Slack eller Teams: mötesstorleken kan väga tyngre än chatten

Microsoft Teams är det starkare valet om samma arbetsgrupp regelbundet behöver samla många deltagare i ett schemalagt videomöte. Slack kan passa bättre när samtalen främst pågår i kanaler och arbetet bygger på kopplingar till flera andra verktyg. För ett svenskt företag avgör också befintliga Microsoft 365-licenser hur mycket ett byte eller ett komplement faktiskt kostar.

Räkna därför antalet deltagare i det största återkommande mötet separat från antalet personer som behöver ett konto. En organisation med 250 användare kan ha små dagliga samtal men ändå behöva ett stort personalmöte. Den kan också använda Slack för löpande samarbete och en annan tjänst för större möten; då hör båda kostnaderna hemma i jämförelsen.

Var går gränsen för ett gemensamt möte?

Slacks huddles är byggda för samtal som startar i en kanal eller direktchatt. Enligt Slacks huddlegränser kan två personer delta på gratisplanen och högst 50 på en betalplan; av dem kan högst 25 ha video på samtidigt. Det kan räcka för en projektgrupp, men ger litet utrymme om ett helt företag ska delta med kamera.

I Microsofts mötesspecifikation anges upp till 300 deltagare i schemalagda möten med bland annat Teams Essentials och Microsoft 365 Business Basic eller Standard. Ett ljud- eller videosamtal som startas direkt från en Teams-chatt har däremot en gräns på 20 personer. Skillnaden gäller alltså mötesformen, inte bara vilket produktnamn som står på licensen.

För en grupp som mest gör korta avstämningar har ett högre deltagartak kanske inget värde. Om utbildningar, kundpresentationer eller personalmöten ofta samlar fler än vad en huddle rymmer blir möteskapaciteten däremot ett konkret skäl att välja Teams för den delen av arbetet. Antalet användarkonton säger i sig inget om hur stora samtidiga möten organisationen behöver.

Historik och integrationer förändrar chattens värde

Den som använder chatten som arbetsminne behöver skilja på Slacks gratisnivå och Pro. Slacks prisöversikt anger att gratisplanen gör meddelanden sökbara i 90 dagar och tillåter högst tio appar. Efter uppgradering går det enligt samma villkor att få åtkomst till meddelanden från de föregående tolv månaderna. Pro anges ge obegränsad sökbar historik och obegränsat antal appintegrationer, med ett listpris på 6,75 euro per användare och månad vid årsbetalning.

Gratisplanen fungerar därmed annorlunda om ett team bara samordnar ett kort projekt än om gamla beslut regelbundet behöver hittas. För det senare behovet är en betalplan ett mer relevant jämförelseobjekt. Obegränsade integrationer betyder samtidigt inte att varje appkoppling är lika användbar: det avgörande är om just organisationens ärendehantering, kundsystem och övriga verktyg förmedlar rätt information till rätt kanal.

Teams har ett annat utgångsläge när arbete med kalender, e-post och filer redan sker i Microsoft 365. Då kan färre separata verktyg behöva fogas ihop. Slack kan i stället vara attraktivt för en blandad verktygsmiljö där konversationer från flera externa tjänster samlas i kanaler. Bedömningen bör gälla de kopplingar personalen faktiskt använder, inte storleken på en appkatalog ensam.

En mötesgäst är inte samma sak som en extern kollega

En kund som bara ska ansluta till en presentation behöver inte samma åtkomst som en konsult som ska följa kanaler och arbeta med filer under längre tid. I Teams ger gäståtkomst till team och kanaler också möjlighet att nå dokument och andra resurser enligt organisationens inställningar. Gästen måste läggas till i minst ett team. För chatt och möten med personer i andra Microsoft 365-organisationer beskriver Microsoft extern åtkomst som en separat möjlighet; delade kanaler är ytterligare ett alternativ.

Slack Connect på Pro låter organisationer arbeta tillsammans i gruppkonversationer och delade kanaler från sina egna arbetsytor. Det är särskilt relevant när samarbetet fortsätter mellan mötena. Jämför därför tre skilda behov: att bjuda in någon till ett samtal, att ge en partner plats i en löpande konversation och att ge en person åtkomst till interna filer. Behörigheter och administration skiljer sig åt även när alla tre personerna i vardagligt tal kallas externa gäster.

Så ser kalkylen ut för 10, 50 och 250 användare

Microsofts svenska företagspriser anger 38,20 kronor per användare och månad för Teams Essentials och 66,91 kronor för Microsoft 365 Business Basic vid årsabonnemang, exklusive moms. På samma sida kostar Teams Premium 95,60 kronor per användare och månad som separat tillägg. Microsoft 365 Copilot för företag visas med ett tidsbegränsat erbjudande från 172,03 kronor, mot ett angivet tidigare pris från 200,70 kronor, och kräver en berättigad Microsoft 365-prenumeration. Copilotpriset hör därför inte till någon av grundplanerna nedan.

Följande räkneexempel förutsätter lika många betalda interna användare i varje alternativ. Månadsbeloppen är framräknade ur listpriserna vid årsbetalning: Slack Pro i euro, Teams Essentials och Business Basic i kronor. Ingen växelkurs har antagits, så beloppen visar kostnad inom varje alternativ och är inte en direkt prisjämförelse mellan valutorna. Microsoft anger priser exklusive moms; Slacks slutliga moms och fakturering behöver kontrolleras för den svenska köparen.

• 10 användare: Slack Pro blir 67,50 euro per månad. Teams Essentials blir 382 kronor och Business Basic 669,10 kronor. För en liten grupp med enbart korta samtal kan mötestaket spela liten roll, medan behovet av sökbar historik kan avgöra om Slacks gratisplan alls är ett alternativ.
• 50 användare: Slack Pro blir 337,50 euro per månad. Teams Essentials blir 1 910 kronor och Business Basic 3 345,50 kronor. Om hela gruppen ofta möts samtidigt ligger den precis vid gränsen för en betald Slack-huddle, och alla kan inte ha video på samtidigt där.
• 250 användare: Slack Pro blir 1 687,50 euro per månad. Teams Essentials blir 9 550 kronor och Business Basic 16 727,50 kronor. Ett möte med hela personalen ryms inom den angivna gränsen för de jämförda Teams-planerna men inte i en Slack-huddle.

Teams Essentials är här ett fristående alternativ för chatt och möten. Business Basic omfattar dessutom andra Microsoft 365-tjänster, så hela dess pris bör inte tillskrivas Teams om organisationen ändå behöver de tjänsterna. Den som redan betalar för en licens där Teams ingår kan ha en annan marginalkostnad än i räkneexemplen; befintliga licenser i kalkylen är då den avgörande kontrollen. Microsoft säljer också varianter utan Teams, vilket gör licensens exakta innehåll viktigare än namnet Microsoft 365.

Håll tilläggen åtskilda från grundvalet

Teams Premium behövs inte bara för att hålla ett större möte inom den vanliga Teams-gränsen. Tillägget gäller ytterligare mötesfunktioner, medan Microsoft 365 Copilot har en egen prissättning och egna licensvillkor. Slacks planer innehåller också olika nivåer av AI-funktioner. En jämförelse som lägger ett tillägg på den ena sidan men lämnar motsvarande behov odefinierat på den andra ger därför en missvisande totalsumma.

Valet blir tydligast när kostnaden delas upp i chatt, möten, externa samarbeten och eventuella tillägg. För återkommande stora möten talar den dokumenterade kapaciteten för Teams. Om sådana möten redan är lösta på annat håll kan Slack ändå vara värt en separat licens för sökbar kanalhistorik och de integrationer som används i det dagliga arbetet.

Läs också:

• Slack eller Teams: befintliga licenser kan avgöra hela kalkylen
• Teachable eller Thinkific: skattehanteringen kan väga tyngre än kursbyggaren
• Docker Desktop eller Podman: licensen kan väga tyngre än farten