Kontantmetoden eller faktureringsmetoden: tre miljoner sätter gränsen

Enligt bokföringslagen får ett företag vars normala årliga nettoomsättning är högst tre miljoner kronor vänta med att bokföra affärshändelser tills betalning sker, med vissa undantag för finansiella företag. Det är grunden för kontantmetoden. Över gränsen behöver vanliga kundfakturor bokföras löpande enligt faktureringsmetoden.

Under kontantmetoden bokförs en kundfaktura normalt när kunden betalar. Under faktureringsmetoden bokförs den när den ställs ut och betalningen registreras senare mot kundfordran. Valet påverkar därför arbetsmängden, hur snabbt obetalda fakturor syns i bokföringen och vilken period momsen hör till. En faktura som är obetald vid bokslutet måste dock tas med även under kontantmetoden.

Vad omsättningsgränsen innebär

Nettoomsättning avser intäkter från varor och tjänster i företagets normala verksamhet, efter avdrag för bland annat moms. Det är företagets normala årliga nivå som avgör om den senarelagda bokföringen är tillåten. En enskild faktura som gör en månad ovanligt stark är alltså inte ensam måttet för metodvalet.

Gränsen ger en möjlighet att använda kontantmetoden, inte en skyldighet. Ett företag under gränsen kan välja faktureringsmetoden om det vill att kundfordringar och leverantörsskulder ska framgå av den löpande bokföringen. Kontantmetoden minskar antalet löpande registreringar för fakturor som betalas under året, men kräver fortfarande ordning på fakturorna och deras betalningsstatus.

Samma faktura från utskick till betalning

I ett bokföringsexempel från Verksamt skickar företaget en tjänstefaktura på 7 500 kronor: 6 000 kronor avser försäljningen, 1 500 kronor utgående moms och kunden betalar 30 dagar senare. Anta att fakturan skickas och betalas inom samma räkenskapsår. Beloppen och kunden är desamma i båda förloppen; det som ändras är när posterna förs in.

Med faktureringsmetoden uppstår en kundfordran på hela fakturabeloppet när fakturan ställs ut. Samtidigt bokförs försäljningen och den utgående momsen. Fordran visar att företaget har fakturerat kunden men ännu inte fått pengarna. När kunden betalar ökar saldot på bankkontot och kundfordran minskar med motsvarande belopp. Försäljning och moms bokförs inte på nytt vid betalningen.

Med kontantmetoden skapar själva utskicket ingen löpande bokföringspost för den vanliga fakturan. Företaget behöver ändå veta att kunden är skyldig pengar och kunna skilja öppna fakturor från betalda. När betalningen kommer bokförs bankinbetalningen, försäljningen och den utgående momsen tillsammans. I det här förloppet blir betalningen det enda löpande bokföringstillfället för fakturan.

Skillnaden är särskilt märkbar om många fakturor väntar på betalning samtidigt. Faktureringsmetoden visar då summan av kundfordringar direkt i bokföringen. Med kontantmetoden får företaget hämta den överblicken från sin fakturahantering fram till bokslutet. Ingen av metoderna ändrar hur mycket kunden ska betala eller om företaget måste följa upp en förfallen faktura.

När fakturan fortfarande är obetald vid bokslutet

Anta i stället att samma tjänstefaktura har skickats före räkenskapsårets slut men ännu inte betalats. Med kontantmetoden ska den då bokföras som en kundfordran vid bokslutet, tillsammans med försäljningen. Även obetalda leverantörsfakturor ska tas med som skulder. Möjligheten att vänta med den löpande registreringen flyttar alltså inte öppna fordringar och skulder till nästa års bokslut.

Med faktureringsmetoden finns kundfordran redan i bokföringen sedan fakturan ställdes ut. Vid bokslutet behöver den öppna posten stämmas av mot vad kunden faktiskt har betalat. Om kunden betalar efter årsskiftet bokförs inbetalningen mot fordran, oavsett vilken metod som användes när fordran kom in i bokslutet. Samma försäljning ska inte registreras en gång till.

Det här är skälet till att ett företag med kontantmetoden behöver hålla reda på obetalda fakturor även när de inte syns som fordringar i den löpande bokföringen. En aktuell förteckning gör det möjligt att se vilka betalningar som väntas och vilka poster som måste föras in när året avslutas.

Vilken momsperiod får försäljningen?

Enligt Skatteverkets regler om redovisningsperiod hör momsen vid faktureringsmetoden normalt till perioden då fakturan bokförs eller borde ha bokförts, medan bokslutsmetoden normalt utgår från betalningen och tar med moms på obetalda fakturor i beskattningsårets sista period. För tjänstefakturan innebär det att utgående moms kan hamna i olika perioder om fakturering och betalning sker på var sin sida av en periodgräns.

Bokslutsmetoden är namnet på momsredovisningen som hör ihop med kontantmetodens betalningsprincip. Om kunden inte har betalat när beskattningsåret slutar ska momsen ändå ingå i deklarationen för årets sista redovisningsperiod. När pengarna senare kommer in får samma moms inte tas upp igen. Förskott och vissa typer av försäljning har särskilda regler, så jämförelsen här gäller en vanlig tjänstefaktura.

Hur ofta företaget lämnar momsdeklaration är en separat fråga från valet av bokföringsmetod. Vid månads- eller kvartalsredovisning kan tiden mellan faktura och betalning innebära att momsen redovisas i olika deklarationer beroende på metod. Vid årsredovisning hamnar en faktura som både skickas och betalas inom samma beskattningsår normalt i samma årsdeklaration; den tydliga gränsen kommer då om den fortfarande är obetald vid årets slut.

Valmatris för företagets fakturaflöde

När kontantmetoden är tillåten är den praktiska avvägningen hur mycket löpande registrering företaget vill göra och hur mycket information det behöver direkt ur bokföringen. Fakturavolym och momsperiod avgör hur stor skillnaden blir i vardagen:

• Omsättning: Om den normala årliga nettoomsättningen ligger över gränsen faller kontantmetoden bort för den löpande bokföringen. Inom gränsen finns ett val.
• Fakturavolym: Få fakturor som vanligen betalas före bokslutet gör kontantmetodens färre bokföringstillfällen mer märkbara. Många samtidiga öppna fakturor ökar värdet av löpande registrerade fordringar och skulder.
• Överblick: Faktureringsmetoden visar utestående kundfordringar i bokföringen under året. Kontantmetoden förutsätter att öppna fakturor följs separat fram till betalning eller bokslut.
• Momsperiod: Vid månads- eller kvartalsredovisning kan betalningstidpunkten flytta momsen till en senare period under bokslutsmetoden. Obetalda fakturor tas ändå med i beskattningsårets sista period.

För ett företag med få fakturor och ordnad uppföljning kan kontantmetoden minska det löpande arbetet. Den som ofta behöver se fakturerade men obetalda belopp tillsammans med övriga bokförda poster har större nytta av faktureringsmetoden, även när omsättningen tillåter ett friare val.

Läs också:

• Toggl Track eller Harvest: fakturan avgör mer än timern
• Kreatörer släpper in AI bakom kulisserna – men varumärken drar gränsen
• Företagslån eller riskkapital: ägandet kan bli den dyraste räntan