VeriFactu en 2027: dos fechas y una decisión que cambia cómo facturas

Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades que utilizan un sistema informático de facturación deben tenerlo adaptado antes del 1 de enero de 2027; el resto de obligados, incluidos los autónomos afectados, antes del 1 de julio de 2027, según el calendario vigente del BOE. Ambos plazos se ampliaron un año para permitir la adecuación de los sistemas y una implantación ordenada.

Para saber si uno de esos plazos te corresponde, identifica quién expide la factura, su territorio fiscal y la herramienta con la que factura. Si estás dentro del ámbito de la norma, puedes elegir un sistema VERI*FACTU, que remite automáticamente los registros a la Agencia Tributaria; uno sin remisión automática, que debe conservarlos con controles adicionales; o la aplicación pública gratuita si admite tus tipos de factura.

El árbol de decisión: emisor, territorio y sistema

El plazo se asigna al obligado a expedir la factura. Después hay que comprobar si sus operaciones y su forma de emisión están sujetas al reglamento de sistemas informáticos de facturación.

1. ¿Quién factura? Si el emisor tributa por el Impuesto sobre Sociedades, le corresponde el plazo de enero. Si es un profesional autónomo u otro obligado comprendido en la norma que no tributa por ese impuesto, le corresponde el de julio. Cuenta la situación fiscal del emisor, no la de su cliente: facturar a una sociedad no cambia el plazo de un autónomo.
2. ¿Qué territorio fiscal le corresponde? La normativa estatal se aplica en territorio no foral. Con domicilio fiscal en País Vasco o Navarra hay que atender a las reglas forales que correspondan, en lugar de trasladar sin más el calendario estatal. Canarias, Ceuta y Melilla están comprendidas en el ámbito estatal, con las especialidades de sus impuestos indirectos.
3. ¿Está sujeto al SII? Quien lleva sus libros de IVA mediante el Suministro Inmediato de Información queda fuera de esta obligación respecto de sus propias facturas. Las preguntas de ámbito de la AEAT también distinguen la emisión manual de la realizada con un sistema informático. Esta comprobación se hace antes de elegir modalidad.
4. ¿Cómo se expiden las facturas? Si utilizas un programa de facturación, revisa cada componente que emite facturas, incluida la caja que genera facturas simplificadas. La emisión exclusivamente manual, sin sistema informático de facturación, queda fuera de estos requisitos técnicos. Una hoja de cálculo exige mirar qué hace realmente: introducir e imprimir datos no equivale a procesarlos para generar directamente libros fiscales o contabilidad.

Qué decide la modalidad de tu sistema

La explicación técnica de la AEAT distingue el registro de facturación de la factura entregada al cliente. El sistema sujeto al reglamento genera registros de alta y, cuando corresponde, de anulación; las facturas completas y simplificadas incorporan un código QR. La factura puede seguir expidiéndose en papel o en formato electrónico: adaptar el registro fiscal no resuelve por sí solo los requisitos de intercambio de factura electrónica entre empresas.

En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite los registros a la sede de la Agencia Tributaria al generarlos. El cliente puede utilizar el QR para cotejar allí una factura verificable. En la modalidad NO VERI*FACTU, los registros no se remiten automáticamente y deben conservarse de forma íntegra, accesible y trazable. El sistema emisor aplica controles adicionales, entre ellos la firma electrónica de los registros y un registro de eventos. También incorpora QR, aunque ese código no permite verificar en la sede que el registro ya fue enviado.

La elección afecta tanto al programa como al trabajo posterior. Con VERI*FACTU, conviene saber cómo se muestran los envíos pendientes o rechazados y cómo se reintentan. Sin remisión automática, importa cómo se custodian, consultan y exportan los registros si la Administración los requiere. Por eso «compatible con VeriFactu» es una descripción insuficiente para decidir: hay que conocer la modalidad que utilizará cada sistema que expide facturas.

Cuándo encaja la aplicación gratuita

La aplicación de la Agencia Tributaria funciona en modalidad VERI*FACTU y permite elaborar facturas completas identificando al destinatario. No admite facturas simplificadas ni facturas con varios destinatarios. Si tu actividad necesita emitir tickets o facturas con varios destinatarios, ese límite descarta la aplicación para esos casos, aunque el resto de tu facturación parezca sencillo.

Antes de sustituir un programa existente por el formulario público, identifica también dónde nace cada factura. Un negocio puede emitir facturas desde su programa de gestión, una tienda en línea y una caja; la adaptación debe abarcar los sistemas que realmente las expiden. La aplicación gratuita puede encajar en una emisión de facturas completas, pero su utilidad depende de los tipos de factura y del circuito de facturación, no solo del coste del programa.

Qué preguntar al proveedor de software

Pide respuestas sobre el producto y la versión que utilizarás dentro de tu plazo. La declaración responsable de cumplimiento corresponde a una versión concreta; una promesa general de actualización no identifica por sí sola qué instalación tendrás adaptada. Estas preguntas convierten la oferta comercial en comprobaciones sobre tu facturación:

• ¿Qué versión estará operativa antes de tu fecha límite y dónde podrás consultar su declaración responsable?
• ¿Qué módulos o terminales expiden materialmente las facturas? Si caja, tienda en línea y programa de gestión intervienen en la emisión, ¿cuáles quedan cubiertos?
• ¿Genera el registro al emitir cada factura y los registros de anulación cuando proceden? ¿Incluye el QR en las facturas completas y simplificadas que emites?
• ¿El producto funciona en VERI*FACTU, permite la modalidad sin remisión automática o admite ambas? Si remite registros, ¿cómo informa de incidencias de envío y gestiona el reintento?
• Si funciona sin remisión automática, ¿cómo firma, conserva, consulta y exporta los registros de facturación y de eventos?

Una demostración con los tipos de factura que utilizas habitualmente permite comprobar esas respuestas en el circuito que tendrás que usar, incluida la caja o el canal de venta que podría quedar fuera de una actualización parcial.

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