Zapier of Power Automate: kosten per taak of gebruiker

Zapier koppelt de abonnementsprijs aan het aantal taken dat automatiseringen verbruiken; bij Power Automate bepalen vooral gebruikerslicenties en, voor sommige processen, robotlicenties de rekening. Daardoor kan een workflow die goedkoop begint duurder worden zodra hij veel vaker draait, terwijl een handmatig gestarte flow juist duurder wordt als meer mensen hem gebruiken. De prijzen van Zapier beginnen bij gratis gebruik met 100 taken per maand, Professional vanaf $19,99 en Team vanaf $69 per maand bij jaarlijkse betaling. Die vanafprijzen horen bij beperkte takenbundels.

Power Automate heeft een andere rekensom: één gelicentieerde eigenaar kan voldoende zijn voor een automatische cloudflow, maar bij een handmatig gestarte flow met premiumfuncties kunnen alle uitvoerders een licentie nodig hebben. De Amerikaanse prijspagina van Microsoft toont Premium voor $15 per gebruiker per maand, Process voor $150 per robot en Hosted Process voor $215 per robot, telkens bij jaarlijkse betaling. Voor bedrijven in Nederland en Vlaanderen kunnen de aankoopprijzen door land, valuta en contract afwijken.

Een taak is geen volledige workflowuitvoering

Bij een gewone Zap met één trigger en twee geslaagde appacties verbruikt iedere uitvoering twee taken. De trigger zelf kost geen taak. Volgens de uitleg over taakverbruik tellen mislukte of overgeslagen acties niet mee, terwijl een eerder geslaagde stap opnieuw kan meetellen als de hele uitvoering opnieuw wordt afgespeeld. Het aantal gemaakte Zaps vertelt dus weinig over de maandrekening; de uitvoeringsfrequentie en de daadwerkelijk uitgevoerde stappen doen dat wel.

Deze eenvoudige telling vraagt een kanttekening. Zapier vermeldt voor sommige AI-, code- en connectorstappen afwijkende taakprijzen, terwijl onder meer filters en bepaalde ingebouwde stappen geen taak verbruiken. Twee stappen in een schema zijn daardoor niet altijd precies twee factureerbare taken. Een berekening op basis van gewone appacties blijft bruikbaar, zolang de werkelijke stappen van de gekozen workflow aan die aanname voldoen.

Power Automate gebruikt geen maandbundel per geslaagde appactie, maar kent wel dagelijkse gebruikslimieten. Daar tellen bij een cloudflow de trigger en uitgevoerde acties mee; ook mislukte acties en extra pogingen kunnen capaciteit verbruiken. Dat is een andere maat dan de Zapier-taak: wie beide diensten vergelijkt, moet naast het maandvolume ook de drukste dag meenemen.

Veel uitvoeringen met één bouwer

Een vaak uitgevoerde Zapier-workflow laat het aantal geslaagde acties sneller oplopen dan het aantal beheerders.

Neem een voorwaardelijk voorbeeld: een automatische workflow draait op dertig dagen telkens 300 keer en voert per keer twee gewone, geslaagde appacties uit. Bij Zapier is dat 300 × 30 × 2 = 18.000 taken per maand. De Professional-vanafprijs is hiervoor geen bruikbaar maandbedrag; de bouwer heeft een grotere takenbundel nodig of betaalt voor extra taken. Een kleine wijziging aan de flow kan de uitkomst merkbaar veranderen: een derde geslaagde actie per uitvoering brengt hetzelfde maandvolume op 27.000 taken.

Veronderstel vervolgens dat een gelijkwaardige automatische Power Automate-cloudflow één trigger en twee acties per uitvoering heeft. Bij 300 uitvoeringen zijn dat 900 getelde acties op de drukste dag. Als de flow binnen de toepasselijke limieten blijft, de vereiste connectoren onder Premium vallen en alleen de eigenaar een Premium-licentie nodig heeft, begint de licentiesom bij $15 per maand bij jaarlijkse betaling. Voor Zapier is in dit voorbeeld eerst de prijs van de passende takenbundel nodig om een werkelijk kostenverschil uit te rekenen. De vaste gebruikersprijs geeft Power Automate hier wel een ander groeipatroon: meer identieke uitvoeringen verhogen niet vanzelf het aantal benodigde gebruikerslicenties.

Een flow met lussen, extra acties of veel nieuwe pogingen kan ook bij Power Automate tegen gebruiksgrenzen aanlopen. Bovendien is de eigenaar van een automatische flow niet in elk bedrijfsproces de enige persoon voor wie de licentieregels relevant zijn. De manier waarop andere gebruikers de flow starten of er rechtstreeks gebruik van maken, hoort daarom bij dezelfde kostenberekening.

Een team met weinig workflows

Teamleden starten dezelfde automatisering, waardoor gebruikerslicenties en een gedeelde takenbundel anders uitpakken.

Stel dat acht collega’s ieder veertig keer per maand dezelfde handmatig gestarte workflow met twee gewone appacties uitvoeren. Dat levert 8 × 40 × 2 = 640 Zapier-taken op. Als zij de automatisering samen moeten beheren, is Team met een vanafprijs van $69 per maand een relevante vergelijking; controleer daarbij of de gekozen bundel het gezamenlijke taakvolume dekt. Bij Power Automate kost achtmaal Premium in dit voorbeeld 8 × $15 = $120 per maand bij jaarlijkse betaling.

De licentieregels van Microsoft maken het verschil tussen de startvormen concreet: bij een automatische of geplande flow met een premiumconnector is in beginsel de eigenaar gelicentieerd, terwijl bij een handmatig gestarte flow iedere gebruiker die hem uitvoert Premium nodig heeft, tenzij de flow een Process-licentie krijgt. Een Process-licentie van $150 per maand is voor deze acht uitvoerders duurder dan acht Premium-licenties. Bij veel meer uitvoerders kan die verhouding omslaan.

De vergelijking verandert opnieuw als de flow uitsluitend standaardconnectoren gebruikt en de gebruikers passende Microsoft 365-rechten hebben. Dan is een afzonderlijke Premium-licentie mogelijk niet nodig. Omgekeerd wordt één gedeelde Premium-aanmelding geen goedkope vervanging voor licenties van mensen die een premiumflow zelf uitvoeren. Voor een team zegt het aantal workflows dus minder dan wie op de knop drukt, welke connectoren erin zitten en wie de automatisering beheert.

Onbeheerde desktopautomatisering heeft een robot nodig

Power Automate voert een desktopproces zonder aanwezige gebruiker uit; de benodigde robotcapaciteit bepaalt de licentie.

Een desktopflow die onder toezicht van een gebruiker draait, valt binnen Power Automate Premium. Moet de desktoptaak zelfstandig blijven draaien zonder aangemelde bediener, dan komt Process voor een robot op een eigen machine of Hosted Process met een door Microsoft beheerde virtuele machine in beeld. Dat is een andere technische behoefte dan een Zapier-workflow die acties tussen clouddiensten uitvoert.

Voor één gelijktijdige onbeheerde desktopsessie is de getoonde basisprijs $150 per maand met Process of $215 met Hosted Process, bij jaarlijkse betaling. Als daarnaast één ontwikkelaar Premium nodig heeft om de desktopflows te bouwen en te beheren, wordt de voorwaardelijke licentiesom $165 respectievelijk $230 per maand. Eén robot kan maar één onbeheerde desktopuitvoering tegelijk uitvoeren; gelijktijdige sessies vragen extra capaciteit. Ook licenties voor software die de robot bedient en het beheer van een eigen machine kunnen de totale kosten veranderen.

Zapier heeft voor dit desktopscenario geen rechtstreeks vergelijkbare takenbundel. Wanneer dezelfde bedrijfsapp wél via een bruikbare cloudkoppeling kan worden aangestuurd, ontstaat een ander scenario: dan vergelijk je appacties en connectoren in plaats van onbeheerde desktopsessies.

Connectoren en triggers bepalen of de prijs bruikbaar is

Een prijsvergelijking heeft alleen waarde als beide diensten de vereiste handelingen kunnen uitvoeren. Zapier stelt premiumapps en webhooks beschikbaar binnen betaalde abonnementen. Power Automate onderscheidt standaard-, premium- en aangepaste connectoren; bestaande Microsoft 365-rechten geven niet automatisch toegang tot iedere premiumconnector. Zelfs wanneer een app in beide catalogi staat, kunnen de beschikbare trigger, zoekactie en schrijfactie verschillen. Een ontbrekende stap kan extra inrichting of een ander proces vereisen en daarmee de goedkoopste licentie onbruikbaar maken.

Ook de startvertraging verschilt per connector. De uitleg over Zapier-triggers geeft voor periodiek gecontroleerde triggers intervallen van vijftien minuten op Free, twee minuten op Professional en één minuut op Team. Een directe trigger is afhankelijk van ondersteuning door de betreffende app. Wie een melding onmiddellijk na een gebeurtenis nodig heeft, kan dus niet alleen op de abonnementsnaam afgaan.

Voor een keuze tussen deze diensten zijn drie aantallen bepalend: de geslaagde Zapier-acties per maand, de Power Automate-acties op de drukste dag en de mensen die een premiumflow zelf uitvoeren. Bij desktopwerk komt de benodigde gelijktijdige robotcapaciteit erbij. Pas wanneer de vereiste connectoren en triggers vaststaan, vertegenwoordigen de berekende licentiebedragen dezelfde werkende automatisering.