja avaa ehdot sekä webhookit. Jos työ vaatii näitä Business-ominaisuuksia, vertailuhinta on vuosilaskutuksella 12 dollaria maksavaa käyttäjää kohti kuukaudessa.

Raja koskee toteutuneita toimintoja, joten sama sääntö voi kuluttaa kiintiötä monta kertaa kuukaudessa. Kun toimintoraja täyttyy, työtilan automaatiot pysähtyvät loppukuukaudeksi. Tämä tekee runsaasti toistuvista tehtäväpäivityksistä eri kustannuskysymyksen kuin pelkästä sääntöjen määrästä. Business-paketin lisähintaa kannattaa verrata siihen, kuinka paljon käsin tehtävää päivitystyötä sääntöjen halutaan korvaavan.

Basecampissa on raportteja ja automaattisia tilannekyselyjä sekä projektikohtaiset tehtävät ja keskustelut. Niillä saa tietoa etenemisestä ilman monimutkaista kenttärakennetta, mutta ne ratkaisevat eri ongelman kuin ehdolliset tehtäväautomaatiot. ClickUpin muokattavat kentät, näkymät ja Business-paketin laajemmat koontinäkymät palvelevat paremmin tilanteita, joissa eri projektien etenemistä pitää eritellä samoilla mittareilla. Jos raportointitarve on lähinnä tietää, mitä kukin tekee seuraavaksi ja missä päätös tehtiin, Basecampin rakenne voi riittää.

Perehdytys on osa kustannusta

The Digital Project Managerin vertailussa Basecampin käyttöönotto arvioidaan nopeaksi ja ClickUpin alkuasetukset työläämmiksi laajan muokattavuuden vuoksi. Nopeampi aloitus on erityisen hyödyllinen, jos tiimiin tulee usein uusia jäseniä tai asiakkaiden pitää löytää projektin keskustelut ja tehtävät ilman pitkää perehdytystä.

ClickUpin asetustyö voi silti maksaa itsensä takaisin, jos tiimillä on jo sovitut tilat, vastuut ja riippuvuudet, jotka halutaan kuvata täsmällisesti. Silloin perehdytys ei ole pelkkä alkuvaiheen hidaste vaan osa yhteisen prosessin rakentamista. Jos tällaisia vaatimuksia ei ole, laaja valinnanvara voi lisätä työtä, vaikka käyttäjäkohtainen tilaus olisi pienelle tiimille halvempi.

Päätöspuu tiimin todellisille tarpeille

1. Laske samanaikaiset projektit. Enintään kolme ohjaa Freelancerin vertailuun, neljästä kymmeneen Studioon ja yhdestätoista kahteenkymmeneenviiteen Prohon. Suurempi määrä vie Basecampin Unlimitediin. Freelancerissa käyttäjien enimmäismäärä rajaa vaihtoehtoa lisäksi.
2. Määritä automaation ja raportoinnin taso. Jos tarvitaan ehtoja, webhookeja tai laajoja projektien välisiä koontinäkymiä, vertaa ClickUp Businessia sopivaan Basecamp-pakettiin. Perustehtävien ja tilannekyselyjen tarve ei yksin edellytä tätä tasoa.
3. Arvioi perehdytysaika. Toistuvasti vaihtuvassa kokoonpanossa Basecampin yksinkertaisuus voi säästää aikaa. Vakiintuneessa prosessissa ClickUpin asetustyö voi tuoda tarkemman yhteisen seurannan.
4. Laske sama laskutuskausi. Kiinteää Basecamp-hintaa kannattaa verrata kaikkien maksavien ClickUp-jäsenten vuosilaskutettuun kuukausikeskiarvoon. Näin myös projektirajan takia tarvittava Basecamp-paketti tulee mukaan vertailuun.

Lue myös:

• Trello vai Asana? Kolmas käyttäjä kääntää ilmaisen suunnitelman
• MailerLite vai Brevo? Listan koko ja lähetystiheys ratkaisevat hinnan
• Ghost vai Substack? 290 dollarin kuukausitulo kääntää kuluedun