QuickBooks o Xero sa PH: user at invoice limits

Para sa maliit na negosyo sa Pilipinas, mas angkop ang QuickBooks kung kasya ang team sa user cap ng plano at marami ang inilalabas na invoice. Maaaring mas angkop ang Xero kung maraming taong kailangang gumamit, basta hindi mauubos ang invoice allowance ng Lite o Starter. Nagbabago ang pagpili kapag kailangan ng multi-currency, inventory tracking o mas mataas na plano.

Para sa solo seller na kakaunti ang invoice, puwedeng magsimula ang paghahambing sa QuickBooks Simple Start at Xero Lite. Para sa service firm na maraming sinisingil, mas makabuluhang ihambing ang Essentials at Standard; para sa negosyong may stock, Plus at ang inventory workflow ng Xero ang dapat pagtuunan. Gamitin sa badyet ang regular na buwanang presyo na ginawang taunang katumbas, dahil pansamantala lamang ang mga panimulang diskuwento.

Regular na presyo pagkatapos ng promo

Sa paghahambing ng QuickBooks plans sa Pilipinas, nakalista ang regular na buwanang presyo na ₱1,287 sa Simple Start, ₱1,900 sa Essentials, ₱2,819 sa Plus at ₱5,455 sa Advanced. Kapag pinanatili ang bawat buwanang rate sa loob ng isang taon, ang katumbas ay ₱15,444, ₱22,800, ₱33,828 at ₱65,460. Batayan ito para sa paghahambing ng regular na gastos, hindi presyo ng hiwalay na taunang subscription.

Sa mga plano ng Xero sa Pilipinas, ang regular na buwanang presyo ay US$7 sa Lite, US$29 sa Starter, US$50 sa Standard at US$75 sa Premium; may limang invoice ang Lite, 20 ang Starter, at nasa Premium ang multi-currency. Ang mga presyong pang-promo sa pahina ay para sa unang tatlong buwan ng kwalipikadong bagong subscription. Sa kasalukuyang regular na rate, US$84, US$348, US$600 at US$900 ang kani-kaniyang taunang katumbas.

May nakaabang na pagbabago sa badyet: ayon sa anunsiyo ng Xero sa presyo, mananatiling US$7 bawat buwan ang Lite, habang magiging US$32 ang Starter, US$54 ang Standard at US$82 ang Premium mula Nobyembre 1, 2026. Ang taunang katumbas sa mga bagong regular na rate ay US$84, US$384, US$648 at US$984. Mga kalkulasyon ito mula sa buwanang presyo, hindi pangako sa magiging singil sa buong susunod na taon. Magkaiba rin ang perang gamit sa mga listahan ng dalawang vendor, kaya kailangang isama ang palitan ng salapi at posibleng dagdag na bayarin sa aktuwal na badyet.

User cap o invoice allowance: alin ang mauuna?

May isang user ang QuickBooks Simple Start, tatlo ang Essentials, lima ang Plus at 25 ang Advanced, bukod sa access para sa accountant. Kasama sa mga plano ang unlimited invoices. Kung tatlong tao ang kailangang magkaroon ng sariling access sa isang service firm, kasya sila sa Essentials; kapag kailangan ng isa pang regular na user, Plus na ang kasunod na ihahambing. Hindi kailangang umakyat ng plano dahil lamang dumami ang invoice.

Sa Xero, paglalarawan nito sa user access ang nagsasabing maaaring magdagdag ng walang limitasyong users sa alinmang plano nang walang dagdag na bayad bawat user. Ang mas mahalagang hangganan sa murang mga plano ay ang dami ng invoice. Saklaw ng allowance sa Lite at Starter ang pag-apruba at pagpapadala; maaari ring mabilang ang transaksiyong sinimulan ng konektadong app. Kung lumalampas na ang karaniwang gawain sa allowance ng Starter, Standard ang dapat ihambing sa QuickBooks plan na kasya sa team.

Multi-currency at inventory: kailan kailangang umakyat?

Kung kailangang magtala ng transaksiyon sa iba’t ibang salapi sa accounting system, nasa Essentials pataas ang multi-currency ng QuickBooks at nasa Premium ito sa Xero. Malaki ang epekto nito sa presyo: ang negosyong kasya sana sa mas murang Xero plan para sa users at invoices ay kailangang ibatay ang gastos sa Premium kapag kailangan ang feature. Iba ang simpleng pagbanggit ng halagang dolyar sa customer sa pagtatala at pag-reconcile ng mga account sa maraming salapi.

Sa QuickBooks, Plus ang unang planong may inventory tracking. May stock control din ang Xero para sa mga produktong binibili at ibinebenta, ngunit kailangang ihiwalay ang tanong sa stock sa tanong sa invoice allowance: maaaring sapat ang simpleng pagsubaybay sa produkto habang Standard ang kailangan dahil sa dami ng sinisingil. Kung mas masalimuot ang pag-order, fulfillment o koneksiyon sa ibang sales system, maaaring kailanganin ang karagdagang app at sariling bayad nito. Ang taunang subscription sa accounting software ay bahagi lamang ng gastos sa ganitong workflow.

Tatlong halimbawang badyet

Solo seller. Ipagpalagay na iisa ang gumagawa ng accounts, kakaunti ang invoice at walang kailangang multi-currency o stock tracking. Kasya sa user cap ang QuickBooks Simple Start, samantalang puwedeng kasya ang Xero Lite kung pasok sa allowance nito ang mga invoice. Sa regular na buwanang rate na pinarami sa 12, ₱15,444 ang batayan para sa Simple Start at US$84 para sa Lite. Mas mababa ang panimulang gastos sa Lite, ngunit ang paglampas sa invoice allowance ang maaaring magpataas ng kailangang Xero plan kahit hindi madagdagan ang tao.

Service firm na may tatlong users. Ipagpalagay na bawat miyembro ay nangangailangan ng sariling access at higit sa allowance ng Xero Starter ang mga invoice. Kasya ang team sa QuickBooks Essentials, na may taunang katumbas na ₱22,800 sa nakalistang regular na rate. Sa Xero, Standard ang mas angkop na batayan kaysa Starter; US$648 ang taunang katumbas nito sa nakatakdang bagong rate. Kung kailangang gamitin ang multi-currency, maaaring manatili sa Essentials sa panig ng QuickBooks, ngunit Premium na ang ihahambing sa Xero, na may katumbas na US$984 sa isang taon.

Negosyong may inventory. Ipagpalagay na kailangang itala ang benta kasabay ng natitirang stock. QuickBooks Plus ang unang tier nito na may inventory tracking at limang user slot; ₱33,828 ang taunang katumbas sa nakalistang regular na rate. Sa Xero, maaaring maging batayan ang Standard na US$648 bawat taon sa bagong rate kung kailangan ang mas maluwag na invoicing. Susuriin pa rin kung sapat ang built-in na stock control sa uri ng produkto at daloy ng benta, dahil babago ang kabuuang gastos kung kailangan ng hiwalay na inventory app. Sa kasong ito, ang saklaw ng stock workflow ang maaaring magpasya kahit magkalapit ang gastos matapos i-convert sa iisang salapi.

Ang hiwalay na usapin sa BIR

Hindi awtomatikong natutugunan ng pag-subscribe sa alinmang produkto ang mga obligasyon sa BIR. Ang RMO 9-2021 ng BIR ay nagtatakda ng pagpaparehistro para sa computerized accounting systems, computerized books of accounts at mga kaugnay na bahagi; tinatalakay rin nito ang system-generated invoices at accounting records. Mahalaga kung paano ginagamit ng negosyo ang software: magkaiba ang daloy kapag ang invoice ay ginagawa sa system at kapag mano-manong iniisyu ang dokumentong ibinibigay sa customer.

Sa pagpili ng plano, isama sa usapan kasama ang accountant ang aktuwal na daloy mula sa paglikha ng invoice, pagtanggap ng bayad at pagwawasto hanggang sa pagkuha ng mga record. Doon matutukoy kung sapat ang QuickBooks o Xero sa bookkeeping na kailangan, kung may hiwalay na proseso para sa mga dokumentong ibinibigay sa customer, at kung may kailangang integration. Ang murang subscription ay maaaring maging mas mahal na pagpili kapag kailangan pang magdagdag ng sistema o manu-manong trabaho para sa daloy na iyon.

Basahin din: