Gör en likviditetsbudget – vinst hindrar inte tomt konto

För att göra en likviditetsbudget skriver du upp företagets ingående saldo, väntade inbetalningar och väntade utbetalningar för varje månad. Ingående saldo plus inbetalningar minus utbetalningar ger utgående saldo, som blir nästa månads ingående saldo. Den första månaden med ett negativt beräknat saldo visar när en betalning måste flyttas eller finansiering ordnas. Verksamts budgetmall har rader för bland annat kundbetalningar, löner, moms, skatter och amorteringar.

Placera varje belopp när pengarna väntas nå eller lämna kontot, även om fakturan eller kostnaden hör till en annan månad. Företaget kan därför budgetera vinst men ändå sakna pengar till en förfallande betalning. Almis budgetråd skiljer mellan resultatbudgeten, där beloppen normalt anges utan moms, och likviditetsbudgeten, där momsen påverkar kontot.

Bygg en rad för varje betalningstyp

Utgå från de pengar företaget faktiskt kan använda vid periodens början. Lägg upp tolv månadskolumner med samma rader i varje kolumn. Då går det att följa hur ett underskott uppstår och om en senare inbetalning täcker det.

1. Skriv kundbetalningar i den månad de väntas komma in, inklusive moms. För in nya lån, kapitaltillskott och eventuell återbetald moms på egna rader.
2. För in nettolöner, skatter och sociala avgifter, hyra, leverantörsbetalningar, ränta och amortering i respektive betalningsmånad. Lägg en investering på en egen rad när den ska betalas.
3. Räkna fram utgående saldo för varje månad. Markera både den första negativa månaden och det lägsta utgående saldot under hela perioden.

Håll förfallodag och väntad faktisk betalningsdag åtskilda för stora kundfakturor. En faktura som skulle betalas i juni men sannolikt kommer i juli får inte täcka junis utgifter i kalkylen. En amortering minskar kontot utan att vara en kostnad i resultatbudgeten; en investering kan kräva en stor utbetalning direkt medan kostnaden i resultatet fördelas över tid.

Skilj fakturans moms från dess betalning

En kundfaktura tas upp som inbetalning först när kunden väntas betala. Momsen kan däremot behöva betalas tidigare. Enligt Skatteverkets momsregler styr företagets registrerade redovisningsperiod betalningsdagen, och vid faktureringsmetoden redovisas utgående moms normalt när fakturan ställs ut.

Ta upp kund- och leverantörsbetalningar med moms i kassaflödet. Räkna sedan ut den moms som ska betalas efter avdrag för ingående moms och lägg nettobeloppet på betalningsmånaden. Dra inte samma moms en gång till från kundbetalningen. Om företaget i stället väntas få tillbaka moms blir återbetalningen en inbetalning när pengarna beräknas bli tillgängliga.

Den som använder bokslutsmetoden redovisar under löpande år normalt moms när betalning sker, med särskild hantering av obetalda fakturor vid årets slut. Därför måste budgetens momsrad följa företagets egen metod och registrerade period. Samma försäljning kan annars hamna i rätt månad som kundbetalning men i fel månad som momsutbetalning.

Ett tolvmånadersexempel med sen kundbetalning

Följande är ett förenklat, hypotetiskt exempel i tusental kronor. Företaget börjar januari med 100 på kontot. Varje månad kommer 120 in från ordinarie kunder och 120 betalas ut: 44 i nettolöner, 20 i skatter och sociala avgifter, 28 till leverantörer och för hyra, 3 i ränta, 7 i amortering och 18 i ordinarie nettomoms. Kundbetalningarna och berörda inköpsbetalningar anges inklusive moms.

I april betalar företaget 70 för en investering och ställer ut en extra faktura på 240, varav 48 är utgående moms. Exemplet antar faktureringsmetoden, månadsvis momsredovisning med betalning i andra månaden efter redovisningsperioden och ingen avdragsgill ingående moms på investeringen. Därför betalas de extra 48 i juni. Kunden betalar först i juli. Resultatbudgeten antas visa vinst för året, men den sena kundbetalningen kan inte finansiera junis utgifter.

• Januari: 100 + 120 − 120 = 100 vid månadsslut.
• Februari: 100 + 120 − 120 = 100.
• Mars: 100 + 120 − 120 = 100.
• April: 100 + 120 − 120 − 70 för investeringen = 30.
• Maj: 30 + 120 − 120 = 30.
• Juni: 30 + 120 − 120 − 48 i extra moms = −18.
• Juli: −18 + 120 ordinarie + 240 från kunden − 120 = 222.
• Augusti: 222 + 120 − 120 = 222.
• September: 222 + 120 − 120 = 222.
• Oktober: 222 + 120 − 120 = 222.
• November: 222 + 120 − 120 = 222.
• December: 222 + 120 − 120 = 222.

Juni är den första negativa månaden och −18 är det lägsta utgående månadssaldot. Det är det minsta finansieringsbehov som månadskalkylen visar. Om junis stora betalningar förfaller före månadens ordinarie kundinbetalningar kan saldot tillfälligt bli ännu lägre. Då behövs en prognos per vecka eller betalningsdag för just den perioden.

Pröva förseningar innan du bestämmer finansieringsbehovet

Flytta först den stora kundbetalningen i exemplet från juli till augusti. Junis underskott är fortfarande 18, men juli slutar också på −18 eftersom månadens ordinarie in- och utbetalningar tar ut varandra. Förseningen förlänger alltså tiden som företaget behöver täcka underskottet, även om dess lägsta månadssaldo inte förändras.

Pröva sedan en annan avvikelse i taget. Om 10 av de ordinarie kundbetalningarna varje månad från januari till juni kommer först senare, medan utbetalningarna ligger kvar, blir junis saldo −78. Om endast junis extra momsbetalning i stället ökar med 20 blir saldot −38. Sådana alternativa kalkyler visar om det är betalningens storlek, dess datum eller flera små förseningar som driver finansieringsbehovet.

Ordna täckning före den första negativa månaden

I grundexemplet måste minst 18 finnas tillgängliga innan junis planerade betalningar ska genomföras. En tidigare överenskommen kundbetalning, en senarelagd investering, ändrade betalningsvillkor hos en leverantör eller finansiering kan ändra kalkylen. För in en sådan åtgärd först när både belopp och betalningsdag är rimliga; en utlovad kredit som blir tillgänglig i juli löser inte junis underskott.

Ersätt därefter prognosens ingående saldo med det verkliga kontosaldot när en ny månad börjar och flytta fakturor vars betalningsdag har ändrats. Då visar samma uppställning om den första negativa månaden har försvunnit eller bara flyttats fram.

Läs också:

• TERASi tar in 11 miljoner euro – Nato-fonden gör sin första svenska investering
• AI sparar tid men ger fler uppgifter – Gallup hittar en ojämn vinst
• Bluesky eller Mastodon: följare kan flytta, men inte hela historiken