Viva Engage či Workvivo: balík Microsoftu môže ušetriť celý nový účet

Ak firma už platí vhodné licencie Microsoft 365, Viva Engage môže pokryť interné komunity bez ďalšieho licenčného poplatku: podľa vysvetlenia Microsoftu je služba dostupná väčšine zákazníkov Microsoft 365 bez doplatku. Pre tím, ktorý potrebuje najmä príspevky, diskusie a komunity, je preto rozumným východiskom už zaplatený balík.

Workvivo stojí za samostatné posúdenie, ak má komunikácia fungovať aj pre ľudí bez firemného e-mailu a spájať správy, znalosti a zapájanie zamestnancov v jednom prostredí. Cenová stránka Workviva uvádza mobilný prístup, prihlásenie bez firemného e-mailu a analytiku, no verejnú jednotkovú cenu neuvádza; ponuka závisí od počtu licencií a potrieb organizácie. Rozhoduje teda cena funkcií, ktoré firme ešte chýbajú, spolu s nákladmi na zavedenie a prevádzku.

Čo už firma dostáva s Microsoft 365

Základný Viva Engage a jeho prémiové funkcie majú odlišné licenčné podmienky. Dokumentácia Microsoftu k nastaveniu zaraďuje komunity a osobné príspevky do základnej vrstvy dodávanej s Microsoft 365; funkcie ako kampane, analytika či priestor pre vedenie viaže na Microsoft Viva Suite alebo Microsoft Viva Employee Communications and Communities. Prítomnosť aplikácie vo firemnom prostredí preto sama osebe neznamená, že komunikačný tím má k dispozícii celý jej rozsah.

Pri bežných komunitách môže byť táto hranica nepodstatná. Zamestnanci môžu klásť otázky, reagovať na príspevky a sledovať rozhovory naprieč oddeleniami bez toho, aby firma kupovala ďalšiu komunikačnú platformu. Ak však zadanie zahŕňa riadené kampane vedenia alebo podrobnejšie vyhodnocovanie ich dosahu, do rozpočtu vstupujú príslušné prémiové licencie.

Dôležité je aj to, kto má v organizácii aký plán. Kancelárski a prevádzkoví pracovníci nemusia mať rovnaký prístup, hoci firma ako celok Microsoft 365 používa. Pri porovnaní nákladov má preto zmysel oddeliť ľudí s vhodnou existujúcou licenciou od tých, pre ktorých by bolo treba licenciu alebo spôsob prístupu riešiť osobitne. Až potom je jasné, aká veľká časť zamýšľaného publika môže používať základný Viva Engage bez nového licenčného výdavku.

Čo zahŕňa ponuka Workviva

Workvivo HQ spája interné správy, priestory pre tímy, znalostný obsah a nástroje na zapájanie zamestnancov. Pre firmu s veľkou skupinou ľudí mimo kancelárie môže mať osobitnú hodnotu mobilný prístup, cielenie obsahu podľa skupín a prihlásenie aj bez firemnej e-mailovej adresy. To sú konkrétne dôvody na porovnanie používateľskej skúsenosti, nie automatický dôkaz, že každý zamestnanec bude službu používať častejšie.

Ponuka však musí pomenovať presný rozsah. Workvivo HQ je základná platforma, zatiaľ čo produkt Seer pre prieskumy a hlbšiu analýzu spätnej väzby možno získať samostatne alebo ako doplnok. Pri cenovej ponuke preto záleží na tom, ktorí zamestnanci budú mať prístup, ktoré analytické a komunikačné funkcie sú zahrnuté a ktoré sa účtujú navyše. Jedna súhrnná suma bez tohto rozpisu sa s nákladmi na prémiové funkcie Viva Engage porovnáva ťažko.

Nová platforma prináša aj prácu, ktorú cena licencie nevystihuje: nastavenie prístupu, prípadný presun obsahu, správu oprávnení a rozhodnutie, kde sa budú publikovať záväzné firemné oznamy. Podobnú redakčnú a správcovskú prácu vyžaduje aj Viva Engage, hoci jeho základná licencia už môže byť zaplatená. Zmysluplné porovnanie preto berie do úvahy náklady oboch riešení po ich zavedení, nielen sumu v novej zmluve.

Mobilná skúsenosť a hranice používateľských hodnotení

Obe služby možno používať na mobile, ale samotná dostupnosť aplikácie nevystihuje skúsenosť pracovníka počas zmeny. Záleží na tom, či sa dokáže jednoducho prihlásiť, dostane oznam určený pre svoju lokalitu a môže naň odpovedať. Pre kancelársky tím môže mať zase väčšiu váhu nadväznosť na prostredie Microsoft 365, v ktorom už pracuje.

Na porovnaní TrustRadius má Viva Engage skóre komunikácie 8,6 zo 49 hodnotení a mobilného prístupu 8,8 zo 43 hodnotení, zatiaľ čo pri Workvive stránka v týchto kategóriách porovnateľné číselné skóre neuvádza. Tieto čísla teda nepodporujú tvrdenie, že jedna služba má lepší mobilný prístup než druhá. Navyše ide o hodnotenia používateľov z rôznych organizácií, nie o rovnakú úlohu vykonanú v totožných podmienkach.

Pri výbere je užitočnejší presný scenár než všeobecný dojem z recenzií. Ak je kľúčovým publikom napríklad pracovník bez firemného e-mailu, podstatné je, ako sa dostane k oznamu pre svoju prevádzku a ako naň reaguje z telefónu. Pri zamestnancoch, ktorí už denne používajú Teams a Microsoft 365, môže byť dôležitejšie, či komunity zapadnú do ich súčasného spôsobu práce. Rovnaká mobilná funkcia tak môže mať v dvoch firmách odlišnú hodnotu.

Kedy analytika zmení náklady

Požiadavka na meranie často určí, či základná licencia stačí. Dokumentácia analytiky Microsoftu rozlišuje dostupné komunitné údaje od úplného rozsahu analytiky viazaného na prémiovú licenciu; na zobrazenie celosieťového analytického panela musí mať príslušnú prémiovú licenciu aspoň 50 % používateľov siete. Pri celofiremnom meraní preto nemusí stačiť priplatiť licencie iba malému komunikačnému tímu.

Iná situácia je pri správe jednej komunity, kde môžu postačovať údaje o jej aktivite. Komunikačný tím, ktorý potrebuje vyhodnocovať kampane vedenia podľa publika a celkového dosahu, už rieši širší súbor funkcií. Rozdiel medzi týmito potrebami je finančne významný: prvá môže zostať v existujúcom balíku, druhá môže vyžadovať ďalšie licenčné pokrytie.

Workvivo pri HQ opisuje meranie zapojenia, výkonu obsahu a kampaní; pri podrobnejšom počúvaní zamestnancov vstupuje do hry Seer alebo ďalšie rozšírenia. Preto treba porovnávať konkrétny požadovaný výstup: ktoré publikum možno sledovať, kto vidí výsledky a či daná funkcia patrí do ponúknutej zostavy. Všeobecná položka „analytika“ v zozname vlastností nehovorí dosť o použiteľnosti ani o konečnej cene.

Rozhoduje prírastkový náklad pre konkrétnu firmu

Východiskom je počet zamestnancov, ktorí už majú vhodný Microsoft 365, a rozsah práce, ktorý od platformy firma očakáva. Ak prevažujú diskusie a komunity, základný Viva Engage môže splniť zadanie bez novej licenčnej platby. Ak sú nevyhnutné kampane, celosieťová analytika alebo širší prístup pracovníkov mimo kancelárie, porovnanie sa presúva k nákladom na prémiové licencie a ku konkrétnej zostave Workviva.

Na jednej strane porovnania je prírastok za potrebné licencie Microsoftu, nastavenie služby a jej správu. Na druhej je individuálna ponuka Workviva spolu so zavedením, prípadným presunom obsahu a priebežnou správou. Základný Viva Engage nemá byť v tomto výpočte ocenený cenou celého už zaplateného Microsoft 365; rovnako však nemožno predpokladať, že zavedenie existujúcej služby nestojí žiadny čas.

Workvivo môže vyšší nový výdavok odôvodniť tam, kde jeho prístup pre zamestnancov bez firemného e-mailu, cielené oznamy a širšie komunikačné prostredie riešia zásadnú potrebu. Ak tieto rozdiely nie sú pre firmu rozhodujúce, už zahrnutá základná vrstva Viva Engage jej dáva nákladovú výhodu. Výsledok sa preto odvíja od skladby licencií a zamestnancov, požadovanej analytiky a rozsahu ponuky, ktorú Workvivo firme predloží.

Prečítajte si aj:

• Thinkific či Kajabi: lacnejší kurz môže zdražiť o celý marketingový balík
• Meta vstupuje do firemného AI: sľubuje celý balík, nie hotový cenník
• Penpot či Figma: bezplatný handoff môže ušetriť tímu tisíce