Eksportér Slack-data – ZIP-filen indeholder ikke dine delte filer

En Slack-eksport i JSON giver dig beskedhistorik og links til delte filer, men ikke filerne selv. Slacks beskrivelse af ZIP-arkivet gør også en afgrænset undtagelse klar: En Enterprise-eksport af én brugers samtaler i TXT-format kan indeholde filer, som den valgte bruger har sendt.

Skal historikken bruges til arkiv, migration eller compliance, skal du først vælge, hvilke samtaler udtrækket skal dække. Hent derefter de filer, du vil bevare, mens workspacet stadig er tilgængeligt. Et fungerende fillink er en henvisning til Slack, ikke en selvstændig kopi i dit arkiv.

Afklar rettigheder og samtaleomfang

Slacks oversigt over eksportmuligheder angiver, at beskeder og fillinks fra offentlige kanaler kan eksporteres på Free, Pro, Business+ og Enterprise. Workspace-ejere og administratorer kan starte en eksport af offentlige kanaler. På Free omfatter eksporten dog kun links til filer fra de seneste 90 dage.

På Free og Pro er en almindelig eksport af private kanaler og direkte beskeder ikke tilgængelig. På Business+ kan en workspace-ejer ansøge om adgang til eksport af alle kanaler og samtaler; godkendelsen skal være på plads, før den eksporttype kan vælges. På Enterprise skal en organisationsejer anmode om adgang til de relevante selvbetjente eksportværktøjer. Den person, der kan eksportere offentlige kanaler, har derfor ikke nødvendigvis adgang til et udtræk af alle samtaler.

Afgræns behovet før eksporten: Skal arkivet kun rumme offentlige kanaler, eller skal det også omfatte private kanaler, direkte beskeder og gruppebeskeder? Skriv den valgte eksporttype og det ønskede datointerval ned. Hvis formålet er migration, er det også væsentligt at skelne mellem et dataudtræk og en fil, der kan importeres: Eksporter fra en Enterprise-organisation kan ikke importeres i andre workspaces.

Opret eksporten, og gem dens afgrænsning

På Free, Pro og Business+ åbner du Slack på computeren og vælger Admin → Workspace settings → Security → Import & export data → Export. Vælg eksporttype, hvis du har flere tilgængelige, og angiv datointervallet under Export date range. Start eksporten. Når Slack sender besked om, at filen er klar, åbner du eksportsiden fra e-mailen og henter ZIP-filen via Ready for download.

På Enterprise begynder du i organisationens indstillinger: Vælg Tools & settings → Organization settings → Security → Exports. Her vælger du en eksportmulighed, dens omfang og eventuelle parametre og format. Når eksporten er færdig, hentes ZIP-filen fra fanen Downloads på eksportsiden. Tilgængelige valg afhænger af de eksportværktøjer, organisationen har fået adgang til.

Gem sammen med ZIP-filen, hvilken organisation eller hvilket workspace du eksporterede fra, hvem udtrækket omfatter, eksporttypen og datointervallet. De oplysninger er nødvendige, når en manglende samtale senere skal forklares: Den kan ligge uden for den valgte periode eller samtaletype. Registrér også, om der var tale om en enkeltstående eksport eller et planlagt, tilbagevendende udtræk.

Find beskederne i JSON-arkivet

I en JSON-eksport ligger beskederne i mapper for de samtaler, der er medtaget. Hver mappe har separate JSON-filer for de datoer, hvor der findes beskeder. channels.json beskriver offentlige kanaler, mens groups.json og dms.json hjælper dig med at finde henholdsvis private kanaler og direkte beskeder i en eksport af alle samtaler. Brugeroplysninger findes i users.json; ved eksport fra en Enterprise-organisation hedder filen org_users.json.

Begynd med en samtale, du på forhånd forventer i udtrækket. Find afsenderens id i brugerfilen, slå samtalen op i den relevante referencefil, og åbn derefter samtalens mappe og datofil. Beskedens tekst står i feltet text, afsenderen i user og tidspunktet i ts. Den fremgangsmåde er mere præcis end blot at tælle mapper i ZIP-filen.

En mappe optræder kun, hvis der er beskeder fra samtalen i det valgte datointerval. En opbevaringsregel kan også have fjernet ældre historik, før eksporten blev lavet. Mangler en forventet samtale, skal du derfor sammenholde dens type, det valgte interval og workspaceets opbevaring, før du konkluderer, at udtrækket er fejlbehæftet.

Hent filer og canvases særskilt

Et fillink findes i den JSON-besked, hvor filen blev delt, under oplysningerne om filer. Åbn samtalens mappe og datofilen for delingen, og brug linket til at finde filen i det eksisterende workspace. Sletning af filen, kanalen eller workspacet kan gøre linket ubrugeligt. Hent derfor de nødvendige filer, før du lukker noget, og gem en forbindelse mellem hver lokal kopi og den besked, den hører til.

Slacks vejledning til filhentning beskriver download af en enkelt fil fra computerens Slack-app og samlet download, når flere filer er vedhæftet samme besked. Kontrollér efter hentning, at filerne faktisk kan åbnes uden at følge et link tilbage til Slack. Hvis en henvisning ikke virker, skal den registreres som en manglende fil, ikke tælles som bevaret indhold.

Canvases kræver en tilsvarende særskilt kontrol. En JSON-eksport kan indeholde canvases.json med downloadlinks til tilgængelige canvases i HTML-format. Ved en eksport, der kun omfatter offentlige kanaler, gælder det canvases delt i offentlige kanaler. Et link i referencefilen er ikke det samme som en gemt HTML-kopi.

Efterkontrollér arkivet før lukning eller migration

Sammenhold først ZIP-filens indhold med den afgrænsning, du noterede før eksporten. Find en kendt besked i en offentlig kanal og, hvis eksporttypen omfatter dem, en kendt besked i en privat kanal eller en direkte samtale. Kontrollér afsender, tekst og dato i de relevante JSON-filer. Fravær af private samtaler i en eksport af offentlige kanaler er en grænse for eksporttypen, ikke et bevis for, at samtalerne aldrig fandtes.

Vælg dernæst beskeder med delte filer fra de samtaletyper, arkivet skal dække. Prøv deres links, og sammenhold hver fil, der skal bevares, med en særskilt hentet kopi. Gør det samme for relevante canvases. Notér utilgængelige links og manglende kopier, mens der stadig er tid til at undersøge dem i Slack.

Opbevar kontrolresultatet sammen med udtrækket: eksportens omfang, de samtaler og filer du fandt, og de mangler der står tilbage. Så kan arkivet bruges på sine faktiske vilkår, også efter at adgangen til det oprindelige workspace er ophørt.

Læs også:

• Eksportér Google-data med Takeout – arkivet udløber efter syv dage
• Fabric IQ åbner Power BI-data for AI-agenter – rettighederne følger med
• Slack eller Teams? Microsoft 365 kan afgøre prisen før chatten