Export zo Substacku: CSV zachráni kontakty, nie celý platený vzťah

Podľa návodu Substacku otvoríte v publikácii stránku Subscribers, prejdete na All subscribers, kliknete na tri bodky nad zoznamom a vyberiete Export. Následne zvoľte CSV so všetkými stĺpcami; na export konkrétnych ľudí ich najprv označte v zozname. Takto získate kópiu e-mailových kontaktov.

Ak chcete pravidelnú zálohu, uložte úplný súbor v pôvodnej podobe. Pri odchode zo Substacku je to iba jedna časť práce: platiteľom treba zachovať už zaplatený prístup, vyriešiť ďalšie účtovanie a preniesť archív príspevkov. Samotná e-mailová adresa tieto záväzky nevyjadruje.

Pravidelná záloha pred zmenou účtu

Export má najväčšiu cenu vtedy, keď ho robíte priebežne, kým máte do publikácie prístup. Frekvenciu si zvoľte podľa toho, ako rýchlo sa mení zoznam a koľko nových prihlásení, odhlásení či platieb by ste dokázali spätne zrekonštruovať. Staré CSV je snímka minulého stavu, preto pred samotnou migráciou pripravte nový export.

1. Na Subscribers otvorte All subscribers a zrušte filtre, ak má súbor slúžiť ako úplná záloha. Výber jednotlivých riadkov použite iba na doplnkový export skupiny.
2. V ponuke Export vyberte všetky stĺpce. Voľba zobrazených stĺpcov je vhodná na konkrétnu prácu, ale záloha by potom závisela od aktuálneho nastavenia prehľadu.
3. Stiahnutý súbor otvorte bez prepisovania originálu. Skontrolujte hlavičku, počet záznamov, prázdne adresy a niekoľko bezplatných aj platených záznamov.
4. Originál pomenujte dátumom exportu a na čistenie či prípravu importu si vytvorte pracovnú kópiu.

Počet záznamov porovnajte s počtom odberateľov v prehľade pri rovnakom nastavení filtrov. Ak potrebujete navyše zvlášť platiteľov alebo inú skupinu, vyexportujte ju samostatne, ale nenahrádzajte ňou celý zoznam. Pri každom súbore si poznačte, či ide o úplný stav, alebo o výber.

Údaje, ktoré treba pred importom spojiť

Pri migrácii si z exportu pripravte pracovnú tabuľku, v ktorej bude mať každý človek jasne určený stav. Názvy stĺpcov preberte zo skutočného CSV; nedopĺňajte hodnoty len preto, že ich cieľová platforma očakáva. Dôležité je rozlíšiť údaje, ktoré export obsahuje, od tých, ktoré ešte musíte dohľadať.

• E-mail: identifikátor na párovanie záznamov. Vyhľadajte chýbajúce adresy, duplicity a rozdiely medzi adresou v zozname a pri platbe.
• Stav a typ odberu: oddeľte bezplatných čitateľov od platiteľov a od ľudí s darovaným či bezplatne prideleným prístupom. Prístup k platenému obsahu sám osebe neznamená aktívnu opakovanú platbu.
• Dátumy: zachovajte dátum prihlásenia, ak ho máte, a pri platenom prístupe zistite koniec zaplateného obdobia alebo najbližšiu obnovu. Ak údaj chýba, overte ho v podkladoch k predplatnému.
• Súhlas a odhlásenie: pri prenose do nového systému skontrolujte, komu ešte smiete posielať newsletter a či od posledného exportu nezrušil odber. Samotná prítomnosť adresy v starej kópii nestačí.

Pri importovaní do cieľovej služby si zmapujte jej povinné polia ešte pred úpravou pracovnej kópie. Ak systém nerozlišuje darovaný, skúšobný a platený prístup rovnako ako pôvodná publikácia, pripravte pre tieto skupiny samostatné pravidlá. Originálny export si ponechajte ako záznam toho, z čoho ste pri presune vychádzali.

Platení odberatelia: termín prístupu a účtovanie

Pri platenom odberateľovi potrebujete vedieť, dokedy má prístup, za aký program platí a čo sa stane pri ďalšom inkase. Migračný návod beehiiv napríklad odporúča použiť stĺpec Expiration date z exportu Substacku na určenie zostávajúceho prístupu, no prenos zákazníckych a platobných údajov cez Stripe a vytvorenie nových predplatných opisuje osobitne. Je to konkrétny postup pre beehiiv, nie automatická vlastnosť každého importu CSV.

Pred presunom preto spárujte platiteľov s termínmi a cenovými úrovňami, ktoré má nová služba prevziať. Zistite, či cieľová platforma vie nadviazať na existujúce predplatné, potrebuje prenos údajov cez Stripe alebo si vyžiada nové prihlásenie k platbe. Až potom určte okamih, keď sa zastaví pôvodné účtovanie a začne nové; inak môže čitateľ dostať dve platby alebo prísť o čas, ktorý už uhradil.

Osobitný zoznam si zaslúžia darované a bezplatne poskytnuté členstvá. Majú prístup k obsahu, ale pri párovaní iba s aktívnymi platbami môžu vypadnúť. Ak publikácia prijíma platby cez aplikáciu na iPhone, skontrolujte aj tieto predplatné samostatne: pri takomto kanáli sa spôsob zrušenia a pokračovania platieb môže líšiť od účtovania cez Stripe. Čitateľom oznámte, či zostane zachovaný dátum prístupu a či musia niečo urobiť s platbou.

Príspevky majú vlastný export

Na archív použite samostatnú voľbu v Settings → Exports. Návod na export príspevkov uvádza, že Create new export pripraví ZIP s príspevkami, zoznamom odberateľov a súvisiacimi štatistikami; po dokončení príde oznámenie e-mailom. Tento balík si stiahnite popri samostatnom CSV zo stránky Subscribers.

Obsahový import skontrolujte oddelene od importu kontaktov. Porovnajte zoznam príspevkov, ich poradie, prílohy a odkazy; pri platených textoch aj to, kto ich môže otvoriť v novej službe. Pravidlá zamknutia obsahu sa môžu pri importe správať inak ako v pôvodnej publikácii. Pôvodný ZIP ponechajte nedotknutý, kým nemáte overený obsah aj prístup čitateľov.

Bezpečné uloženie a konečná kontrola

CSV s adresami je súbor osobných údajov. Uložte ho do priestoru s obmedzeným prístupom a pracovné kópie neumiestňujte do verejne zdieľaného priečinka. Ak zálohujete do cloudu, nastavte prístupové práva, chráňte účet a zvážte šifrovanie samotného súboru. Zaznamenajte dátum exportu, miesto uloženia a osobu, ktorá môže kópiu obnoviť.

Pred zapnutím rozosielania v novej službe porovnajte počty bezplatných a platených odberateľov a preverujte rozdiely po jednotlivých skupinách. Na vzorke záznamov skontrolujte adresu, stav prístupu a dátum jeho skončenia; osobitne prejdite odhlásených, darovaných a predplatiteľov s ďalšou obnovou. Takáto kontrola odhalí aj prípad, keď sa kontakt preniesol správne, ale jeho platený prístup alebo budúca platba nie. Tesne pred ukončením pôvodného rozosielania urobte posledný export, aby sa do presunu dostali aj neskoršie prihlásenia a odhlásenia.

Prečítajte si aj:

• Export Slacku nie je záloha: ZIP obsahuje odkazy na súbory, nie súbory
• Prenos prístupových kľúčov v Androide: bez CSV, ale nie medzi každou aplikáciou
• Cloud šifruje súbory, nie všetky stopy: ako nastaviť Cryptomator