Toggl Track eller Harvest: fakturan avgör mer än timern

Välj Toggl Track när det svåraste är att få in korrekta timmar och använda dem i rapporter. Välj Harvest när timmarna redan registreras men vägen till faktura, betalning och bokföringsunderlag tar för mycket arbete. Båda kan skapa fakturor, men de löser olika delar av ett konsultteams återkommande arbete.

För svenska team blir valet tydligare om man räknar på hela månadsavslutet: vem granskar tiden, var skapas kundfakturan och var syns betalningen? Priset per plats spelar roll, men en billigare timer hjälper föga om samma uppgifter sedan måste hanteras manuellt i flera system.

När timmarna ska bli en kundfaktura

Harvest samlar mer av arbetet efter tidrapporteringen. I Harvests fakturaflöde kan debiterbara timmar och utlägg föras till fakturor, skickas till kunden och följas upp när betalning saknas. Kunder kan betala online via Stripe eller PayPal. Tjänsten kan också kopiera fakturor och betalningar till QuickBooks Online eller Xero och skapa återkommande fakturor för uppdrag som debiteras regelbundet.

Toggl Track börjar i rapporten. Enligt Toggls fakturaanvisning väljer användaren vilka tidsposter som ska ingå genom att filtrera en sammanfattande eller detaljerad rapport. Den första ger projektsummor; den andra visar posterna rad för rad. Fakturan kan redigeras och hämtas som PDF, och på Starter kan en administratör skicka den till QuickBooks.

Skillnaden ligger i uppföljningen. Det finns inget inbyggt sätt att markera tidsposterna på en faktura som betalda; en tagg kan användas för att utesluta redan debiterad tid ur nästa faktura. Det är en hanterbar rutin om kundfakturor och inbetalningar ändå sköts i ekonomisystemet. För ett team som vill se skickad faktura, obetalt belopp och påminnelse i samma arbetsflöde ger Harvest fler steg på samma plats.

Grundkostnaden för 1, 10 och 25 användare

Den jämförbara betalda ingången är Toggl Starter och Harvest Teams. Toggls prisuppgifter anger Starter från 12 euro per licens och månad vid månadsbetalning eller 9 euro per licens och månad när året betalas i förskott; europeiska kunder kan betala i euro. En tom licens fortsätter att debiteras tills en administratör tar bort den. Harvests prislista anger Teams från 11 dollar per plats och månad, eller 9 dollar per plats och månad med årsbetalning. Harvest anger priserna i dollar och tar dessutom betalt efter användning för ytterligare fakturor, projekt, kunder och uppgifter. Gratisplanen omfattar en plats och två projekt.

Räknat på dessa publicerade startpriser, före skatt, valutaväxling, rabatter och möjliga användningsavgifter hos Harvest, blir licensdelen följande:

• 1 användare: Toggl Starter 12 euro vid månadsbetalning eller 108 euro för ett förbetalt år. Harvest Teams från 11 dollar vid månadsbetalning eller 108 dollar för ett förbetalt år.
• 10 användare: Toggl Starter 120 euro per månad eller 1 080 euro för ett förbetalt år. Harvest Teams från 110 dollar per månad eller 1 080 dollar för ett förbetalt år.
• 25 användare: Toggl Starter 300 euro per månad eller 2 700 euro för ett förbetalt år. Harvest Teams från 275 dollar per månad eller 2 700 dollar för ett förbetalt år.

Samma siffra för årsbeloppet betyder alltså inte samma kostnad i kronor: valutorna skiljer sig åt. Harvests Teams-pris är dessutom en nedre gräns för team vars användning ger extra avgifter. Den som arbetar ensam bör också väga in gratisplanerna innan en betald plats tas för given. De betalda exemplen blir relevanta när gratisplanens ramar inte räcker för uppdragen.

En tom plats kan ligga kvar på fakturan

I ett villkorat exempel med tio arbetande personer och en tom Starter-licens blir licensdelen 132 i stället för 120 euro för en månad. Med årsbetalning motsvarar den kvarlämnade licensen 108 euro för ett helt år. Den kostnaden uppstår även om ingen använder platsen under perioden.

Även Harvest skiljer mellan aktiva personer och betalade platser. Nya Harvest-platser kan läggas till under en betalperiod med proportionerlig debitering, medan en minskning får verkan vid nästa förnyelse. För ett team som växer och krymper är alltså antalet platser vid förnyelsen en lika viktig budgetpost som listpriset. Den stora skillnaden i kalkylen är att Harvest även kan lägga användningsavgifter ovanpå platskostnaden.

Rapporteringen ger inte en ensam vinnare

En fristående jämförelse hos iTechGuides gav båda verktygen 6,6 av 10 i sin bedömning av program för tidrapportering. Den pekar ändå mot Toggl Track för professionella team som prioriterar välutvecklade rapporter och mot Harvest för etablerade byråer och tjänsteföretag. Poängen är ett samlat omdöme enligt jämförelsens kriterier, inte ett mått på hur mycket arbete ett visst svenskt team sparar vid faktureringen.

Toggls rapportväg gör det möjligt att välja tidsposter och bestämma om fakturan ska visa projektsummor eller detaljer. Det är relevant när den viktigaste frågan är vilka timmar som är debiterbara och hur de fördelas mellan kunder eller projekt. Harvest Teams innehåller teamrapportering och kopplar samma tidsunderlag till fakturering. Den som behöver särskild lönsamhetsrapportering eller godkännande av tid före debitering får däremot se på Harvest Enterprise; funktionerna ligger inte i Teams-planen.

Var ska den svenska fakturan och bokföringen hamna?

Harvests namngivna kopplingar gäller bland annat Stripe, PayPal, QuickBooks Online och Xero. Toggls anvisning beskriver överföring av fakturor till QuickBooks på Starter. Ett svenskt konsultbolag som använder något annat ekonomisystem behöver därför avgöra om fakturan ska skapas där eller i tidrapporteringsverktyget. En allmän uppgift om integrationer säger inte hur kunduppgifter, moms, betalningsstatus och utlägg förs mellan just de system som bolaget använder.

Om ekonomisystemet redan sköter kundfakturor och påminnelser kan Toggl vara ett tydligt underlag för timmar och belopp, med en bestämd rutin för att skilja fakturerade poster från ofakturerade. Om fakturorna i stället ska byggas på tid och utlägg direkt i tidrapporteringsverktyget, skickas därifrån och följas till betalning, väger Harvest tyngre. Arbete som fortfarande måste göras i det egna ekonomisystemet hör till kostnaden för båda alternativen, även om det inte syns i platspriset.

Införandet beror på var arbetet fastnar

När timmar saknas vid månadsslutet är det viktigare att medarbetarna använder samma projekt, kundnamn och regler för debiterbar tid än att byta fakturakanal. Toggls rapportbaserade väg passar då som första förändring: teamet kan granska tiden innan något förs vidare. Ett snabbt fakturaflöde hjälper föga om underlaget är ofullständigt.

När tidsposterna däremot redan är ordnade men fakturor kräver manuell sammanställning, bör beslutet bygga på ett verkligt uppdrag med både tid och eventuella utlägg. För Harvest är den avgörande frågan om faktura, betalningsuppföljning och överföring till bokföringen faktiskt täcker teamets arbetssätt. För Toggl är frågan vem som tar ansvar efter att rapporten har blivit fakturaunderlag. Skillnaden mellan alternativen syns tydligast där tidsrapporteringen slutar och kundfordran börjar.

Läs också:

• Swish eller Zettle: köpbeloppet avgör vad betalningen kostar
• ISK eller kapitalförsäkring: utländsk utdelning kan avgöra valet
• Acast eller Spotify for Creators: videon kan låsa valet av poddhost