Brug Copilot i Teams uden referat – men Purview kan stadig gemme spor

Ja, en mødearrangør kan vælge Kun under mødet og bruge Copilot i et planlagt Teams-møde, mens både transskription og optagelse er slået fra. Det giver hjælp under samtalen uden et efterfølgende referat af det talte indhold. Microsofts vejledning om Copilot uden transskription oplyser samtidig, at spørgsmål til Copilot og dens svar kan blive bevaret efter organisationens Purview-politik.

Skellet går mellem mødeindhold, du kan åbne igen i Teams, og oplysninger, organisationen eventuelt beholder til compliance. Uden en gemt transskription kan Copilot ikke efter mødet opsummere den talte samtale. En tom Recap-visning er derfor ikke i sig selv bevis for, at prompts og svar er slettet fra andre systemer.

Før mødet: vælg hjælp uden efterfølgende referat

Arrangøren styrer mødeindstillingen, også hvis vedkommende ikke selv har en Copilot-licens. Kun deltagere med den nødvendige licens kan bruge Copilot. Valget kan være begrænset af organisationens mødepolitik, en mødeskabelon eller et følsomhedsmærke, så indstillingen bør afklares før et fortroligt møde.

1. Åbn Kalender i Teams, og vælg det planlagte møde, du arrangerer.
2. Åbn Mødeindstillinger, find Copilot og anden AI, og vælg Kun under mødet. Anvend ændringen.
3. Lad optagelse og transskription være slået fra. Hvis valget mangler, skal administratoren undersøge den gældende mødepolitik, skabelon og eventuelle begrænsninger for arrangøren.

Indstillingen starter ikke Copilot, når mødet begynder. Den gør det muligt for en licenseret deltager at slå funktionen til fra mødekontrollerne. Hvis nogen senere starter transskription eller optagelse, ændrer det, hvad der kan være tilgængeligt efter mødet; Kun under mødet spærrer ikke i sig selv for en sådan ændring.

Under mødet: hvad Copilot bruger

En licenseret deltager vælger Copilot i mødekontrollerne og bekræfter aktiveringen. Copilot bruger midlertidig tale til tekst fra mødets lyd til at svare på spørgsmål, foreslå opgaver og formulere noter, mens samtalen foregår. Denne behandling er forskellig fra en gemt transskription, som kan læses igen efter mødet.

Den enkelte deltagers samtale med Copilot er privat i mødevinduet; andre deltagere kan ikke se vedkommendes spørgsmål og svar dér. En deltager, der kommer sent ind, kan dog få hjælp om det, der er sagt, siden Copilot blev startet. Eksterne deltagere kan ikke selv bruge denne tilstand, selv hvis de har en Copilot-licens.

Hvad er tilgængeligt under og efter mødet?

Microsofts oversigt over Copilot i Teams-møder skelner mellem hjælp under mødet, transskriberet tale og den særskilte mødechat. Valget har disse følger:

• Kun under mødet, ingen transskription: Copilot kan besvare spørgsmål om samtalen, mens mødet er i gang. Efter mødet er der ingen gemt tale at spørge Copilot om i Recap, og den midlertidige tale til tekst kan ikke genskabes derfra. Mødechatten kan fortsat bruges som chat.
• Kun under mødet, transskription startes senere: Copilot fortsætter under mødet og kan bagefter arbejde med den del af talen, der faktisk blev transskriberet. Den tidligere del får ikke en transskription med tilbagevirkende kraft.
• Under og efter mødet: Transskription kræves, før Copilot kan bruges på denne måde. Når den findes, kan Copilot hente indhold fra transskriptionen efter mødet via mødechatten eller Recap, så længe transskriptionen er tilgængelig.
• Copilot slået fra for mødet: Copilot kan ikke bruges til mødesamtalen, og optagelse og transskription er også slået fra i denne mødetilstand. Copilot i mødechatten kan stadig arbejde med chatbeskeder, hvis brugeren har adgang.

Det er altså muligt at have en mødechat efter et møde uden at have en Copilot-opsummering af det sagte. Hvis en deltager spørger Copilot i chatten bagefter, vil et møde uden transskription kun give den skrevne chat som kilde. En beslutning, der kun blev sagt højt, kan ikke hentes frem fra den chat som en transskriberet beslutning.

Skal en beslutning gemmes uden at transskribere hele mødet, må deltagerne selv lægge den i den kanal eller det dokument, organisationen bruger til beslutninger. Det skaber nyt indhold med egne adgangs- og opbevaringsregler. Copilots forslag under mødet bliver ikke automatisk et arkiv over det, der blev sagt.

Administrator: afklar Purview-sporet

Arrangørens valg i Teams bestemmer, hvad der oprettes som gemt mødeindhold. Det fastsætter ikke alene organisationens regler for Copilot-interaktioner. Administratoren bør skelne mellem transskription og optagelse på den ene side og prompts og svar på den anden, når organisationen beskriver sin opbevaring.

Der er dog en væsentlig usikkerhed: Microsofts compliance-oversigt for Copilot i Teams angiver, at auditing, eDiscovery og retention ikke understøttes, når transskription er slået fra. Det står i spænd med muligheden for Purview-opbevaring af prompts og svar beskrevet for samme mødetilstand. Administratoren bør derfor afklare den konkrete funktion og politik i organisationens miljø, før deltagerne får et kategorisk løfte om enten opbevaring eller sletning.

Hvis organisationen bruger Purview til at bevare Copilot-interaktioner, er den relevante kontrol, hvilke brugergrupper og politikker der er omfattet, og hvilken opbevaring de faktisk medfører. Et manglende møde-referat fortæller ikke, hvordan disse regler er sat. Den kontrol hører hos administratoren eller organisationens compliance-funktion, ikke i arrangørens valg af Copilot-tilstand.

Fortæl deltagerne om valget, før Copilot startes

Ved fortrolige møder bør arrangøren kort fortælle, at Copilot kan behandle det talte indhold under mødet, at mødet ikke bliver transskriberet eller optaget, og at organisationens håndtering af spørgsmål og svar skal vurderes særskilt. Det giver deltagerne et retvisende billede af valget, før nogen aktiverer funktionen. Beskeden bør afspejle den faktisk afklarede Purview-politik frem for at love, at alt forsvinder.

Hvis transskription ønskes senere, bør ændringen siges højt, før den startes. Fra det tidspunkt kan en gemt version af talen og efterfølgende Copilot-brug blive mulig. Deltagerne kan dermed tage stilling til, om den resterende del af samtalen også skal kunne bruges bagefter.