Calendly ali Microsoft Bookings: naročnina tekmuje z vezjo na Outlook

Za manjše slovensko podjetje, ki že plačuje ustrezen Microsoft 365 in uporablja Outlook, je Microsoft Bookings smiselna prva izbira: naročanje terminov ne zahteva dodatne naročnine. Microsoftov slovenski pregled paketov vključuje Bookings že v Business Basic, ki je naveden po 6,07 € na uporabnika na mesec ob letnem plačilu, brez DDV. To je cena celotnega paketa, ne doplačilo za Bookings.

Calendly je smiseln, kadar lažje urejanje različnih vrst sestankov ali usmerjanje povpraševanj k ustreznemu članu ekipe odtehta novo naročnino. Za odločitev je zato pomembno, kaj se zgodi med strankino izbiro termina in potrditvijo sestanka. Če zadostuje prost termin v Outlooku, je prednost Bookingsa stroškovna. Če mora sistem pred rezervacijo razlikovati med vrstami povpraševanj, postanejo pomembnejša Calendlyjeva pravila za ekipo.

Vključena storitev še ni brezplačen Microsoft 365

Podjetje z ustreznimi licencami lahko Bookings obravnava kot že plačano možnost. Če Microsoft 365 uporablja za pošto, koledarje in sodelovanje, je dodatni naročniški strošek izbire Bookingsa nič. Podjetje, ki Microsoftovega paketa nima, pa bi zanj kupilo celoten sklop storitev. Samo zaradi naročanja sestankov zato ni pošteno primerjati celotne cene Microsoft 365 s ceno ene Calendlyjeve licence, ne da bi upoštevali vrednost drugih vključenih orodij.

Pomembna je dejansko dodeljena licenca, ne zgolj ime Microsoft 365 na računu podjetja. Microsoftova pojasnila o Bookingsu naštevajo upravičene naročnine in določajo, da mora biti za uporabo omogočen Outlook v spletu; dostop lahko omeji tudi skrbnik organizacije. Za ekipo, ki storitve še ne vidi med aplikacijami, je to pomembnejša razlaga od domneve, da potrebuje ločeno plačljivo orodje.

Pri običajni rezervaciji odloča povezava z Outlookom

Bookings pokrije potek, v katerem stranka na spletni strani izbere storitev in razpoložljiv termin. Microsoftov opis funkcij navaja usklajevanje z Outlookom, e-poštna obvestila, upravljanje storitev in zaposlenih ter virtualne sestanke prek Teams. Za ustvarjanje spletnega sestanka mora imeti rezervirani zaposleni ustrezno licenco za Teams. Slovensko podjetje s paketom brez Teams zato ne sme sklepati, da sama vključitev Bookingsa zagotavlja tudi sestanek v Teams.

Udobje pri nastavljanju je drugačno vprašanje od tega, ali rezervacija deluje. Zapierjeva neposredna primerjava ocenjuje Calendly kot praviloma lažji za uporabo, Bookings pa kot posebej primeren za uporabnike Outlooka in Microsoft 365. Gre za oceno uporabe, ne za izmerjen prihranek časa vsake ekipe. Če termine ureja ena oseba in se pravila redko spreminjajo, je lahko razlika v priročnosti majhna; pri pogostem spreminjanju vrst sestankov dobi večjo težo.

Samostojni strokovnjak: od brezplačne povezave do naročnine

Za samostojnega svetovalca z eno vrsto uvodnega pogovora je lahko dovolj brezplačni Calendly, zlasti če ne uporablja Microsoft 365. Calendlyjev cenik za brezplačni paket navaja eno vrsto sestanka in en povezan koledar; Standard ob letnem obračunu stane 10 USD na sedež na mesec ter doda neomejene vrste sestankov, več povezanih koledarjev in opomnike. Teams je naveden po 16 USD na sedež na mesec ob letnem obračunu ter vključuje skupinsko razporejanje in usmerjanje povpraševanj.

Če strokovnjak potrebuje ločene termine za uvodni pogovor, daljši posvet in nadaljnje srečanje, je omejitev brezplačnega paketa konkretna. En sedež Standard po navedeni letni ceni pomeni 120 USD na leto. Če pa isti strokovnjak že uporablja Outlook v upravičenem Microsoftovem paketu in mu zadostuje rezervacija prostega termina, je izhodišče Bookings brez dodatne naročnine. Standard je tedaj nakup večje prilagodljivosti, ne pogoj za spletno naročanje.

Petčlanska ekipa: štejejo sedeži, ki bodo sestanke gostili

Pri petih zaposlenih z ustreznimi licencami Microsoft 365 Bookings ne doda nove naročniške postavke. Če vseh pet potrebuje plačljiv sedež Calendly Standard, iz navedene cene izhaja 50 USD na mesec oziroma 600 USD na leto ob letnem obračunu. To je dodatni strošek poleg obstoječih Microsoftovih licenc. Stranke, ki si rezervirajo sestanek, plačljivega sedeža Calendlyja ne potrebujejo, zato je za izračun pomembno število zaposlenih, ki bodo gostili sestanke.

Doplačilo ima več smisla, če zaposleni sami vzdržujejo različne vrste srečanj ali morajo pri določanju razpoložljivosti upoštevati koledarje zunaj Microsoftovega okolja. Če ekipa pretežno pošilja povezavo do prostih terminov in nato uporablja Outlook ter Teams, Bookings opravi osrednjo nalogo. Pri primerjavi zneskov je treba ohraniti tudi valuto: Microsoftova slovenska cena je objavljena v evrih brez DDV, navedena Calendlyjeva cena pa v ameriških dolarjih. Letnega zneska v dolarjih zato ni mogoče neposredno brati kot končni račun v evrih.

Prodajna ekipa plačuje za dodelitev pravega sogovornika

Pri prodaji je odločilno, ali naj stranka samo izbere prost termin ali naj njeni odgovori določijo, s kom bo govorila. Calendlyjev opis paketa Teams navaja usmerjanje povpraševanj z obrazci, razdeljevanje sestankov med člane ekipe in centralno upravljanje vrst sestankov. To je uporabno, kadar mora na primer povpraševanje za določeno storitev priti do svetovalca, ki jo obravnava, še preden stranka vidi njegove proste termine.

Če bi pet prodajalcev potrebovalo sedež Teams, iz navedene cene izhaja 80 USD na mesec oziroma 960 USD na leto ob letnem obračunu. Tak strošek je utemeljen predvsem, če ekipa pravila za usmerjanje dejansko uporablja. Bookings že omogoča nastavitev storitev, osebja in podatkov, ki jih ob rezervaciji vnese stranka, zato je za preprosto razdelitev terminov lahko dovolj. Kadar pa odgovor na obrazcu določa pravega prodajalca in bi sicer nekdo povpraševanje ročno preusmeril, Calendlyjeva naročnina kupi konkreten korak v prodajnem poteku.

Preberite tudi:

• Metricool ali Hootsuite: poceni poročila tekmujejo z nadzorom ekipe
• Bitwarden ali 1Password: brezplačna raba tekmuje z manj trenja
• GA4 ali Matomo: povezava z oglasi tekmuje z nadzorom nad podatki