Eksportér Notion før flytning – ZIP-filen kan ikke genskabe arbejdsrummet

Du kan eksportere et Notion-arbejdsrum til et ZIP-arkiv med sider, databasedata og uploadede filer. Arkivet kan bruges til gennemgang eller flytning, men det kan ikke genindlæses, så arbejdsrummet straks genskabes. Ifølge Notions vejledning om sikkerhedskopier kommer private sider, som eksportøren ikke har adgang til, heller ikke med.

Vælg HTML, hvis kolleger skal kunne læse indholdet uden Notion, eller Markdown & CSV, hvis sider og databasedata skal bearbejdes til en migration. Før det gamle arbejdsrum lukkes, bør teamet kontrollere både de forventede sider, de private områder og filerne i det udpakkede arkiv.

Vælg format efter formålet

Notions eksportvejledning beskriver formaterne og oplyser, at behandling af et stort arbejdsrum kan tage op til 30 timer, mens downloadlinket udløber efter syv dage. Formatvalget bestemmer, hvad teamet kan læse og arbejde videre med efter download:

• HTML: Brug det til et arkiv, der skal åbnes i en browser. Eksporterede undersider kan ligge i egne mapper sammen med billeder og andre aktiver. Det gør formatet velegnet til at gennemgå sidernes indhold og følge lokale links i arkivet.
• Markdown: Brug det, når sidetekst skal kunne læses som tekstfiler eller bearbejdes af et andet system. Notions valg hedder Markdown & CSV, fordi hele databaser eksporteres som CSV-filer. Enkelte blokke passer ikke til Markdown; callout-blokke eksporteres eksempelvis som HTML.
• CSV: Brug databasefilerne til at gennemgå rækker og kolonner eller forberede import. CSV giver adgang til data, men ikke en færdig kopi af alle databasevisninger og den måde, teamet arbejder med dem på. Ved databaseeksport kan man vælge den aktuelle eller standardvisningen, ikke alle visninger på én gang.
• PDF: Brug det til en læsekopi af en udvalgt side eller database. Det er ikke det sikre hovedformat for en samlet flytning: Notion har varslet udfasning af PDF som eksport af hele arbejdsrummet, mens eksport af enkelte sider som PDF fortsat er beskrevet.

Hvis arkivet både skal kunne læses ved en revision og bruges som grundlag for en migration, kan to eksporter tjene forskellige formål: HTML til gennemgang og Markdown & CSV til videre behandling. Giv dem tydelige navne, og behold en oversigt over, hvilke områder de skulle omfatte. Så kan en forskel mellem filformaterne skilles fra indhold, der faktisk mangler.

Start den samlede eksport i tide

Åbn Notion på computer eller i en webbrowser. Gå til Settings → General under Workspace, og vælg Export all workspace content. Eksportmenuen på en enkelt side gælder den side og eventuelle undersider, hvis de medtages; den erstatter ikke valget for hele arbejdsrummet.

Når eksporten er klar, sendes downloadlinket normalt med e-mail. Er e-mailnotifikationer slået fra, leveres linket i Notions indbakke i appen. Hent ZIP-filen, mens linket virker, og gem den et sted, teamet stadig kan tilgå efter flytningen. En e-mail med et link er ikke i sig selv et gemt arkiv.

Hvis den samlede eksport fejler, kan vigtige sider på øverste niveau eksporteres hver for sig med undersider inkluderet. Den fremgangsmåde giver flere delarkiver, som skal holdes op mod en fortegnelse over arbejdsrummet. Ellers er det let at overse et område, selv om hver enkelt download er gennemført.

Afklar private sider før eksporten

Eksportens dækning afhænger af den konto, der starter den. En administrator får ikke automatisk andre brugeres private sider med i ZIP-filen. Teamspace-indstillinger kan også begrænse eksporten, så en vellykket download ikke alene viser, at alt arbejdsrelevant indhold er bevaret.

Lav derfor en fortegnelse over fælles sider, teamspaces, centrale databaser og private sider med indhold, der skal bevares. Bed ejeren af hvert privat område om at bekræfte, om eksportøren har adgang, eller om ejeren leverer en særskilt eksport. På Enterprise kan administratorer i visse tilfælde give adgang til bestemte sider via content search; en adgangsændring bør afklares med den ansvarlige, før en ny eksport startes.

Notér særskilte eksporter i samme fortegnelse som hovedarkivet. De bliver ikke automatisk flettet ind i det samlede ZIP-arkiv, og deres placering skal derfor være kendt, når indholdet senere skal findes eller flyttes.

Kontrollér ZIP-filen, ikke kun downloadet

Pak arkivet ud, mens det gamle arbejdsrum stadig er tilgængeligt. Behold den oprindelige ZIP-fil uændret, og gennemgå en udpakket kopi. Den medfølgende index.html kan bruges som indgang til siderne og deres lokale links.

1. Åbn vigtige sider fra forskellige dele af arbejdsrummet. Følg links til undersider, og sammenhold de fundne områder med fortegnelsen. Et manglende område kræver kontrol af adgang eller en særskilt eksport.
2. Åbn CSV-filerne fra de databaser, teamet skal bevare. Sammenhold kolonner og et udvalg af rækker med databaserne i Notion. Registrér også de visninger og relationer, som skal bygges op i destinationen, fordi selve datafilen ikke udfører den opgave.
3. Åbn sider med billeder og vedhæftninger, og åbn også et udvalg af filerne fra de udpakkede mapper. En henvisning på siden er utilstrækkelig, hvis den tilhørende fil mangler eller peger uden for arkivet.
4. Hvis Windows ikke kan åbne eller udpakke ZIP-filen, så undersøg mappestierne. Indlejrede undersider kan give stier, som Windows' indbyggede udpakning ikke håndterer. Prøv et værktøj, der kan udpakke lange stier, eller eksportér igen uden indstillingen Create folders for subpages.

Kontrollen bør ende med en konkret liste over eventuelle huller: manglende sider, filer, databaser eller særskilte private eksporter. Gem listen sammen med arkivet. Den viser, hvad teamet faktisk har bevaret, og hvad der stadig skal hentes, mens kilden er tilgængelig.

Import er en genopbygning

En ZIP-fil kan importeres i Notion, men importen konverterer understøttede filer til nye sider og databaser. Notions importvejledning angiver, at HTML og Markdown bliver til sider, mens CSV bliver til databaser; en ny CSV-import opretter ikke relationer, formler eller rollups. Importen genskaber derfor ikke arbejdsrummets opsætning alene.

Hvis destinationen er et nyt Notion-arbejdsrum, så prøv først import af et afgrænset område. Kontrollér, hvor siderne lander, om billederne følger med, og hvilke databaseegenskaber der skal oprettes igen. Store ZIP-filer kan også importeres delvist, så en afsluttet upload bør følges af kontrol af indholdet i destinationen.

Ved flytning til et andet værktøj bør formatet vælges efter dets importmuligheder og det arbejde, der kræves for at genskabe strukturen. Det er en del af valget mellem Notion og Confluence, hvis teamets databaser, sider og arbejdsgange skal fungere videre efter flytningen.

Læs også:

• Notion eller Confluence? Jira kan gøre det billigere valg dyrt at flytte
• Slack eller Teams? Microsoft 365 kan afgøre prisen før chatten
• Brug Copilot i Teams uden referat – men Purview kan stadig gemme spor