Pleo eller Spendesk: Flere brugere kan ændre regnestykket

For et lille dansk team med enkle godkendelser er Pleo lettest at budgettere. Pleos danske prisliste angiver Start til 74 kr., Build til 129 kr. og Optimise til 164 kr. pr. bruger om måneden. Start faktureres månedligt og tillader én administrator; Build og Optimise faktureres årligt og kræver mindst tre brugere. Prisen vokser derfor med antallet af betalende brugere, men den billigste plan er kun relevant, hvis dens funktioner dækker arbejdet.

Spendesk er især værd at sammenligne med Pleo, når mange medarbejdere skal have adgang. Spendesks prisbeskrivelse bygger på et fast månedligt platformgebyr og en variabel del for kortkøb, fakturabetalinger og udlæg; betalte planer har ikke et særskilt gebyr pr. aktiv bruger. Der offentliggøres ingen dansk sats, som kan sættes direkte over for Pleos brugerpris. Flere medarbejdere kan dermed ændre forholdet mellem modellerne, mens flere transaktioner og nødvendige tillæg kan trække Spendesks pris op.

Årsprisen ved 5, 25 og 100 brugere

Hvis alle brugere betaler samme sats hele året, er Pleos abonnementspris antal brugere ganget med månedsprisen og derefter med tolv. Det giver et sammenligneligt udgangspunkt, men beløbene nedenfor er betingede regneeksempler. Betalingsgebyrer, valutaveksling og eventuelle udlæg ligger uden for abonnementet.

5 brugere: Start koster 4.440 kr. om året, Build 7.740 kr. og Optimise 9.840 kr. Et team, der primært bruger firmakort og samler kvitteringer, kan tage udgangspunkt i Start. Private udlæg og godkendelser gør Build mere relevant.
25 brugere: Start koster 22.200 kr., Build 38.700 kr. og Optimise 49.200 kr. om året. Her betyder valget af plan væsentligt mere for budgettet, og det er nødvendigt at skelne mellem ansatte, der skal bruge platformen, og ansatte uden adgangsbehov.
100 brugere: Ren multiplikation giver 88.800 kr. for Start, 154.800 kr. for Build og 196.800 kr. for Optimise om året. Det viser virkningen af brugerprisen, men er ikke en anbefaling af Start til en stor organisation eller et tilbud på en koncernløsning.

Regnestykket for Spendesk afhænger i stedet af platformaftalen og aktiviteten. Hvis antallet af brugere stiger, mens antallet af kortkøb, fakturabetalinger og udlæg er uændret, tilføjer modellen ingen brugerlicens. Hvis flere ansatte også skaber flere transaktioner, vokser den variable del. Derfor kan en pris for et lille team ikke fremskrives til en større virksomhed ved blot at gange med medarbejderantallet.

En fair årssammenligning kræver samme antagelser om brugere, køb, udlæg og fakturaer på begge sider. Pleos beregnede abonnement kan bruges som en synlig reference, mens et Spendesk-tilbud må vise både platformgebyr, forventet transaktionsbetaling og de funktioner, virksomheden faktisk behøver.

Godkendelser kan flytte valget til en dyrere plan

Pleo placerer godkendelsesflow for forbrug og fakturaer i Build. Optimise tilføjer avancerede godkendelsesflow for fakturaer, mens Scale også omfatter avancerede godkendelsesflow for forbrug. En virksomhed med flere ansvarlige eller forskellige regler for køb og leverandørfakturaer må derfor sammenligne den plan, der kan rumme forløbet, frem for alene at bruge Start-prisen.

Spendesk kan knytte godkendelser til blandt andet omkostningssted, udgiftstype og beløbsgrænse. Spendesks vejledning til godkendelsesflow beskriver både alternative godkendere på samme trin og flere trin, der gennemføres i rækkefølge. Den præciserer også, at nogle betingelser afhænger af abonnementet. Et forløb, hvor en afdelingsleder godkender et udlæg, mens en faktura skal videre til økonomiafdelingen, bør derfor indgå konkret i tilbuddet.

Forskellen har en arbejdsomkostning, som ikke fremgår af en licenspris: Et flow, der ikke kan sende de rette udgifter til de rette personer, kræver manuel omfordeling. Omvendt har et lille team sjældent gavn af at betale for flere regler, end det bruger. Godkendelsesbehovet bestemmer således både den relevante plan og værdien af dens automatisering.

Firmakort, udlæg og fakturaer koster forskelligt

Begge platforme tilbyder fysiske og virtuelle firmakort samt håndtering af medarbejderudlæg. Hos Pleo omfatter Start kort og grundlæggende fakturabehandling, herunder aflæsning af fakturadata. Rapportering af private udlæg og direkte tilbagebetalinger begynder i Build; direkte tilbagebetalinger har desuden et særskilt procentgebyr. En lav abonnementspris fortæller derfor ikke hele historien for et team, hvor medarbejdere ofte betaler privat først.

Spendesk har kort, udlæg og kvitteringshåndtering i sin grundpakke. Accounts Payable til leverandørfakturaer vises derimod som et tillæg, ligesom avancerede godkendelsesregler. Hvis virksomheden har mange leverandørfakturaer, skal tillæggets pris med i sammenligningen med en Pleo-plan, der dækker fakturaforløbet. Få fakturaer og mange kortkøb giver et andet omkostningsbillede end få kortkøb og omfattende fakturagodkendelse.

Det er også forskellige opgaver at betale et løbende abonnement med et virtuelt kort, refundere et privat udlæg og behandle en leverandørfaktura. De kræver hver deres kvitteringer, kontrol og bogføring. Fordelingen mellem betalingstyperne er derfor mere oplysende end et samlet antal ansatte, når Spendesks variable pris skal holdes op mod Pleos abonnement og øvrige gebyrer.

Flere selskaber ændrer den relevante Pleo-pris

Et Pleo-firmakort bruges til et køb, som derefter skal indgå i virksomhedens udgiftshåndtering.

For en virksomhed med flere juridiske enheder er Pleos almindelige brugerpris ikke nødvendigvis det rigtige sammenligningspunkt. Pleos pris for Scale begynder ved 2.290 kr. om måneden og omfatter administration af flere enheder samt avancerede godkendelsesflow. Den viste startpris inkluderer tre brugere, mens yderligere brugergrænser tilpasses i et tilbud. Ganget med tolv er startprisen 27.480 kr. om året, men den kan ikke bruges som færdig årspris for 25 eller 100 brugere.

Spendesk beskriver arbejdsgange og rapportering på tværs af enheder i grundpakken, mens mere omfattende styring af flere juridiske enheder står som tillæg. Samlet udsyn over selskabernes udgifter og særskilte regler, godkendere og betalingsforløb for hvert selskab er forskellige behov. De kan derfor føre til forskellige tilbud, selv når antallet af medarbejdere er ens.

For et lille team med ét selskab giver Pleos offentliggjorte planer det klareste første budget. Ved mange brugere, flere selskaber eller tunge godkendelsesforløb er den relevante sammenligning et samlet Pleo-tilbud på den nødvendige plan over for et Spendesk-tilbud med samme forventede aktivitet og tillæg. Først da viser priserne, om væksten i brugerlicenser eller betalingen for platform og transaktioner vejer tungest.

Læs også: