Cal.com of Calendly: gratis plannen verschillen vooral bij je tweede afspraaktype

Voor een zelfstandige blijft een tweede afspraaktype bij Cal.com gratis. De prijzen van Cal.com laten één gebruiker met Free onbeperkt afspraaktypen en agenda’s koppelen; Teams kost 12 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling. De prijzen van Calendly beperken Free tot één afspraaktype en één agendakoppeling; Standard kost 10 dollar en Teams 16 dollar per gebruiker per maand bij jaarbetaling.

Bij een team verschuift de keuze van persoonlijke boekingslinks naar gedeelde beschikbaarheid en verdeling van afspraken. Daarvoor zijn de betaalde teamfuncties relevant. Een salesorganisatie moet bovendien bepalen wat er na een boeking in het CRM gebeurt. Wie Cal.com zelf wil hosten, moet de mogelijkheden van de huidige gemeenschapseditie en de kosten van het beheer apart beoordelen.

De gratis grens voor een zelfstandige

Een afspraaktype is een afzonderlijke boekingsvorm met eigen instellingen, bijvoorbeeld voor een kennismaking of een vervolggesprek. Calendly Free beperkt het aantal van die vormen, niet het aantal afspraken dat bezoekers kunnen boeken. Wie één soort gesprek aanbiedt en één agenda gebruikt, kan daarom met beide gratis pakketten plannen zonder vanwege het boekingsvolume te upgraden.

Het verschil wordt concreet als diensten elk een eigen duur, beschikbaarheid of boekingslink nodig hebben. Cal.com laat een zelfstandige die vormen naast elkaar aanbieden binnen Free. Ook meerdere gekoppelde agenda’s passen daar in het gratis plan, zodat bezette tijd uit verschillende agenda’s bij de beschikbaarheid kan worden betrokken. Bij Calendly vraagt een extra afspraaktype of een extra agendakoppeling om Standard. Dat maakt de aard van de afspraken een nuttiger keuzecriterium dan het verwachte aantal boekingen.

Wat verandert er bij vijf gebruikers?

Vijf collega’s met uitsluitend persoonlijke boekingslinks hebben nog geen gezamenlijke planning nodig. Zij kunnen ieder een eigen gratis account gebruiken, maar beheren daarmee geen gedeeld afspraaktype en verdelen aanvragen niet automatisch over het team. Als ieder bij Calendly meerdere afspraaktypen nodig heeft, komt het rekenvoorbeeld uit op 50 dollar per maand voor vijf Standard-gebruikers bij jaarbetaling.

Moeten afspraken via één boekingsproces bij beschikbare collega’s terechtkomen, dan zijn de teamplannen de passende vergelijking. Voor vijf betaalde gebruikers bedragen de genoemde jaarbetalingstarieven samen 60 dollar per maand bij Cal.com Teams en 80 dollar bij Calendly Teams. Het verschil van 20 dollar per maand zegt alleen iets over de abonnementen in dit voorbeeld. Belastingen, eventuele CRM- of betaalproviderkosten en tijd voor inrichting zitten er niet in. Bezoekers die alleen een tijdslot boeken, zijn geen betaalde gebruikers.

De precieze samenwerking bepaalt of die uitgave nodig is. Gezamenlijke beschikbaarheid is bedoeld voor een afspraak waarbij collega’s samen moeten kunnen deelnemen; round-robin verdeelt een binnenkomende boeking over beschikbare teamleden. Centraal beheerde afspraaktypen geven een beheerder controle over instellingen die anders per persoon uiteen kunnen lopen. Wie slechts persoonlijke links verzamelt op één webpagina, krijgt daarmee nog geen van deze functies.

Round-robin en CRM in een salesorganisatie

Cal.com Teams biedt round-robinplanning, gedeelde beschikbaarheid, beheerde afspraaktypen en routeringsformulieren. Calendly Teams biedt eveneens round-robin en centraal beheerde afspraaktypen, naast functies om leads te kwalificeren en door te sturen. Voor een salesteam is het onderscheid tussen verdelen op beschikbaarheid en routeren op klantgegevens wezenlijk: de eerste methode zoekt een vrije collega, de tweede kan afhankelijk zijn van informatie uit een formulier of CRM.

Cal.com noemt tweerichtingssynchronisatie met Salesforce en HubSpot al bij zijn gratis individuele plan. Dat maakt een persoonlijke CRM-koppeling mogelijk, maar vervangt geen teamproces voor gezamenlijke leadverdeling. Calendly noemt HubSpot bij Standard en het doorsturen van afspraken naar Salesforce bij Teams. Routering met een Salesforce-lookup staat bij Calendly onder Enterprise. Een organisatie die bestaande klanten aan hun vaste accountmanager wil koppelen, moet dus de vereiste routeringsregel vergelijken met het bijbehorende plan, en niet alleen controleren of de naam van het CRM in een integratielijst staat.

Ook de handeling na het boeken verdient aandacht. Een afspraak naar Salesforce sturen is iets anders dan vóór het tonen van tijdsloten in Salesforce opzoeken bij wie een klant hoort. Voor eenvoudige inkomende gesprekken kan verdeling over beschikbare verkopers volstaan. Zodra eigenaarschap van accounts of kwalificatievragen de bestemming bepalen, kunnen planverschillen meer gewicht krijgen dan enkele dollars per gebruiker.

Betalingen en de rest van de boekingsketen

Cal.com biedt in Free verbindingen met Stripe en PayPal voor boekingsbetalingen; Calendly plaatst deze verbindingen bij Standard. Voor een zelfstandige die een consult vooraf laat betalen, kan dat dezelfde keuze bepalen als het tweede afspraaktype. De kosten en voorwaarden van Stripe of PayPal staan los van de abonnementsprijs van de planner. Een gratis planningstool maakt de verwerking van een betaling dus niet automatisch kosteloos.

Agenda- en videokoppelingen zijn pas nuttig als de volledige boeking klopt: de juiste agenda moet bezette tijd afschermen, de genodigde moet de vergaderlink ontvangen en een wijziging moet bij de juiste personen aankomen. Bij een salesteam komt daar de overdracht naar het CRM bij. Die stappen verschillen per werkwijze. Een zelfstandige met betaalde gesprekken heeft vooral een betrouwbare koppeling tussen beschikbaarheid, boeking en betaling nodig; een team moet daarnaast bepalen wie de afspraak krijgt en wie de instellingen beheert.

Wat levert self-hosting op, en wat kost het?

Zelf hosten is bij Cal.com inmiddels een keuze voor een andere editie van de software. De technische toelichting van Cal.com beschrijft dat de publiek beschikbare editie sinds april 2026 Cal.diy heet en dat teamfuncties, routeringsformulieren en geautomatiseerde workflows eruit zijn gehaald. Een eigen installatie van die editie levert een salesorganisatie dus niet vanzelf de functies van het gehoste Teams-plan op.

De projectdocumentatie van Cal.diy raadt persoonlijk gebruik buiten productie aan en noemt kennis van serverbeheer, databases en beveiliging als vereiste. De installatie-instructies werken onder meer met Docker Compose en een PostgreSQL-database. Voor zakelijk gebruik verwijst het project naar Cal.com als beheerde dienst of naar een commerciële oplossing op eigen infrastructuur. De voorwaarden daarvan horen bij een afzonderlijke offerte.

Een eigen installatie geeft controle over de plaats waar de eigen applicatie en database draaien. Ze geeft niet automatisch dezelfde controle over gegevens bij gekoppelde agenda’s, CRM-systemen, videodiensten of betaalproviders. Voor een organisatie met eisen aan gegevenslocatie moet daarom per onderdeel duidelijk zijn waar gegevens worden verwerkt en wie daarvoor verantwoordelijk is.

De kostenvergelijking omvat meer dan een serverrekening. Een beheerder moet updates uitvoeren, back-ups maken, herstel mogelijk houden, beveiligingsinstellingen onderhouden en storingen oplossen. Ook beschikbaarheid buiten kantooruren kan meetellen als klanten voortdurend afspraken moeten kunnen boeken. Zonder prijs per gebruiker kan self-hosting nog steeds duurder uitvallen zodra infrastructuur en beheeruren worden meegerekend. Het geeft vooral waarde wanneer controle over de installatie een concrete eis is en iemand de verantwoordelijkheid voor die installatie kan dragen.

Lees ook:

• Minder vergaderen: asynchroon werkt vooral voor statusupdates
• Na werktijd onbereikbaar: België verplicht afspraken vanaf 20 werknemers