Toggl Track ali Clockify: brezplačna ekipa se ustavi pri treh ali petih

Za novo ekipo je razlika pri brezplačni uporabi jasna: javni cenik Toggl dopušča do treh uporabnikov, cenik Clockify pa do petih. Ekipa s štirimi ali petimi člani lahko zato osnovno beleženje časa v Clockifyju še uporablja brez naročnine, pri novi Togglovi ponudbi pa mora izbrati plačljivi paket. Pri večji ekipi postanejo poleg števila mest odločilni še izvoz podatkov, urne postavke in potrjevanje časovnic.

Za obstoječega uporabnika Toggl Track je pomembna razlika med izdelkoma: Togglova razlaga prehoda pravi, da je novi Toggl privzeta izbira ob prijavi, medtem ko Toggl Track ostaja podprt za obstoječe račune brez prisilne selitve. Javni cenik zato ni zanesljiv opis vseh starejših računov Track. Samostojnemu izvajalcu lahko zadostuje brezplačni paket obeh ponudnikov; ekipa, ki bo izdajala račune ali potrjevala ure, naj primerja ceno paketa s temi funkcijami, ne le brezplačne meje.

Kaj se zgodi, ko ekipa zraste

Pri treh članih sta obe brezplačni možnosti uporabni za osnovno evidenco časa. Pri petih ima Clockify še prostor za celotno ekipo, nova Togglova ponudba pa je že čez mejo. Pri desetih ali petindvajsetih članih obe ekipi potrebujeta plačljiv paket, če naj vsi beležijo čas v istem okolju. To velja tudi za občasne sodelavce: za načrtovanje stroška štejejo vsi, ki potrebujejo dostop, ne samo redno zaposleni.

Prehod na plačljivi paket je lahko potreben še pred rastjo ekipe. Merjenje trajanja dela, prikaz zabeleženih ur naročniku, prenos podatkov v preglednico in potrditev časovnice so različna opravila. Izvajalec, ki račun sestavi v drugem programu, morda potrebuje le evidenco in izvoz; agencija z notranjim pregledom ur pa potrebuje še pravice in postopek odobritve. Enaka velikost ekipe zato ne pomeni enakega najcenejšega paketa.

Strošek za 3, 5, 10 in 25 članov

Javno navedene cene ob letnem plačilu so mesečni ekvivalenti: Toggl Starter stane 9 USD na uporabnika, Premium 16 USD, Clockify Basic 3,99 USD, Standard 5,49 USD in Pro 7,99 USD. Spodnji izračuni množijo te cene s številom vseh članov ekipe, saj plačljiva naročnina ne ohrani brezplačnih mest. Zneski so v USD, brez davkov in morebitne pretvorbe valute; prikaz ob nakupu v Sloveniji se lahko razlikuje.

• 3 člani: osnovna uporaba je lahko brezplačna pri obeh. Če so potrebne plačljive funkcije, znaša mesečni ekvivalent Toggl Starter 27 USD, Clockify Basic 11,97 USD, Clockify Standard pa 16,47 USD.
• 5 članov: Clockify Free še pokrije ekipo. Toggl Starter znaša 45 USD, Clockify Basic 19,95 USD in Clockify Standard 27,45 USD na mesec ob letni naročnini.
• 10 članov: Toggl Starter znaša 90 USD, Clockify Basic 39,90 USD in Clockify Standard 54,90 USD. Če so potrebne Togglove odobritve, Premium znaša 160 USD.
• 25 članov: Toggl Starter znaša 225 USD, Clockify Basic 99,75 USD in Clockify Standard 137,25 USD. Toggl Premium za tako ekipo znaša 400 USD.

To je primerjava stroška naročnine, ne enakovrednih funkcij. Basic je najcenejša Clockifyjeva pot do plačljivega izvoza in urnih postavk, Standard pa doda račune in odobritve časovnic. Toggl Starter vsebuje urne postavke in poročanje o ekipi, medtem ko sta odobritev časovnic in analiza donosnosti del Premiuma. Če je potrjevanje ur obvezno, je zato smiselna primerjava med Standardom in Premiumom, ne med najcenejšima plačljivima paketoma.

Izvoz in poročila za naročnika

PDF lahko zadostuje za pregled opravljenega dela. Za računovodstvo ali lastno analizo po projektih in sodelavcih sta uporabnejša CSV oziroma Excel, ker omogočata razvrščanje in nadaljnje izračune brez prepisovanja vrstic. Možnost ogleda poročila v aplikaciji še ne pomeni, da je mogoče vse njegove vnose prenesti v želeni obliki.

V Clockifyju je po navodilih za izvoz poročil PDF na voljo v brezplačnem paketu, CSV in Excel pa od paketa Basic naprej; posamezen brezplačni izvoz lahko zajame največ 31 dni oziroma en mesec. Daljši projekt zato zahteva več ločenih izvozov ali plačljivo naročnino. Podrobno poročilo je uporabnejše od povzetka, kadar računovodstvo potrebuje posamezne vnose z začetkom, koncem in trajanjem dela.

Pri Togglu je razlika med izdelkoma še izrazitejša. Navodila za izvoz v Toggl Track omejujejo brezplačni izvoz poročil na PDF, CSV pa vežejo na plačljiv paket; za ločeni novi Toggl navajajo CSV tudi v brezplačnem paketu. Kdor že uporablja Track, naj zato pri odločitvi o izvozu izhaja iz svojega dejanskega delovnega prostora. Cena nove Togglove ponudbe in možnosti izvoza starejšega računa Track nista nujno del iste naročnine.

Obračunljive ure in odobritve

Oznaka, da je vnos obračunljiv, sama po sebi še ni urna postavka. Če mora sistem iz zabeleženega časa izračunati znesek za naročnika, sta v primerjanih ponudbah potrebna vsaj Toggl Starter ali Clockify Basic. Če račun nato nastane v ločenem računovodskem programu, je ta raven lahko dovolj; če naj Clockify iz evidentiranega časa pripravi račun, je potreben Standard.

Formalna odobritev doda administrativni korak pred obračunom: sodelavec odda časovnico, odgovorna oseba vnose pregleda in jih po potrebi vrne v popravek. Clockify to omogoča v Standardu, Toggl v Premiumu. Korak je smiseln, kadar agencija potrebuje potrjeno osnovo za račun ali notranje obračune, vendar zahteva redno delo vodje. Če ekipa ure že potrjuje drugje, sama prisotnost te funkcije ne upraviči dražje naročnine.

Pri spremljanju stroškov dela in dobička projekta se primerjava spet premakne na višja paketa: Toggl Premium vključuje stroške dela in poročila o donosnosti, Clockify Pro pa stroške dela, dobiček ter evidentiranje izdatkov. Ekipa, ki potrebuje samo znesek za naročnika, ne potrebuje nujno teh analiz. Ekipa, ki želi primerjati prihodke s stroški sodelavcev, pa bi z izbiro Starterja ali Basica podcenila ceno zahtevanega postopka.

Kateri izbiri ustreza vsakodnevno delo

Za posameznika ali zelo majhno ekipo je pomembno tudi, kako hitro lahko člani zaženejo merjenje časa, zamenjajo projekt in popravijo vnos. Razlika v naročnini ima manjšo vrednost, če evidence zaradi dodatnih korakov ostajajo nepopolne. To je presoja načina dela ekipe, ne lastnost, ki bi jo dokazovala sama tabela cen.

Če ekipa potrebuje predvsem skupno brezplačno evidenco in ima štiri ali pet članov, je Clockify neposredna izbira. Če potrebuje plačljiv izvoz, urne postavke ali odobritve, je odločilen strošek najnižjega paketa, ki pokrije celoten postopek. Za obstoječe uporabnike Toggl Track ostane dodatno vprašanje, katere pogoje ima njihov račun: novi Togglov cenik in funkcije starega Tracka je treba obravnavati ločeno.

Preberite tudi:

• Množično financiranje ali VC: več vlagateljev ne pomeni več nadzora
• Zapier ali Power Automate: cena je odvisna od nalog, uporabnikov in robotov
• Slack ali Mattermost: nadzor nad podatki prinese račun za strežnik