Räkna på första anställningen – lönen är bara början

En första anställnings månadskostnad är bruttolönen plus arbetsgivaravgift, semesterkostnad och de försäkringar och pensionsvillkor som gäller för tjänsten. Möjliga merkostnader vid sjukfrånvaro behöver också få plats i budgeten. Någon totalsumma som passar alla företag finns därför inte.

Börja med den avtalade lönen och fyll på kalkylen post för post. Den anställdas födelseår kan ändra arbetsgivaravgiften, medan avtal och arbetets villkor styr flera andra poster. Rekrytering, utrustning och introduktion bör ligga i en separat startbudget så att de inte förväxlas med löpande månadskostnader.

En formel som går att fylla i

Planerad månadskostnad = bruttolön och kontanta lönetillägg + arbetsgivaravgift + månadsandel av semestertillägg och avgift på tillägget + försäkring och tjänstepension med tillhörande skatt + vald reserv för merkostnader vid frånvaro. Använd den avgiftssats och de villkor som gäller för den person du tänker anställa. Finns skattepliktiga förmåner behöver deras kostnad och avgiftspliktiga värde också tas med.

Som ifyllbar rad kan kalkylen se ut så här: bruttolön och tillägg ___ kr; arbetsgivaravgift ___ kr; semesterpost ___ kr; försäkring ___ kr; tjänstepension och tillhörande skatt ___ kr; frånvaroreserv ___ kr. Kontrollera om en försäkringsoffert redan innehåller pensionspremien innan du lägger till den på en egen rad. Skatteavdraget från medarbetarens lön ligger inom bruttolönen och är ingen ytterligare lönekostnad.

Månadskalkylen fördelar vissa utgifter jämnt för att visa vad anställningen behöver bära över tid. Det betyder inte att alla pengar lämnar kontot samma månad: semestertillägg betalas i samband med semester och en försäkringspremie kan ha en annan betalningsrytm. För likviditeten behöver du därför även se när de större utbetalningarna faktiskt infaller.

Arbetsgivaravgiften beror på födelseår och utbetalning

Enligt Skatteverkets avgiftstabell är full arbetsgivaravgift 31,42 procent av bruttolön och avgiftspliktiga förmånsvärden. För ersättning som betalas ut från den 1 april 2026 till den 30 september 2027 gäller en tillfällig nedsättning för vissa unga. Under 2026 omfattar den anställda födda 2003–2007: avgiften är 20,81 procent på högst 25 000 kronor per person och kalendermånad och 31,42 procent på ersättning därutöver.

Gränsen gäller den ersättning som betalas ut under månaden, inte en avtalad grundlön som alltid kan multipliceras med samma procentsats. Med 30 000 kronor i bruttolön blir den ordinarie arbetsgivaravgiften 9 426 kronor och summan för lön och avgift 39 426 kronor. För en person som omfattas av ungdomsnedsättningen blir avgiften i stället 5 202,50 kronor på de första 25 000 kronorna och 1 571 kronor på resterande 5 000 kronor, totalt 6 773,50 kronor.

En utbetalning av exempelvis semestertillägg kan också påverka hur stor del av månadens ersättning som ligger över gränsen för nedsättningen. Därför beskriver ungdomsexemplet en vanlig månad med enbart den angivna bruttolönen. Andra åldersregler eller stöd kan ge en annan kalkyl, men ska först bedömas utifrån den faktiska medarbetaren och arbetsgivaren.

Semesterlönen ska räknas utan dubbel lön

För en månadsavlönad som behåller sin ordinarie lön under betald semester ingår den lönen redan i bruttolönen i kalkylen. Enligt Verksamts beskrivning av sammalöneregeln tillkommer ett semestertillägg på 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag. Regeln gäller inte för alla löneformer; bland annat kan en stor rörlig lönedel eller förändrad sysselsättningsgrad kräva procentregeln.

Anta som räkneexempel 30 000 kronor i månadslön och 25 betalda semesterdagar enligt sammalöneregeln. Semestertillägget blir då 129 kronor per dag och 3 225 kronor för året. Fördelat på tolv månader är det 268,75 kronor per månad; med full arbetsgivaravgift på tillägget blir den sammanlagda extra semesterposten cirka 353,19 kronor per månad.

Använd det antal betalda dagar och den beräkningsregel som faktiskt gäller för anställningen. En nyanställds betalda semester och villkoren i ett eventuellt kollektivavtal kan skilja sig från antagandet i exemplet. Om verksamheten behöver en vikarie under ledigheten är vikariens kostnad en separat post: den ordinarie medarbetarens lön och semestertillägg täcker inte arbetet som ersättaren utför.

Försäkring, pension och sjukfrånvaro

Försäkring och tjänstepension behöver egna belopp i kalkylen eftersom kostnaden beror på vilka villkor företaget erbjuder eller är bundet av. Ett kollektivavtal kan medföra krav på avtalsförsäkringar. Ta därför fram premien för den aktuella anställningen och håll den åtskild från arbetsgivaravgiften, som finansierar det allmänna socialförsäkringsskyddet.

Om tjänstepension ingår behöver även särskild löneskatt på pensionskostnaden räknas med. En offert kan samla pension och försäkring i samma belopp; då ska delarna inte läggas till en gång till. Saknas offert i en tidig förkalkyl går det att använda ett tydligt märkt antagande, men det är inget generellt pris för att försäkra en anställd.

Vid sjukdom betalar arbetsgivaren normalt sjuklön i högst 14 kalenderdagar; Försäkringskassans regler om sjuklön anger 80 procent av lönen för frånvarotiden, med karensavdrag. Den ordinarie lönen för samma tid betalas då inte samtidigt som full lön och sjuklön. Lägg därför inte automatiskt hela sjuklönen ovanpå en budget som redan innehåller full månadslön.

Det som kan göra frånvaron dyrare än den planerade lönekostnaden är exempelvis en vikarie, övertid för en kollega eller arbete som inte kan utföras. En reserv för sådana merkostnader är ett budgetantagande, inte en lagstadgad månadsavgift. Ange vad reserven ska täcka, så att samma ersättare eller samma produktionsbortfall inte räknas i två poster.

Tre scenarier med samma bruttolön

Följande villkorade exempel använder 30 000 kronor i bruttolön per månad och inga förmåner eller lönetillägg. De två första scenarierna visar enbart lön och arbetsgivaravgift. Det tredje använder ordinarie avgift och lägger till semesterposten ovan samt en antagen försäkringspremie; beloppen är räkneexempel, inte offerter.

1. Ordinarie avgift: 30 000 kronor i bruttolön + 9 426 kronor i arbetsgivaravgift = 39 426 kronor per månad före semester, försäkring, pension och frånvaro.
2. Ungdomsnedsättning: Om medarbetaren omfattas av reglerna för 2026 blir avgiften 6 773,50 kronor, eftersom bara de första 25 000 kronorna får den lägre satsen. Lön och avgift blir 36 773,50 kronor per månad före övriga poster.
3. Semester och försäkring: Börja med ordinarie lön och avgift, 39 426 kronor. Lägg till cirka 353,19 kronor per månad för semestertillägg med avgift och en uttryckligen antagen försäkringspremie på 500 kronor. Summan blir cirka 40 279,19 kronor per månad, före eventuell pension, skatt på pensionskostnad och frånvaroreserv.

Rekrytering, nödvändig utrustning och introduktion hör till en separat engångsbudget med belopp som beror på tjänsten. Den visar kapitalet som behövs för att komma igång. Månadskalkylen visar i stället vad företaget behöver kunna bära så länge anställningen pågår.

Läs också:

• TERASi tar in 11 miljoner euro – Nato-fonden gör sin första svenska investering
• NASA siktar på kärnkraftsdriven Marsfärd 2028 – avtalet är bara start
• Shopify Canvas bygger hela butiken med AI – men bara i tidig åtkomst