Google Takeout is geen back-up zonder controle

Wil je gegevens bewaren voordat je je Google-account verwijdert? Maak in Google Takeout een export van de producten die je nodig hebt, kies een opslaglocatie buiten dat account en download elk archiefdeel. Pak de bestanden uit en open voorbeelden van de inhoud. Pas dan weet je of de kopie bruikbaar is wanneer je niet meer bij het account kunt.

Een melding dat de export klaarstaat, zegt alleen dat er een archief is gemaakt. De Takeout-instructies van Google beschrijven hoe je onder meer Gmail, Documenten, Agenda, Foto’s en YouTube-video’s selecteert; downloaden verwijdert die gegevens niet van Googles servers. Wijzigingen tussen de aanvraag en het maken van het archief kunnen bovendien ontbreken. Beschouw de export daarom als een kopie van een bepaald moment die je zelf moet controleren.

Selecteer de producten en gegevens

Log in op het account dat je mogelijk wilt verwijderen en open Google Takeout. Producten die je gebruikt en waarin gegevens staan, zijn automatisch geselecteerd. Loop de lijst langs: vink ongewenste producten uit en kijk bij de overige of je alle gegevens of slechts bepaalde onderdelen wilt meenemen. Noteer je selectie, zodat je die later naast de uitgepakte inhoud kunt leggen.

Denk ook aan gegevens die je zelden opent, zoals oude agenda’s, albums of video’s van een YouTube-merkaccount. Een video die bij zo’n merkaccount hoort, kan een andere accountselectie vereisen. Bij een grote verzameling kun je per product exporteren; als één onderdeel problemen geeft, hoef je dan niet de hele aanvraag opnieuw te doen.

Verander belangrijke gegevens tijdens het exporteren zo weinig mogelijk. Heb je toch een bestand aangepast of foto’s toegevoegd, controleer die wijzigingen na afloop afzonderlijk. Als ze ontbreken, maak dan een nieuwe export van het betrokken product zolang je nog toegang hebt.

Kies een bestemming die toegankelijk blijft

Met een downloadlink per e-mail haal je het archief rechtstreeks naar je computer. Je kunt Takeout ook laten afleveren in Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive of Box. Controleer vooraf of de bestemming genoeg ruimte heeft en of je er na sluiting van je Google-account nog bij kunt.

Let vooral op Drive. Een archief dat alleen in Drive van het te verwijderen account staat, moet vóór verwijdering naar een andere opslaglocatie. Een kopie op een eigen computer of externe schijf is pas nuttig als je de bestanden daar werkelijk kunt openen. Bewaar desgewenst een tweede kopie op een andere locatie, zodat niet alles van één opslagapparaat afhangt.

Bij Dropbox, OneDrive en Box geef je tijdens het instellen toestemming voor de overdracht. Zodra het archief daar staat, valt de kopie onder de voorwaarden van die dienst. Controleer daarom welk account toegang heeft tot de map en of die map met anderen wordt gedeeld. Bij een Box-werkaccount kan ook een beheerder toegang hebben; bovendien kunnen uploadlimieten van Box bepalen welke grote bestanden aankomen.

Stel bestandstype en archiefgrootte in

Kies ZIP als je een formaat wilt dat op vrijwel elke computer te openen is. Voor TGZ kan op Windows extra software nodig zijn. Dit is de verpakking van het archief; de bestanden erin kunnen eigen formaten hebben. Kijk dus ook of je voor de gegevens die je wilt bewaren een geschikt programma of een importmogelijkheid hebt.

De instelling voor maximale archiefgrootte begrenst elk afzonderlijk archiefbestand. Is de export groter, dan verdeelt Takeout die over meerdere bestanden. Kies een limiet die past bij je vrije schijfruimte en verbinding: kleinere delen zijn gemakkelijker opnieuw te downloaden wanneer één overdracht mislukt. Controleer vóór je op ‘Export maken’ klikt ook of je een eenmalige export hebt geselecteerd.

Reserveer ruimte voor zowel de gedownloade archieven als de uitgepakte inhoud. De grootte van een ZIP-bestand vertelt je niet hoeveel plaats het uitpakken vraagt. Kijk daarom naar de beschikbare opslag voordat je een grote export start.

Download alle delen en pak ze uit

Wacht op de melding dat het archief beschikbaar is en haal alle aangeboden bestanden op. De Gmail-handleiding van SNVL toont hoe een export meerdere downloadlinks kan hebben en hoe je een ZIP-bestand uitpakt om de inhoud te bekijken. Eén gedownload bestand is dus niet noodzakelijk de hele export.

Vergelijk het aantal aangeboden delen met het aantal bestanden dat op je opslaglocatie is aangekomen. Controleer of elke download voltooid is en bewaar de delen herkenbaar bij elkaar. Pak vervolgens elk archiefdeel uit. Een voorbeeldweergave binnen het ZIP-bestand laat niet zien of je de volledige inhoud later zelfstandig kunt gebruiken.

Geeft een deel een fout bij het uitpakken, download juist dat deel opnieuw zolang het archief beschikbaar is. Lukt dat niet, vraag een kleinere export of een export per product aan. Neem een foutmelding serieus: een mapnaam die zichtbaar is in een beschadigd archief bewijst nog niet dat de bestanden erin leesbaar zijn.

Open ook archive_browser.html in de uitgepakte inhoud. Dat bestand geeft uitleg over de geleverde bestandsformaten en hoe je ze kunt bekijken. Gebruik die informatie om een passend programma te kiezen en open daarna de gegevensbestanden zelf.

Controleer inhoud en bruikbaarheid

Vergelijk eerst je lijst met geselecteerde producten met de mappen en bestanden in het archief. Neem daarna per belangrijk product een gerichte steekproef: bijvoorbeeld oude en recente e-mail, documenten uit verschillende Drive-mappen, foto’s en video’s uit uiteenlopende perioden en afspraken die je uit je agenda wilt bewaren. Open de voorbeelden en controleer of hun inhoud leesbaar of afspeelbaar is.

Wil je naar een andere dienst overstappen, test dan een klein onderdeel in de beoogde omgeving. Een document dat lokaal opent, is daarmee nog niet automatisch goed overgenomen door een andere toepassing. Controleer bij een geslaagde import ook of voor jou belangrijke inhoud aanwezig blijft. Bewaar het oorspronkelijke archief tijdens die proef, zodat een mislukte import je enige kopie niet aantast.

Noteer ontbrekende mappen, onleesbare bestanden en perioden waarin je gegevens verwachtte maar niets aantreft. Vergelijk gegevens die je beslist wilt behouden rechtstreeks met het nog beschikbare Google-account. Een steekproef kan duidelijke hiaten vinden, maar geeft geen zekerheid over ieder afzonderlijk bestand. Exporteer een ontbrekend onderdeel opnieuw voordat je de toegang tot het account opgeeft.

Sluit het account pas na de controle

De instructies voor accountverwijdering van Google waarschuwen dat je gegevens, content en toegang tot diensten van het verwijderde account kwijtraakt. Ze raden aan je gegevens vooraf te controleren en te downloaden. Gebruik je het Gmail-adres om bij andere diensten in te loggen, stel daar eerst een ander bereikbaar e-mailadres in.

Open de bewaarde bestanden ten slotte zonder ingelogd te zijn op het account dat je wilt verwijderen. Controleer of alle gekozen archiefdelen aanwezig zijn, de belangrijke voorbeelden werken en de kopie buiten dat account staat. Bewaar je selectielijst bij het archief: daarmee kun je later zien welke producten je hebt meegenomen en welke onderdelen je daadwerkelijk hebt nagekeken.