HubSpot of Pipedrive: meer dan de prijs per verkoper

Voor een startup die vooral deals en opvolgactiviteiten wil beheren, is Pipedrive de gerichte keuze. HubSpot past beter wanneer marketing, verkoop en service met dezelfde klantgegevens moeten werken. De praktijktest van Pipedrive noemt het visuele pipelinebeheer sterk, maar ziet beperkingen bij geavanceerde marketingautomatisering.

Die bredere mogelijkheden van HubSpot zitten niet allemaal in de instapprijs. De praktijktest van HubSpot waardeert de gratis instap en integraties, terwijl hogere pakketten volgens de review snel duurder worden. De passende keuze hangt dus af van het werk dat het team wil uitvoeren, niet alleen van de prijs per verkoper.

Welk verkoopproces moet het CRM dragen?

Bij actieve prospectie ligt het zwaartepunt op de volgende verkoophandeling. Een verkoper wil zien in welke fase een deal staat, wie de contactpersoon is en welke afspraak of opvolging nog openstaat. Als die stappen het dagelijkse proces vormen, kan een duidelijke pipeline meer waarde hebben dan functies voor campagnes die niemand gebruikt.

Bij een bedrijf dat aanvragen via formulieren en campagnes ontvangt, begint het werk eerder. Marketing moet kunnen zien waar een contact vandaan komt, verkoop moet de opvolging overnemen en service heeft na de aankoop context nodig. HubSpot biedt daarvoor onderdelen binnen hetzelfde platform. Dat voordeel wordt pas concreet als het team de overdracht en klantgegevens ook gezamenlijk inricht.

Het onderscheid wordt scherp bij automatisering. Een taak aanmaken na een verkoopgesprek, een reeks persoonlijke verkoopmails versturen en marketingberichten op basis van contactgedrag zijn verschillende processen. Voor elk proces telt welke gegevens de regel starten, wie de uitkomst beoordeelt en of de gekozen licentie die handeling ondersteunt.

Drie teamgroottes, één rekensom voor het eerste jaar

De scenario’s hieronder rekenen met twaalf maanden en de getoonde tarieven bij jaarlijkse betaling. Alleen medewerkers die de genoemde verkooplicentie nodig hebben, krijgen een betaalde plaats. Btw, eigen inrichtingswerk en uitbreidingen buiten het beschreven scenario zijn niet meegerekend. Het zijn vanafbedragen voor verschillende behoeften, geen offertes voor pakketten met identieke functies.

De europrijzen van HubSpot Sales Hub tonen Free voor maximaal twee gebruikers, Starter vanaf €7 per plaats per maand en Professional vanaf €90 per plaats per maand bij jaarlijkse betaling. Bij Professional vermeldt HubSpot daarnaast €1.470 verplichte eenmalige onboarding. Starter ondersteunt beperkte verkoopautomatisering; uitgebreid aanpasbare workflows en verkoopreeksen staan bij Professional.

Het prijsrooster van Pipedrive toont bij jaarlijkse betaling Lite voor €14, Growth voor €39 en Premium voor €59 per plaats per maand. Growth voegt e-mailsynchronisatie en automatisering toe; Premium bevat ook functies voor leadgeneratie en routering. Pipedrive biedt Campaigns afzonderlijk aan vanaf €13,33 per maand. De site vermeldt bovendien dat de getoonde prijzen exclusief btw zijn.

Twee verkopers met een eenvoudige pipeline. HubSpot Free heeft in dit scenario geen licentiekosten. Twee plaatsen in Pipedrive Lite kosten €336 voor het jaar. Beide bedragen gaan over basisbeheer van contacten en deals; zodra e-mailsynchronisatie of automatische opvolging een eis wordt, verandert het benodigde pakket.
Vijf verkopers met terugkerende opvolging. Vijf plaatsen in HubSpot Starter kosten op basis van de getoonde vanafprijs €420 per jaar. Vijf plaatsen in Pipedrive Growth kosten €2.340. Vereist het HubSpot-proces de uitgebreidere workflows van Sales Hub Professional, dan wordt de berekening €6.870 inclusief verplichte onboarding. De bedragen horen bij verschillende niveaus van automatisering en laten zien hoeveel die functie-eis uitmaakt.
Tien verkopers met leadroutering. Tien plaatsen in Pipedrive Premium kosten €7.080 per jaar. Tien plaatsen in HubSpot Sales Hub Professional komen op €12.270 inclusief de eenmalige onboarding. Premium bevat functies voor het verdelen van leads; wie daarnaast uitgebreide marketingcampagnes wil beheren, moet in beide gevallen de marketingkosten apart beoordelen.

De grootste sprong in deze voorbeelden komt niet door de groei van twee naar vijf of tien gebruikers alleen. Hij ontstaat wanneer het proces een andere licentie vraagt. Het lage Starter-bedrag van HubSpot is bovendien een gepubliceerde vanafprijs: voor een meerjarige begroting is het overeengekomen tarief bij verlenging bepalend.

Marketing heeft een eigen prijs en eigen werkproces

Sales Hub Professional geeft een verkoopteam uitgebreidere verkoopfuncties, maar is geen aankoop van alle mogelijkheden van Marketing Hub. De Marketing Hub-prijzen van HubSpot tonen Professional vanaf €792 per maand bij jaarlijkse betaling, met €2.930 verplichte eenmalige onboarding en een inbegrepen niveau van 2.000 marketingcontacten. Dat is voor alleen dit marketingpakket €12.434 in het eerste jaar, voordat extra contactcapaciteit of plaatsen worden toegevoegd.

Voor incidentele e-mailcampagnes kan Pipedrive Campaigns een gerichte uitbreiding zijn. Twaalf maanden tegen de getoonde vanafprijs voegen rekenkundig €159,96 toe aan het abonnement. Dat bedrag maakt Campaigns nog geen gelijkwaardig alternatief voor een uitgebreid traject waarin contactgedrag verschillende campagnes, verkooptaken en servicehandelingen aanstuurt.

Het aantal marketingcontacten verdient een eigen plaats in de begroting. Een bedrijf kan veel contacten bewaren, maar wil misschien slechts een deel actief mailen of in advertenties gebruiken. Bij HubSpot bepaalt die selectie mede welk betaald contactniveau nodig is. Bij beide platforms vraagt een campagne daarnaast om bruikbare contactgegevens, toestemming, inhoud en iemand die de opvolging beheert.

Onboarding betalen is iets anders dan het team inrichten

De verplichte onboarding van HubSpot Professional is een zichtbare kostenpost. Daarbovenop moet het bedrijf zelf vastleggen wanneer een deal van fase verandert, welke gegevens bij een lead horen en wie verantwoordelijk is voor de volgende handeling. Zonder zulke afspraken weerspiegelen rapportages vooral hoe consequent mensen velden invullen, niet hoe de verkoop werkelijk verloopt.

Bij Pipedrive zal de inrichting van een verkoopgericht team meestal draaien om dealfasen, activiteiten, e-mail en de verdeling van kansen. Bij HubSpot kan ook de overdracht tussen marketing, verkoop en service aandacht vragen. Bestaande contacten moeten worden opgeschoond en geïmporteerd, en medewerkers moeten dezelfde definities gebruiken. De benodigde uren hangen af van de kwaliteit van die gegevens en van het aantal overdrachten in het proces.

Voor de keuze zijn daarom vier posten relevant: verkooplicenties, verplichte onboarding, benodigde marketingfuncties en het werk om gegevens en werkwijzen in te richten. Een klein team dat vooral deals opvolgt, heeft aan Pipedrive vaak de duidelijkste basis. HubSpot wordt aantrekkelijker wanneer het bedrijf de bredere klantreis daadwerkelijk in één platform wil organiseren en de bijbehorende kosten en inrichting kan dragen.