Ulga B+R czy IP Box? Koszt i dochód prowadzą do innych korzyści

Firma ponosząca koszty działalności badawczo-rozwojowej może rozważyć ulgę B+R, nawet zanim wynik prac zacznie przynosić przychody. Zasady ulgi B+R w CIT pozwalają odliczać od podstawy opodatkowania koszty kwalifikowane zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, w tym odpowiednią część wynagrodzeń oraz materiały związane z pracami. Sam wydatek nie oznacza jednak oszczędności podatkowej w tej samej kwocie.

Gdy firma osiąga dochód z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej wytworzonego, rozwiniętego lub ulepszonego w ramach B+R, znaczenia nabiera IP Box. Reguły IP Box w CIT przewidują stawkę 5% dla kwalifikowanego dochodu, ustalanego z uwzględnieniem wskaźnika nexus. Punktem odniesienia jest więc koszt prac albo dochód przypisany do prawa; przy spełnieniu obu zestawów warunków firma może rozliczać obie preferencje.

Prace trwają, a prawo jeszcze nie przynosi dochodu

Na etapie tworzenia rozwiązania istotna jest kwalifikacja samych prac i wydatków. Działalność B+R musi mieć twórczy charakter, obejmować badania naukowe lub prace rozwojowe i być prowadzona systematycznie w celu zwiększania zasobów wiedzy oraz wykorzystania ich do nowych zastosowań. Projekt bez gotowego patentu może spełniać te warunki; nazwanie zwykłego wydatku „innowacyjnym” ich nie zastępuje.

Wydatki trzeba następnie przypisać do ustawowych kategorii. Przy wynagrodzeniach znaczenie ma część związana z działalnością B+R, a przy materiałach i surowcach — ich związek z prowadzonymi pracami. Katalog obejmuje także określony sprzęt specjalistyczny, lecz usługi doradcze i ekspertyzy podlegają szczególnym warunkom dotyczącym ich wykonawcy. Faktura za usługę kupioną dla projektu nie staje się zatem automatycznie kosztem kwalifikowanym.

Spółka rozliczająca CIT musi wyodrębnić koszty działalności B+R w ewidencji rachunkowej. Odliczenie dotyczy kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów i nie obejmuje wydatków zwróconych firmie w jakiejkolwiek formie. Jeśli strata lub niski dochód uniemożliwiają wykorzystanie całego odliczenia w roku poniesienia kosztów, przepisy przewidują jego rozliczenie w kolejnych latach; bezpośredni zwrot jest dostępny tylko w określonych sytuacjach.

Program lub patent zaczyna zarabiać

Przy komercjalizacji trzeba wskazać konkretne kwalifikowane prawo oraz dochód z nim związany. Do katalogu praw należą między innymi patent, prawo ochronne na wzór użytkowy i autorskie prawo do programu komputerowego. Dochód może wynikać z licencji, sprzedaży prawa albo z uwzględnienia go w cenie produktu lub usługi. Sprzedaż całego produktu nie oznacza jednak, że cały osiągnięty na nim dochód pochodzi z kwalifikowanego IP.

Rachunek zaczyna się od przychodów i kosztów uzyskania przychodów przypisanych do prawa. Kwalifikowany dochód powstaje po zastosowaniu wskaźnika nexus, który uwzględnia koszty własnych prac B+R, nabytych wyników takich prac oraz nabycia samego prawa. Sposób pozyskania wyników prac ma znaczenie dla tego obliczenia. Katalog kosztów używanych do wskaźnika nexus służy innemu rachunkowi niż katalog kosztów kwalifikowanych do ulgi B+R.

Ewidencja IP Box powinna pozwalać ustalić przychody, koszty i dochód przypadające na kwalifikowane prawa. Przepisy przewidują również sposób ustalania dochodu, gdy kilka praw występuje w jednym produkcie lub usłudze i przypisanie każdemu z nich osobnego wyniku nie jest możliwe. Jeżeli ewidencja nie pozwala ustalić dochodu z kwalifikowanego IP, dochód podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Preferencję wykazuje się w zeznaniu za rok osiągnięcia dochodu, po zakończeniu tego roku.

Koszty prac i dochód pojawiają się równocześnie

Rozwijanie rozwiązania i jego komercjalizacja mogą zachodzić w tym samym okresie. Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów wskazuje, że od 2022 r. podatnicy PIT i CIT mogą łączyć ulgę B+R z IP Box, jeśli osiągają kwalifikowany dochód z komercjalizacji wyników prac oraz ponoszą koszty kwalifikowane działalności B+R. Przy rozliczaniu obu preferencji znaczenie ma związek tych kosztów z wytworzeniem, rozwinięciem lub ulepszeniem danego prawa.

Potrzebne są dwa powiązane, ale odrębne rachunki. Jeden identyfikuje wydatki spełniające warunki ulgi B+R i ich część podlegającą odliczeniu. Drugi ustala dochód z kwalifikowanego IP oraz dane do wskaźnika nexus. Ten sam wydatek może być istotny dla obu analiz, lecz jego obecność w księgach sama nie pokazuje ani związku z działalnością B+R, ani sposobu przypisania do konkretnego prawa.

Warunkowy przykład to firma, która rozwija program komputerowy, podczas gdy jego wcześniejsza wersja przynosi opłaty licencyjne. Czas pracy zespołu i pozostałe wydatki trzeba ocenić według zasad B+R. Przychody z licencji, związane z nimi koszty i nakłady istotne dla nexus należy z kolei powiązać z odpowiednim prawem. Wspólny rok rozliczeniowy nie przesądza o wysokości żadnej z preferencji.

Jakie dane zebrać przed rozliczeniem

Dokumentacja powinna łączyć przebieg prac, zapisy księgowe i konkretne prawo. Poniższy zestaw odpowiada danym potrzebnym do oceny kosztów B+R oraz do ustalenia dochodu i wskaźnika nexus; zakres dowodów zależy od rodzaju projektu i sposobu komercjalizacji.

• Opis celu, etapów i rezultatów prac oraz zmian w rozwiązaniu, pozwalający ustalić, czego dotyczyła działalność B+R.
• Dane o osobach wykonujących prace i podstawę przypisania odpowiedniej części wynagrodzeń oraz składek do działalności B+R.
• Faktury i zapisy księgowe dotyczące materiałów, sprzętu i usług, przypisane do projektu i właściwej kategorii kosztu.
• Informację, czy wydatek został firmie zwrócony lub był uwzględniony w dochodzie zwolnionym z podatku.
• Identyfikację każdego prawa przewidzianego do IP Box oraz dowody jego wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia w ramach prac B+R.
• Umowy licencyjne lub sprzedażowe i dane pozwalające wyodrębnić przychód z prawa, także gdy jest ono uwzględnione w cenie produktu lub usługi.
• Koszty przypisane do przychodów z każdego prawa oraz nakłady potrzebne do obliczenia nexus, w tym koszty własnych prac i nabytych wyników B+R.

Wyodrębnienie kosztów B+R w księgach spółki można przeprowadzić przy rozliczeniu roku podatkowego. Ewidencję potrzebną do IP Box trzeba prowadzić tak, aby możliwe było prawidłowe ustalenie dochodu i złożenie zeznania w terminie. Dlatego przy projekcie, który może przynieść dochód z prawa, samo końcowe zestawienie faktur nie zastąpi danych pozwalających powiązać przychody i koszty z tym prawem.

Przeczytaj także:

• Whisper czy Scribe po polsku? Na trudnym audio różnica szybko rośnie
• PKC czy limit ceny? Szybkie zlecenie może przejść przez kilka poziomów
• IKE czy IKZE w 2026 roku? Próg podatkowy może odwrócić wybór