Export z Patreonu: zoznam členov a nákupy nie sú jeden súbor

Ak chcete z Patreonu stiahnuť e-mailové kontakty členov aj údaje o jednorazových nákupoch, potrebujete samostatný export kontaktov z Relationship Managera a export zákazníkov zo záložky Sales. Prvý zahŕňa kontakty zodpovedajúce nastaveným filtrom; druhý poskytuje údaje o zákazníkoch a ich jednorazových transakciách.

Pred zálohou alebo migráciou si preto ujasnite, ktorý vzťah chcete preniesť. Členský kontakt môže mať iný stav ako zákazník po jednorazovom nákupe a rovnaká e-mailová adresa sa môže objaviť v oboch exportoch. Samotná adresa nehovorí, či členstvo stále trvá, čo človek kúpil ani na akú komunikáciu možno kontakt použiť.

Rozsah členského exportu určujú filtre

V počítači otvorte Creator studio, prejdite do Audience a v Relationship Manageri skontrolujte aktívny výber. Medzi dostupnými filtrami sú platení a bezplatní členovia, aktívne a zrušené členstvá, odmietnuté platby či noví členovia v danom mesiaci. Ďalšie možnosti sú pod tlačidlom Filters. Pred stiahnutím si zaznamenajte, ktoré skupiny ste zahrnuli: neskôr tak budete vedieť, čo konkrétny súbor predstavuje.

Po nastavení výberu môžete v nastaveniach tabuľky upraviť viditeľné informácie a stiahnuť CSV. Kontakty netreba označovať jednotlivo zaškrtávacími políčkami. Do súboru sa dostanú všetky kontakty zodpovedajúce nastaveným filtrom, preto je dôležité skontrolovať ich ešte pred kliknutím na stiahnutie.

Ak potrebujete oddeliť aktívnych platiacich členov od ľudí so zrušeným členstvom, vytvorte pre každú skupinu vlastný export. K súboru si bezpečne uložte poznámku o použitých filtroch a dátume stiahnutia. Je to užitočné najmä vtedy, keď budete súbor importovať neskôr: bez tejto informácie sa z jeho názvu či samotných e-mailov nemusí dať spoľahlivo zistiť pôvodný výber.

Jednorazové nákupy patria do Sales

V Creator studio otvorte Audience, zvoľte Sales a použite Download CSV. Táto časť slúži na správu zákazníkov, ktorí si kúpili médiá jednorazovo. V prehľade transakcií sa zobrazujú zakúpená položka, dátum nákupu, stav dokončenia alebo vrátenia platby a celková zaplatená suma. Transakciu možno v rozhraní vyhľadať podľa čísla objednávky, zákazníka alebo produktu.

Pri ďalšom spracovaní zachovajte väzbu medzi zákazníkom a jeho jednotlivými nákupmi. Ak jedna osoba nakúpila viackrát, zlúčenie všetkých riadkov podľa e-mailu môže zakryť rozdiel medzi objednávkami aj ich stavmi. Vrátený nákup tiež neoznačujte ako dokončený. Údaje zo Sales majú vlastný význam, aj keď sa zákazník súčasne nachádza v členskej databáze.

Ak súbor pripravujete pre účtovníctvo, skontrolujte, či obsahuje polia potrebné na váš konkrétny účel. Prehľad zákazníkov a transakcií nenahrádza automaticky všetky podklady k príjmom. Pri prenose do nového predajného nástroja si zasa ponechajte informáciu o zakúpenej položke a stave transakcie, aby sa história nákupov nezmenila na obyčajný adresár.

Čo skontrolovať pred spojením súborov

Najprv otvorte oba exporty oddelene a pozrite si hlavičky aj niekoľko záznamov. Názvy stĺpcov a rozsah údajov si overte v skutočne stiahnutých súboroch; nasledujúci zoznam opisuje informácie potrebné pri migrácii, nie pevnú schému každého CSV.

• Kontakt: zistite, či máte použiteľnú e-mailovú adresu a prípadné meno. Prázdne adresy oddeľte od záznamov určených na import do e-mailového nástroja.
• Členská skupina: zachovajte informáciu o použitom filtri a overte, či viete rozlíšiť platené a bezplatné členstvo alebo aktívny a zrušený stav. Ak to zo stĺpcov neviete bezpečne určiť, ponechajte samostatné filtrované súbory.
• Nákup: skontrolujte položku, dátum, stav a zaplatenú sumu. Ak export obsahuje identifikátor objednávky, ponechajte ho pri príslušnom zázname; môže pomôcť odlíšiť viac nákupov toho istého človeka.
• Prekryv: pri adrese, ktorá sa nachádza v oboch súboroch, zachovajte pôvod záznamu. Spojenie kontaktov môže byť užitočné pre prehľad, ale nesmie vymazať rozdiel medzi členstvom a objednávkou.
• Technický formát: pred hromadným importom overte diakritiku, oddeľovač polí a spôsob načítania dátumov či súm v cieľovom nástroji.

E-maily ukladajte a používajte podľa účelu

CSV s e-mailovými adresami obsahuje osobné údaje. Zásady spracúvania údajov podľa Európskej komisie vyžadujú určený účel, primeraný rozsah údajov, obmedzenú dobu uchovávania a ochranu pred neoprávneným prístupom. Pracovné kópie preto ukladajte na miesto s obmedzeným prístupom a po migrácii posúďte, ktoré dočasné súbory ešte potrebujete.

Adresa získaná pri členstve alebo kúpe sama osebe nepreukazuje súhlas s newsletterom. Pred presunom kontaktov do komunikačného nástroja odlíšte správy potrebné na vybavenie nákupu či správu členstva od marketingových správ. Pri každej skupine si ujasnite účel ďalšieho použitia údajov a jeho právny základ; nerozhodujte len podľa toho, že e-mail máte v CSV.

Rovnako neprenášajte celú históriu objednávok do nástroja, ktorý potrebuje iba kontaktnú adresu a oprávnene zvolenú skupinu príjemcov. Pôvodný export môžete uchovať na odôvodnený účel zálohy alebo evidencie podľa príslušných pravidiel. Importný súbor si však pripravte len s poľami potrebnými na jeho konkrétnu funkciu.

Skúšobný import odhalí stratu významu údajov

Pred hromadným prenosom použite malú, oprávnene vybranú vzorku. V cieľovom nástroji skontrolujte mapovanie e-mailu a ďalších polí, zaradenie členských skupín aj stav nákupov. Ak nástroj pri importe spája záznamy s rovnakou adresou, overte, čo sa stane s informáciou o viacerých objednávkach a s pôvodom kontaktu.

Po úspešnej skúške porovnajte počty importovaných záznamov s príslušnými filtrovanými súbormi a vysvetlite rozdiely, napríklad vynechané prázdne adresy alebo zlúčené kontakty. Pôvodné CSV ponechajte oddelene od upravených importných súborov, aby bolo zrejmé, ktoré údaje ste preniesli a ktoré ste z praktických alebo právnych dôvodov vynechali.

Exporty kontaktov a transakcií zachytávajú tieto konkrétne kategórie údajov. Pri presune príspevkov, plateného obsahu, prístupových oprávnení alebo pokračujúcich platieb treba pripraviť osobitný postup a overiť možnosti nového nástroja. Samotné nahratie CSV s adresami a nákupmi tieto vzťahy v inom systéme automaticky neobnoví.

Prečítajte si aj:

• Export zo Substacku: CSV zachráni kontakty, nie celý platený vzťah
• Export Slacku nie je záloha: ZIP obsahuje odkazy na súbory, nie súbory
• Prenos prístupových kľúčov v Androide: bez CSV, ale nie medzi každou aplikáciou