Облачная касса подходит не всем: пункту выдачи нужна обычная ККТ

Для безналичной оплаты на сайте без непосредственного контакта с покупателем интернет-магазину может подойти облачная касса. Если покупатель оплачивает заказ в собственном стационарном пункте выдачи, ККТ должна находиться там. Разъяснение Минфина о месте установки ККТ относит к расчётам в пункте выдачи также зачёт предоплаты при передаче товара: отсутствие доплаты на месте само по себе не снимает вопрос о местной кассе.

Выбор начните со всех способов получения денег и передачи заказа, а затем проверьте, какая касса оформит каждый чек. Для сайта важна связь кассы с платёжной системой; для курьера — возможность провести расчёт при доставке; для пункта выдачи — оборудование в месте расчёта. До аренды выясните, кто оплачивает фискальный накопитель, услуги оператора фискальных данных, интеграцию и функции для маркированных товаров.

Разделите заказы по месту и моменту расчёта

Способ доставки не определяет кассовую схему сам по себе. Заказ может быть оплачен на сайте и доставлен курьером, а может быть только оформлен на сайте и оплачен при вручении. В первом случае касса фиксирует поступление предоплаты, во втором ей нужно получить сведения о платеже от сотрудника, который принимает деньги.

• Покупатель платит на сайте без личного взаимодействия с продавцом. Рассматривайте облачную ККТ, которая получает данные об оплате и формирует электронный чек.
• Покупатель платит курьеру. Уточняйте, допускает ли выбранная модель и сервис применение ККТ вне места расчёта и как курьер передаст покупателю чек.
• Покупатель получает товар в собственном стационарном пункте выдачи. Предусмотрите местную ККТ для оплаты при получении и оформления зачёта предоплаты при передаче товара.

Если магазин совмещает эти сценарии, в расчёте расходов могут оказаться облачная касса для сайта и отдельная ККТ в пункте выдачи. При работе со сторонней службой доставки или выдачи сначала разберите договорную схему: кто принимает деньги от покупателя, от чьего имени действует посредник и кто формирует чек. Название службы или способ доставки не отвечают на эти вопросы.

Сайт: одного сообщения об успешной оплате мало

При предоплате кассе нужны сведения о сумме, составе заказа и покупателе. Проверьте передачу наименований товаров, применяемых ставок налога и контакта для электронного чека. Платёжный сервис может сообщить об успешной операции, но кассе всё равно необходимы данные, из которых она сформирует корректный фискальный документ.

По общему правилу при предоплате и последующей передаче товара возникают разные кассовые события: разъяснение ФНС для интернет-магазинов описывает чек при получении денег и чек на зачёт предоплаты при передаче покупки. Поэтому выясните, откуда касса узнает не только об оплате, но и о фактической выдаче или доставке заказа. Для отдельных условий оформления действуют особенности; их следует учесть при настройке, а не предполагать, что чек на предоплату всегда завершает продажу.

Проверьте и обратный путь данных. Отмена оплаты, частичный возврат, замена товара или доплата меняют сведения, которые должны попасть в кассу. Если сайт, платёжный сервис и товарный учёт обновляют заказ в разное время, заранее определите, какая система передаёт кассе окончательный состав покупки и кто отвечает за исправление сбоя.

Курьер и пункт выдачи: разные способы вручения

При оплате курьеру продавец может применять ККТ, расположенную вне места расчёта, в предусмотренных законом случаях дистанционной продажи товара. Для выбора сервиса этого общего разрешения недостаточно: проверьте пригодность конкретной модели и тарифа для расчётов при доставке. Курьеру нужен рабочий способ передать в кассу сумму и состав покупки, а покупателю — получить чек предусмотренным способом.

Стационарный пункт выдачи продавца требует отдельной схемы. При оплате на стойке касса должна находиться в месте взаимодействия с покупателем; платёж банковской картой или через СБП не превращает такой расчёт в оплату на сайте. Если заказ был оплачен заранее, при его передаче может потребоваться оформить зачёт предоплаты. Для пункта поэтому важна связь местной ККТ с учётом заказов: сотрудник должен видеть, какая сумма уже внесена, какие товары выдаются и есть ли доплата.

Различайте и возврат. Если покупатель отказался от заказа до выдачи, сведения об отказе должны дойти до систем, отвечающих за возврат денег и кассовое оформление. Если он возвращает товар после получения, операция относится уже к совершённой продаже. Эти ситуации стоит показать поставщику на примере собственных правил доставки и возврата, чтобы узнать, какие действия выполняются автоматически, а какие остаются за сотрудником.

Реестры, регистрация и маркированные товары

Попросите поставщика назвать точную модель кассы и фискального накопителя, которые будут использоваться для вашего магазина. Порядок регистрации ФНС требует наличия оборудования и накопителя из соответствующих реестров, действующего договора с оператором фискальных данных и квалифицированной электронной подписи для подачи заявления через личный кабинет. Уточните, на кого регистрируется арендуемая ККТ и кто передаёт данные для регистрации; завершение процедуры подтверждает карточка ККТ.

Если магазин продаёт маркированные товары, проверьте возможности всей связки: учётной системы, кассового программного обеспечения, ККТ, накопителя и оператора фискальных данных. Для розничной продажи разъяснение ФНС о проверке кодов маркировки указывает на формат фискальных документов версии 1.2, совместимый накопитель и специальный модуль проверки товара. Спросите поставщика, как код маркировки попадает в кассу при выдаче и что потребуется для его проверки именно в вашей схеме продаж.

Сравните интеграции и полную стоимость

Запросите у каждого провайдера схему соединения кассы с платформой сайта, платёжным сервисом и товарным учётом. Выясните, есть ли готовый модуль для вашей системы или понадобится разработка, как передаются статусы платежей и кто отслеживает ошибки. Разбор Яндекс Пэй отдельно выделяет совместимость с платёжным сервисом, обработку возвратов и расходы помимо аренды кассы.

Сравнивайте предложения за одинаковый срок и для одинаковых способов оплаты. В смету включите аренду облачной ККТ, фискальный накопитель и его замену, услуги оператора фискальных данных, подключение, доработку сайта и поддержку. Если есть собственный пункт выдачи, добавьте аппарат на месте и его обслуживание; если продаёте маркированные товары — нужное программное обеспечение и его обновления. Отдельно узнайте, зависит ли тариф от количества касс, операций или подключённых способов оплаты.

Итоговая цена имеет смысл только вместе с описанием того, какие расчёты она обслуживает. Попросите поставщика указать в предложении оплату на сайте, доставку с оплатой курьеру, выдачу предоплаченных заказов и доплату в пункте. Так станет видно, какие расходы включены в тариф, а для каких операций магазину потребуется ещё одна интеграция или местная ККТ.

Читайте также:

• ТОП-7 облачных хранилищ — какое лучше выбрать в 2022 году?
• Обзор сервиса Zadarma: подключение виртуального номера, настройка облачной АТС и CRM
• Самозанятому не нужна онлайн-касса: 9 решений для оплаты и чеков