Airtable eller Notion? Læserne er gratis kun på den ene måde

Vælg Airtable, hvis arbejdet bygger på forbundne poster, og mange skal kunne læse uden at ændre dem. På betalte Team- og Business-planer udløser ren læseadgang ingen betalt plads. Det kan veje tungere end prisen pr. redaktør i et team med få, der vedligeholder data.

Vælg Notion, hvis dokumenter og fælles viden er arbejdets centrum. På betalte planer koster medlemmer en plads, selv når deres opgave blot er at læse; gratis gæster får kun adgang til inviterede sider. Derfor afhænger prisen af, om læserne skal kunne færdes i arbejdsrummet, eller om udvalgte sider er nok.

En kommentar kan ændre regningen

Rollen som læser skal afgrænses præcist. Ifølge Airtables planoversigt betales der på Team for ejere, redaktører og kommentatorer, mens brugere med ren læseadgang er gratis; på den selvbetjente Business-plan er kommentatorer også uden særskilt betaling. Samme oversigt sætter grænsen til 50.000 poster pr. base på Team og 125.000 på Business.

En person, der læser en opgavestatus, er altså ikke nødvendigvis den samme budgetpost som en person, der kommenterer direkte på posten. Har et team fem redaktører og fem kommentatorer på Airtable Team, tæller begge grupper med, selv om resten kun læser. På Business ændres regnestykket for kommentatorerne, men hver betalt plads koster mere. Det er derfor både adgangsniveau og plan, der afgør udgiften.

I Notion bestemmer medlemskab betalingen, mens en gæsts rettigheder knyttes til de sider, vedkommende inviteres til. Notions adgangsindstillinger giver mulighed for at lade en gæst se, kommentere eller redigere en side. En ekstern korrekturlæser kan dermed kommentere uden en medlemsplads, men får ikke fri adgang til teamets øvrige sider. En kollega, der løbende skal finde dokumenter på tværs af arbejdsrummet, passer bedre til medlemsrollen.

Tre fordelinger af et team på 20 personer

Regneeksemplet bruger faste roller gennem et helt år, priser i USD og årlig betaling: 20 USD pr. måned for en betalt Airtable Team-plads og 10 USD for et Notion Plus-medlem. Polaris’ eksterne beregning sætter 20 betalte pladser til henholdsvis 4.800 USD og 2.400 USD om året. Det er en sammenligning af pladser, ikke nødvendigvis af omkostningen ved 20 mennesker med forskellige opgaver.

• Fem redaktører og 15 læsere: Airtable Team koster 1.200 USD årligt, hvis læserne kun har læseadgang. Notion Plus koster 2.400 USD, hvis alle skal være medlemmer. Kan de 15 læsere i stedet være gæster med adgang til udvalgte sider, bliver prisen for de fem medlemmer 600 USD.
• Ti redaktører og ti læsere: Airtable Team koster 2.400 USD årligt. Notion Plus koster også 2.400 USD med 20 medlemmer, men 1.200 USD med ti medlemmer og ti gæster, hvis den afgrænsede gæsteadgang dækker læsernes behov.
• 20 redaktører: Alle skal have en betalt plads i begge produkter. Årsprisen bliver 4.800 USD for Airtable Team og 2.400 USD for Notion Plus.

Gæstetallene er betingede eksempler, ikke en måde at give hele Notion-arbejdsrummet gratis adgang på. De forudsætter, at læserne kan nøjes med invitationer til bestemte sider. Beregningen for Airtable forudsætter tilsvarende, at de gratis læsere ikke kommenterer på Team. Hvis én af dem får kommentatorrettigheder, øges årsprisen i eksemplet med 240 USD; et ekstra Notion-medlem øger den med 120 USD.

Beløbene er listepriser omregnet til et helt år. De omfatter ikke dansk moms, valutakurs, særlige rabatter eller andre køb, og ændringer i antal betalte pladser undervejs kan give forholdsmæssige opkrævninger. Sammenlign derfor rollerne over samme periode: En kortvarig ekstern bidragyder og en fast kollega, der dagligt søger i arbejdsrummet, har forskellige adgangsbehov, selv hvis begge hovedsagelig læser.

Postgrænsen kan gøre den billige rollefordeling irrelevant

Airtables grænse gælder hele basen, ikke kun den mest synlige tabel. Hvis en redaktion samler opgaver, udgivelser og bidragydere som forbundne poster i samme base, tæller de alle med. En tænkt base med 60.000 poster ligger derfor over Team-grænsen, selv hvis kun få personer redigerer. I det tilfælde må teamet regne på en plan med mere kapacitet frem for alene at sammenligne antallet af betalte Team-pladser.

Når en Airtable-base når sin postgrænse, kan eksisterende data fortsat bruges, men nye poster kan ikke tilføjes, før kapaciteten ændres. Det gør forventet vækst relevant for et arbejdsflow, hvor nye opgaver og udgivelser oprettes løbende. Notion tilbyder også databaser med egenskaber, filtre, relationer og visninger, men har ikke en tilsvarende offentlig fast postgrænse på prissiden. Fraværet af et tal er ikke i sig selv et mål for, hvor godt en stor database vil fungere i det daglige.

Hvad skal være arbejdets centrum?

Notion giver mest mening, når resultatet primært er tekst, som teamet skriver, finder og vedligeholder: en håndbog, beslutninger, briefinger eller anden fælles dokumentation. Opgaver kan knyttes til sider og organiseres i databaser, så teksten og overblikket findes i samme arbejdsrum. Her har den brede adgang værdi, og læsere, der skal kunne søge på tværs, bør indgå i medlemsbudgettet.

Airtable er det mere oplagte valg, når hver post er en del af en struktureret proces: en opgave får status, forbindes med en bidragyder og vises forskelligt for dem, der redigerer og dem, der læser. Planerne har også forskellige rammer for automatiseringer og API-brug; Notion Plus tilbyder databaseautomatiseringer ved siden af sit dokumentarbejde. Valget står derfor ikke på en enkelt funktionsliste. Det afhænger af, om teamets arbejde først og fremmest kræver en database med mange poster eller et fælles sted at skrive og finde viden — og af hvilke personer der faktisk skal have adgang til hvad.

Læs også:

• Fourthwall eller Shopify? Den gratis butik giver et smallere maskinrum
• Spotify eller Acast: Gratis hosting skjuler to forskellige indtægtsveje
• Deel eller Remote? 100 dollar er den mindst vigtige forskel