Corregir una factura no es borrarla: sustitución y diferencias cambian el importe

Para corregir una factura emitida en España, expide una nueva factura rectificativa que identifique la original. El Reglamento de facturación permite expresar la corrección de dos maneras: con la base y la cuota finales, indicando también la rectificación efectuada, o con el importe positivo o negativo del ajuste. La primera forma se denomina sustitución; la segunda, diferencias.

Para elegir y calcular los importes, separa la base y el IVA de la factura original de los importes que deberían haber figurado. Si usas sustitución, consigna los importes finales y señala cuánto se ha corregido. Si usas diferencias, consigna únicamente la variación de base y cuota. En ninguno de los dos casos se trata de facturar de nuevo la venta completa.

La causa indica si hay que rectificar; el importe indica cómo expresarlo

Una factura rectificativa procede si la original incumple un requisito obligatorio, si la cuota repercutida se calculó incorrectamente o si se da una circunstancia que modifica la base imponible. El motivo debe quedar identificado en el nuevo documento. Una vez establecido que hay que rectificar, la elección entre sustitución y diferencias responde a cómo se van a presentar los importes, no a una obligación distinta para cada tipo de error.

1. Si el error afecta solo a un dato obligatorio, como la identificación del destinatario, señala el dato corregido y comprueba que base y cuota permanecen iguales. Mostrar los datos e importes finales mediante sustitución puede hacer más comprensible el documento; no hay un ajuste monetario que sumar a la operación.
2. Si cambia el precio o un descuento, calcula primero la base correcta y después la cuota que corresponde. Elige sustitución si quieres que la rectificativa muestre el resultado completo; elige diferencias si quieres que sus importes expresen exclusivamente el aumento o la reducción.
3. Si el error está en la cuota, calcula por separado la base y el IVA antes y después de corregirlo. No deduzcas la variación de IVA a partir del cambio en el total: la base puede permanecer igual aunque cambie la cuota.

La distinción evita confundir dos cifras con funciones diferentes. En sustitución, la base que aparece como importe final describe cuánto vale la operación corregida; en diferencias, la base de la rectificativa describe cuánto cambia respecto de la factura anterior. Por eso, antes de emitirla, conviene tener a la vista el importe original, el correcto y la resta entre ambos.

Un mismo error, dos formas de consignar los importes

Tomemos un ejemplo de cálculo: la factura original tiene una base de 1.000 € y una cuota de IVA de 210 €, pero la base correcta es 800 € y la cuota correcta, 168 €. El total válido es 968 €, frente a los 1.210 € originales. Los ejemplos de la Agencia Tributaria para el emisor muestran esta reducción por sustitución y por diferencias.

Por sustitución, la rectificativa muestra 800 € de base, 168 € de cuota y 968 € como total final. Debe indicar también la rectificación efectuada: la base anterior era de 1.000 € y la cuota anterior, de 210 €, de modo que la reducción es de 200 € y 42 €, respectivamente. En la opción de registro que utiliza los campos adicionales «base rectificada» y «cuota rectificada», estos recogen los importes originales de 1.000 € y 210 €; la base y la cuota principales recogen los importes finales.

Por diferencias, la rectificativa muestra −200 € de base, −42 € de IVA y −242 € de total. El signo negativo expresa la reducción; si la corrección aumentara la operación, la variación tendría signo positivo. En esta modalidad, el registro de facturación usa la clave «I» y deja sin rellenar los campos adicionales «base rectificada» y «cuota rectificada», porque la base y la cuota consignadas ya son el ajuste.

Ambos caminos llevan al mismo resultado: 1.000 € menos 200 € son 800 € de base, y 210 € menos 42 € son 168 € de IVA. El total de 968 € pertenece a la operación corregida; los −242 € son el cambio respecto de lo facturado antes. Intercambiar esas funciones es lo que puede convertir una reducción en una cifra de ingresos o IVA duplicada.

Qué datos deben permanecer unidos a la factura original

La rectificativa lleva su propio número, dentro de una serie específica, y su fecha de expedición. Debe identificarse como tal, describir la causa y las especificaciones modificadas, e indicar los datos identificativos de la factura corregida. El manual del IVA de la Agencia Tributaria precisa que la nueva factura debe cumplir los requisitos de una factura completa o simplificada, según corresponda, e identificar las facturas rectificadas.

En una factura completa, conserva los datos exigibles del emisor y el destinatario, la descripción de la operación, la base imponible, el tipo aplicado y la cuota separada. La fecha de expedición es la de la nueva factura; si la fecha de la operación es distinta, consigna también esta última. La referencia a la factura anterior debe permitir relacionar ambos documentos sin intentar reconstruir el vínculo solo a partir de las cantidades.

Puede rectificarse más de una factura en un único documento si se identifican todas. Existe una excepción para descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones: en esos casos puede bastar la determinación del período al que se refieren. El canje de una factura simplificada que ya cumplía los requisitos por una factura completa tampoco convierte, por sí solo, la nueva factura en rectificativa.

Cómo registrar la corrección sin sumar dos veces la venta

Conserva la factura inicial y su rectificativa como documentos relacionados. Para una rectificativa por diferencias, la variación se añade con su signo a lo ya registrado: en el ejemplo, 1.000 € de base más −200 € dejan 800 €, y 210 € de IVA más −42 € dejan 168 €. Registrar los −242 € como si fueran el nuevo total de la venta confundiría el ajuste con el resultado final.

En sustitución, los 800 € y 168 € ya son los importes correctos de la operación. Sumarlos sin más a los 1.000 € y 210 € originales daría una base de 1.800 € y una cuota de 378 €, cifras que no corresponden a la venta corregida. El registro debe tener en cuenta los importes sustituidos: mediante los campos de base y cuota rectificadas previstos para esa opción, o mediante la anotación que revierte los importes anteriores antes de incorporar los definitivos.

La comprobación útil para ambos métodos se hace por separado para base y cuota: importe original más ajuste igual a importe final. También importa distinguir el documento entregado al destinatario de los campos técnicos de un registro informático. Aunque en este último la relación de facturas rectificadas pueda ser opcional en determinados campos, la factura rectificativa debe identificar la factura a la que corrige.

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