Gemini eller Microsoft 365 Copilot? Flytningen kan koste mere end AI'en

For en virksomhed, der allerede bruger Google Workspace eller Microsoft 365, er den eksisterende kontorpakke normalt det bedste udgangspunkt for valget af indbygget AI. Assistenten bliver mest anvendelig, når den arbejder med de mails, filer og møder, medarbejderne bruger i forvejen. Et platformsskifte alene for at få den anden assistent kan derfor koste mere i flyttearbejde end i AI-licenser.

Valget afhænger især af, hvor meget AI der skal være inde i arbejdsapps, og om den skal kunne bruge virksomhedens eksisterende indhold. Google Workspace Business Starter og Microsofts Copilot Chat giver begge adgang til AI, men de svarer ikke til de bredere funktioner i henholdsvis Business Standard og en betalt Copilot-pakke. Licensprisen er kun én del af sammenligningen; administration, adgangsrettigheder og overgangsarbejde hører med.

Hvilken AI følger med pakkerne?

Googles pris- og funktionsoversigt angiver amerikanske normalpriser ved årlig binding på 7 dollar pr. bruger om måneden for Business Starter og 14 dollar for Business Standard. Starter omfatter Gemini i Gmail og grundlæggende adgang til Gemini-appen. Standard udvider hjælpen til blandt andet Docs, Sheets, Slides, Drev, Meet og Chat og giver udvidet adgang til Gemini-appen. Derfor er Standard det relevante Google-udgangspunkt, hvis virksomheden ønsker AI på tværs af dokumenter, filer og møder.

Forskellen er konkret i det daglige arbejde. Med Starter kan en medarbejder få hjælp til en mail eller åbne Gemini-appen, men pakken omfatter ikke den samme AI-hjælp direkte i et delt dokument eller i Drev. Standard giver også mulighed for AI-hjælp til at finde og sammenfatte filer samt til noter og opsummeringer i Meet. Det er funktioner, der kan være vigtigere end kvaliteten af et løsrevet chatsvar.

Microsofts amerikanske Copilot-oversigt viser Business Standard med Copilot til 23,50 dollar og Business Premium med Copilot til 32 dollar pr. bruger om måneden ved årsbetaling. Den særskilte Microsoft 365 Copilot Business-licens har en normalpris på 21 dollar pr. bruger om måneden ved årsbetaling oven i et kvalificerende grundabonnement. De betalte løsninger giver arbejdsbaseret chat og Copilot i apps som Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams. Premium-pakken føjer blandt andet stærkere identitetsstyring, beskyttelse mod cybertrusler og håndtering af følsomme data til kontorpakken.

Copilot Chat følger med kvalificerende Microsoft 365-abonnementer uden særskilt Copilot-licens. Den kan bruges til webbaseret chat og til materiale, brugeren selv stiller til rådighed, men den giver ikke den samme brede adgang til virksomhedens mails, filer og samtaler gennem Microsoft 365. En virksomhed, der vil søge på tværs af sit arbejdsindhold eller bruge Copilot gennemgående i Office-apps, skal derfor regne med den betalte løsning. Eksisterende Microsoft-kunder kan tildele den til de medarbejdere, der har behovet, i stedet for at købe den til alle.

Filer og adgangsrettigheder bestemmer nytten

Datasøgning gør forskellen mellem en generel assistent og en, der kan svare med udgangspunkt i virksomhedens arbejde. På Google-siden er Drev og de delte dokumenter centrale; på Microsoft-siden er det blandt andet Outlook, Teams, OneDrive og SharePoint. Ligger væsentlige projekter fortsat på den gamle platform, må medarbejderne arbejde på tværs af to steder, mens overgangen står på. Det kan mindske værdien af den nye AI, selv om dens licens er aktiv.

Adgang til indhold er også et sikkerhedsspørgsmål. Microsofts sikkerhedsvejledning beskriver, at Copilot følger eksisterende tilladelser, og at for bredt delt eller dårligt styret indhold kan påvirke svar og øge risikoen for uønsket deling. En Copilot-licens rydder således ikke op i gamle SharePoint-rettigheder. Ved et platformsvalg skal udgiften til at gennemgå delte mapper, gæsteadgang og ejerskab ses som arbejde med den samlede løsning, ikke blot som teknisk efterbehandling.

Regnestykke uden platformsskifte

Et tænkt regnestykke for 20 brugere kan sammenligne amerikanske normalpriser uden kampagner, afgifter og ekstra tillæg. Hvis virksomheden allerede bruger Google Workspace Business Standard, er abonnementet 20 × 14 dollar × 12 måneder, altså 3.360 dollar om året, med den beskrevne Gemini-adgang inkluderet. Et hold på Microsoft 365 Business Standard med Copilot koster efter samme metode 5.640 dollar om året; Business Premium med Copilot koster 7.680 dollar. Beløbene er samlede pakkepriser, ikke isolerede priser på AI.

For en virksomhed, der allerede betaler for et kvalificerende Microsoft 365-abonnement, er den særskilte Copilot Business-licens et andet regnestykke. Til normalprisen bliver tillægget for alle 20 brugere 5.040 dollar om året oven i deres eksisterende abonnement. Hvis kun halvdelen behøver fuld Copilot, bliver AI-tillægget 2.520 dollar om året, mens resten kan bruge de funktioner, grundpakken giver. Den selektive model ændrer ikke grundabonnementets pris, men den undgår at betale for fuld Copilot til medarbejdere, som primært har brug for chat.

Regnestykke med flytning til Microsoft 365

Antag i stedet, at de 20 brugere er på Google Workspace Business Standard og flytter til Microsoft 365 Business Standard med Copilot. Den nye pakke koster 5.640 dollar for et år efter de amerikanske priser ovenfor. Hvis virksomheden samtidig betaler for tre måneders Google-abonnement under overgangen, lægger det 840 dollar til regnestykket, forudsat at aftalen tillader ophør efter perioden. Før arbejdstid er udgiften dermed 6.480 dollar, sammenholdt med 3.360 dollar for et år på den eksisterende Google-pakke.

Overgangen kræver særskilt arbejde med mail og filer. Microsofts migrationsvejledning beskriver adskilte forløb fra Gmail til Microsoft 365 og fra Google Drev til OneDrive og SharePoint. Den skelnen har betydning for planlægningen: postkasser, delte filer og deres placeringer flyttes ikke som én samlet arbejdsproces. Medarbejderne skal desuden lære, hvor materialet findes og deles efter skiftet.

Antag som et rent regneeksempel 50 timers migration, kontrol og oplæring til en omkostning på 100 dollar i timen. Arbejdet koster da 5.000 dollar. Lagt sammen med de antagne 840 dollar i parallelle Google-licenser bliver overgangsomkostningen 5.840 dollar, hvilket er mere end de 5.040 dollar for et års særskilte Copilot Business-licenser til alle 20 brugere. Første år med den nye Microsoft-pakke, det antagne overlap og arbejdet lander på 11.480 dollar. Timer, sats og overlap er forudsætninger i eksemplet, ikke priser eller tidskrav fra leverandørerne.

Hvad betyder priserne i Danmark?

Dollarregnestykket gør pakkernes indbyrdes størrelse synlig, men det er ikke et dansk tilbud. Microsofts danske produktside viser Business Standard med Copilot til 151,97 kr. pr. bruger om måneden ved årsbetaling med Teams og 131,21 kr. uden Teams, begge eksklusive moms. For 20 brugere svarer udgaven med Teams til 36.472,80 kr. om året før moms. Valget af Teams, betalingsperiode og eksisterende aftaler skal derfor være ens, før danske tilbud sammenlignes.

Hvis mail, dokumenter og møder allerede fungerer på én platform, taler det for først at vælge det AI-niveau, som opgaverne kræver dér. Et skifte kan være velbegrundet, når virksomheden også ønsker andre dokumentarbejdsgange, mødefunktioner eller sikkerhedsværktøjer. Så er migration og oplæring en del af platformsbeslutningen og skal stå i samme budget som licenserne.

Læs også:

• Proton Mail eller Tuta? Mailklienten kan afgøre mere end krypteringen
• Docker eller Podman: Rootless-sikkerhed har en målbar pris
• YouTube-medlemskab eller Patreon: 70 procent møder en direkte fanliste