Flyt Drive-filer før jobskiftet – mapper beholder ikke samme ejerskab

Før en medarbejder skifter rolle eller forlader organisationen, skal ejerskabet af de arbejdsfiler, medarbejderen ejer, sikres særskilt. En ny ejer af en Google Drive-mappe overtager ikke automatisk filerne i den, og en arbejds- eller skolekonto kan kun overføre ejerskab til en person i samme organisation. Det fremgår af Googles vejledning om ejerskab.

Der er tre relevante forløb: Overfør udvalgte filer til en kollega, lad en administrator overføre de filer, medarbejderen ejer, samlet, eller flyt teamets indhold til et fællesdrev. Valget afhænger af, hvem der ejer filerne nu, hvor de skal ligge bagefter, og hvilken adgang samarbejdspartnere fortsat skal have.

Kortlæg ejere og adgang før overdragelsen

Begynd med de projektmapper, som kolleger fortsat skal bruge. Åbn delingsoplysningerne for vigtige filer og undermapper, og noter deres registrerede ejere. I en mappe med indhold oprettet af flere personer kan mappeejeren kun råde over sine egne filer ved en ejerskabsoverførsel.

Skeln også mellem direkte adgang til en fil og adgang, der kommer fra en overordnet mappe. Noter især eksterne samarbejdspartnere, som fortsat skal kunne åbne indholdet. Den forskel får betydning, hvis indholdet flyttes til et fællesdrev: Adgang fra en tidligere overordnet mappe følger ikke nødvendigvis med.

Markér filer, som medarbejderen kan redigere, men som en anden ejer. De bliver ikke omfattet af en samlet overførsel af medarbejderens ejede filer. Er ejeren ekstern, kræver filen særskilt håndtering, selv om den ligger midt i organisationens arbejdsmappe.

Lad administratoren overføre medarbejderens filer samlet

Ved mange filer kan en Google Workspace-administrator overføre ejerskabet samlet mellem konti i samme organisation. Ifølge Googles administratorvejledning skal modtagerens konto være aktiv, have Drive slået til og have tilstrækkelig lagerplads. Den afgående konto må ikke allerede være slettet eller være omfattet af en juridisk tilbageholdelse i Vault.

Forbered filerne, før overførslen startes. Flyt filer ud af papirkurven, hvis de skal med; elementer dér overføres ikke. Filer, der har mistet deres overordnede mappe, kan findes med søgningen is:unorganized sammen med ejerens mailadresse og placeres i brugerens Mit drev. Administratoren bør suspendere den afgående konto under arbejdet, så brugeren ikke opretter eller flytter indhold imens.

1. Åbn Google Administrationskonsol, og gå til Apps, Google Workspace, Drive og Docs, Overfør ejerskab. Handlingen kræver administratorrettighed til Drive og Docs.
2. Vælg den nuværende ejer som afsender og en aktiv intern konto som modtager, og start overførslen.
3. Afvent bekræftelsen, som sendes til den nye ejer, den tidligere ejer og administratoren. Gennemgå derefter de overførte filer, før den gamle konto slettes.

Når filer skifter ejer, oprettes en overførselsmappe i den nye ejers Mit drev. Den er dog ikke en fuldstændig liste over alt, der skiftede ejer: En fil i en anden persons Mit drev kan blive i sin eksisterende mappe, hvis den er delt med den nye ejer. Overførslen ændrer heller ikke i sig selv, hvem der har adgang til filerne. Den tidligere ejer kan fortsat redigere overførte filer, indtil kontoen slettes eller tilladelserne ændres.

Overfør enkelte filer til en kollega

Individuel overførsel passer, når en bestemt kollega skal eje et afgrænset antal filer. Den nuværende ejer skal først dele hver fil med modtageren. På en computer findes filen i Drive; højreklik, vælg Del, åbn menuen ved modtagerens navn, og vælg Overfør ejerskab.

Gentag handlingen for filerne inde i en mappe, selv om mappen allerede har fået ny ejer. For arbejds- og skolekonti behøver en modtager i samme organisation ikke acceptere ejerskiftet. Ved mange ændringer kan det tage tid, før alle nye ejere fremgår, så kontrollér oplysningerne på de vigtigste filer bagefter.

En medarbejder kan ikke selv overføre ejerskabet af en fil, vedkommende kun har redigeringsadgang til. Bed den registrerede ejer om at overdrage filen, eller lad en administrator undersøge mulighederne for en internt ejet fil. Direkte ejerskabsoverførsel til eller fra en ekstern konto understøttes ikke i administratorens samlede overførsel; en kopi kan være en mulighed for en enkelt ekstern fil, men dens URL og deling skal da vurderes på ny.

Flyt teamets indhold til et fællesdrev

Et fællesdrev er relevant, når filerne fremover skal høre til teamets fælles område. Som udgangspunkt kan en bruger flytte filer og mapper, vedkommende selv ejer, fra Mit drev; flytning af en mappe kræver desuden rollen som administrator af fællesdrevet. Organisationens administrator kan give filredaktører mulighed for også at flytte filer, de ikke ejer.

Den vigtigste adgangsforskel er, at Googles vejledning om fællesdrev skelner mellem direkte deling og tilladelser arvet fra en tidligere overordnet mappe: De arvede tilladelser kopieres ikke med ved flytningen. En ekstern samarbejdspartner, der kun havde adgang gennem den gamle mappe, kan derfor miste adgangen. Giv den nødvendige adgang på fællesdrevet, den flyttede mappe eller filen inden for organisationens delingsregler. Flyttes en overordnet mappe med dens undermappe, kan undermappen fortsat arve tilladelser fra den flyttede mappe.

Undersøg ejeren af hvert element, inden en hel mappe flyttes. En intern bruger kan ikke flytte filer eller mapper, som ejes af nogen uden for organisationen, selv om den eksterne ejer er medlem af fællesdrevet. Hvis et element ikke kan flyttes, kan Drive oprette en genvej i fællesdrevet for at bevare mappestrukturen. Genvejen betyder, at selve elementet ikke er flyttet med.

Kommer der en meddelelse om elementer, som ikke kunne flyttes, kan listen hentes som CSV med en fejlkode for hvert element. INSUFFICIENT_PERMISSION peger på manglende rettigheder, mens OWNER_MUST_BE_MEMBER_OF_DESTINATION_SHARED_DRIVE betyder, at ejeren skal være medlem af måld revet. Gennemgå listen, ret den konkrete hindring, og kontrollér filens faktiske placering. En mappe, der ser komplet ud, kan stadig rumme genveje til filer uden for fællesdrevet.

Kontrollér filerne før kontoen lukkes

Åbn de vigtigste filer fra den nye ejers konto eller fra fællesdrevet. Kontrollér både ejer, placering og adgang for de interne og eksterne personer, der skal fortsætte arbejdet. Sammenhold kontrollen med oversigten fra før overdragelsen og en eventuel CSV-liste over elementer, der ikke kunne flyttes.

Først når de nødvendige filer faktisk er overført eller flyttet, og samarbejdspartnerne kan åbne dem, bør den afgående medarbejders adgang fjernes eller kontoen slettes. Det er især vigtigt, hvis en overført mappe indeholdt filer med andre ejere, eller hvis et fællesdrev viser genveje i stedet for de oprindelige filer.

Læs også:

• Shopify eller WooCommerce? Hastighed kræver ikke samme arbejde
• GitHub Actions eller GitLab CI? Samme pipeline kan tage dobbelt så lang tid
• Skriv en AI-politik, før medarbejdere kopierer persondata ind