Wrike eller Smartsheet? Licensblokke kan vende den danske pris

Smartsheet er det oplagte valg, hvis teamet planlægger i ark, og mange kolleger kun skal følge eller kommentere arbejdet. Wrike passer bedre, hvis opgaver skal gennem faste forløb med tydeligt ansvar og godkendelser. For små teams kan licensmodellen flytte regnestykket mærkbart: Wrikes priser og købsregler sætter Business til 25 USD pr. bruger om måneden ved årsbetaling og sælger konti med op til 30 pladser i blokke på fem.

Smartsheets danske prisvisning angiver 62 kr. for Pro og 132 kr. for Business pr. betalt medlem om måneden ved årsbetaling. Pro rummer højst ti betalte medlemmer og ubegrænset antal gratis bidragydere; Business giver også adgang til gratis eksterne gæster. Prisen afhænger derfor af både teamets størrelse og af, hvem der faktisk skal redigere projektplanen.

Hvad koster 6, 12 og 28 medarbejdere?

Regneeksemplet forudsætter, at alle medarbejdere har brug for en fuld, betalt plads. Med Wrike Business bliver seks brugere til ti fakturerede licenser, tolv til femten og 28 til tredive. Smartsheet Business beregnes efter antallet af betalte medlemmer. Pro er kun med i eksemplet med seks personer, fordi planen højst tillader ti betalte medlemmer.

Dollarbeløbene er omregnet med ECB’s referencekurser for 15. oktober 2026: én euro svarede til 1,1208 USD og 7,4750 DKK, altså cirka 6,6693 kr. pr. dollar. Kronetallene er vejledende månedsbeløb ved årsbetaling. Wrike fakturerer i USD, så betalingskurs og eventuelle afgifter kan ændre den faktiske udgift.

• 6 medarbejdere: Wrike Business fakturerer 10 pladser: 250 USD eller cirka 1.667 kr. om måneden. Det svarer til cirka 278 kr. pr. aktiv medarbejder. Smartsheet Business koster 792 kr. for seks betalte medlemmer; Pro koster 372 kr., hvis dens funktioner rækker.
• 12 medarbejdere: Wrike Business fakturerer 15 pladser: 375 USD eller cirka 2.501 kr. om måneden, svarende til cirka 208 kr. pr. aktiv medarbejder. Smartsheet Business koster 1.584 kr. Pro kan ikke rumme tolv betalte medlemmer.
• 28 medarbejdere: Wrike Business fakturerer 30 pladser: 750 USD eller cirka 5.002 kr. om måneden, svarende til cirka 179 kr. pr. aktiv medarbejder. Smartsheet Business koster 3.696 kr.

Blokkene gør især en forskel lige efter en licensgrænse. En sjette fuld bruger på Wrike Business løfter betalingen fra fem til ti pladser, selv om teamet kun vokser med én person. De ledige pladser kan bruges senere, men er allerede betalt. Ved 28 brugere er næsten hele blokken udnyttet, og prisen pr. aktiv bruger nærmer sig listeprisen. Sammenligningen gælder Business-planerne; en lavere planpris kan ikke bruges som direkte erstatning, hvis teamet behøver funktioner, der først følger med Business.

Hvem kan deltage uden en fuld licens?

Smartsheets gratis bidragydere kan se indhold, der er delt med dem. Med kommentartilladelse kan de også kommentere og håndtere vedhæftninger, men de kan ikke oprette eller redigere ark. Det er den afgørende grænse for et internt team: En medarbejder, som løbende ændrer rækker eller bygger automatiseringer, skal regnes som et betalt medlem. Smartsheets rollebeskrivelse skelner desuden mellem interne bidragydere og eksterne gæster.

På Smartsheet Business og Enterprise kan en ekstern gæst få gratis adgang til et delt element og redigere det, hvis vedkommende får redigeringstilladelse. Gæsten kan stadig ikke oprette egne ark. Den gæsterolle findes ikke på Pro, hvor eksterne brugere følger reglerne for medlemmer eller bidragydere. Business kan derfor være relevant, når kunder eller leverandører skal rette direkte i et delt projekt, selv om det interne antal projektledere er lavt.

Wrike skelner også mellem fulde og begrænsede brugere. Almindelige og eksterne brugere med fuld adgang kræver en betalt plads. Begrænsede bidragydere har færre rettigheder og en betalt licens til reduceret pris, mens brugere, der alene skal se indhold, kan få gratis adgang. Et team med mange deltagere bør derfor ikke sammenligne antallet af gratis konti alene: Kommentarer, redigering og oprettelse af arbejde stiller forskellige krav til adgang og betaling.

Arkplan eller styret opgaveforløb?

Smartsheet begynder med projektets rækker, kolonner og afhængigheder. Allerede Pro har tabel-, Gantt-, tavle- og kalendervisning samt formler, formularer og rapporter. Det passer til et team, der vil bevare en genkendelig arkstruktur og lade forskellige deltagere se den samme plan på hver deres måde. En projektleder kan samle status i rapporter, mens bidragydere følger og kommenterer de dele, de har fået adgang til.

Wrike kan også vise arbejde i tabeller og tavler, men det stærkere argument er styring af opgavernes vej gennem organisationen. Team-planen omfatter egne statusser, workflows og automatisering. Business tilføjer blandt andet anmodningsformularer, projektskabeloner, adgangsroller og godkendelser. Hvis indkommende arbejde skal registreres ensartet, tildeles ansvar og videreføres gennem bestemte trin, er disse funktioner mere centrale end selve visningen af planen.

Forskellen er ikke, at det ene produkt kun kan bruges til ark, og det andet kun til opgaver. Den praktiske forskel ligger i, hvad projektlederen vil gøre konsekvent: holde en fleksibel fælles plan opdateret eller håndhæve et mere defineret forløb for hver opgave. Et team, der blot skal fordele arbejde på en tavle, har ikke automatisk brug for Wrike Business og dets højere licenspris.

Automatisering og kapacitet kan kræve et dyrere trin

Smartsheet Pro omfatter 250 automatiserede udløsere om måneden. Business angiver ubegrænsede automatiseringer og tilføjer workload tracking, så arbejdsbelastning kan følges i projektplanen. Den særskilte Resource Management-løsning til mere omfattende ressourceplanlægning er et tilkøb på Business og Enterprise. Et behov for at se belastning i den løbende plan er derfor et andet køb end detaljeret planlægning af bemanding og fremtidig efterspørgsel.

Wrikes planoversigt placerer automatisering og egne workflows i Team, men anmodningsformularer, godkendelser, workload-visning, indsatsestimat og tidsregistrering i Business. Team er begrænset til højst 15 brugere. Wrikes avancerede kapacitetsplanlægning, budgettering og udvidede analyse ligger på Pinnacle, der kræver et tilbud. Integrate og tovejssynkronisering kan købes som tilvalg til lavere planer og indgår i Apex.

For et lille team med en enkel plan kan Smartsheet Pro være tilstrækkelig, så længe grænsen for medlemmer og automatiseringer passer. Ved større teams med fuld redigeringsadgang er Smartsheet Business billigere i alle tre beregnede størrelser, men prissammenligningen afgør ikke, om dets arbejdsform passer. Hvis faste anmodninger, godkendelser og rollebaseret kapacitetsstyring er selve arbejdet, kan Wrikes højere pris være relevant. Hvis kun få medarbejdere redigerer, mens resten følger projektet, bliver Smartsheets gratis bidragydere en endnu større del af regnestykket.

Læs også:

• Pleo eller Spendesk? Flere medarbejdere kan vende prismodellen
• TikTok-musik til reklame: Populære lyde kan mangle licens
• Otter eller Fireflies til danske møder? Sproglisten afgør valget