Dropbox of OneDrive: snellere sync versus Office-bundel

Voor een creatief team met één grote mediabibliotheek is Dropbox Standard een logische keuze: volgens de opslagregels voor teamlicenties krijgt de eerste actieve gebruiker 3 TB en voegt iedere volgende actieve gebruiker 1 TB toe aan de gedeelde ruimte. In de zakelijke vergelijking van Principled Technologies uit 2023 was Dropbox Advanced bovendien sneller in 289 van 336 vergelijkingen van uploaden, downloaden en synchroniseren met drie andere diensten, waaronder OneDrive for Business Plan 1.

Voor een gezin dat Word, Excel en PowerPoint gebruikt, is OneDrive binnen Microsoft 365 doorgaans de aantrekkelijkere bundel. De Nederlandse abonnementsprijzen van Microsoft zijn € 99 per jaar voor Personal met 1 TB en € 129 per jaar voor Family met 1 TB per persoon voor maximaal zes personen; beide bevatten de desktopapps. Die persoonlijke quota zijn voor afzonderlijke archieven handig, maar vormen samen geen opslagruimte die één gezinslid volledig kan gebruiken.

Hoeveel ruimte krijgt één gebruiker of één team?

De opslaguitleg van Dropbox noemt 2 GB als beginruimte voor gratis Basic, 2 TB voor Plus en vanaf 3 TB voor een teamaccount. Plus is daarmee een persoonlijke optie voor een omvangrijke collectie, terwijl de teamruimte bedoeld is voor werk dat meerdere mensen delen. Bij Standard groeit die gezamenlijke ruimte mee met het aantal actief gebruikte licenties. Het aantal betaalde gebruikers beïnvloedt dus zowel de capaciteit als de uiteindelijke rekening.

Het verschil met Family zit in de verdeling. Een huishouden kan in totaal veel opslagruimte hebben, terwijl een afzonderlijk account toch zijn eigen grens bereikt. Een gezin met losse fotoarchieven profiteert van die scheiding: iedereen beheert zijn eigen bestanden. Bij een gedeeld videoproject kan dezelfde scheiding lastig zijn als de volledige collectie in één persoonlijke synchronisatiemap moet passen. Een Dropbox-teamruimte maakt voor dat gebruik één gezamenlijk quotum beschikbaar.

Een gedeelde map en een gedeeld quotum zijn daarbij niet automatisch hetzelfde. Wie met losse persoonlijke accounts samenwerkt, moet ook rekening houden met de ruimte die de gedeelde bestanden in die accounts innemen. Voor een grote, voortdurend bijgewerkte projectcollectie is de opslagvorm daarom minstens zo relevant als het aantal terabytes dat een abonnement in totaal noemt.

Wat zegt de gemeten snelheid over dagelijks gebruik?

De gepubliceerde voorsprong betreft zakelijke abonnementen onder afgebakende testomstandigheden. De onderzoekers gebruikten Windows-pc’s en Macs op locaties in de Verenigde Staten, Europa en Japan. Hun totaalscore telt vergelijkingen met Box en Google Workspace mee. Het getal uit die test mag daarom niet worden gelezen als een afzonderlijke uitslag van Dropbox tegenover OneDrive, laat staan als een voorspelling voor iedere thuisverbinding.

Voor een creatief team blijft het resultaat relevant: overdrachtstijd telt wanneer bronmateriaal, exports en bijgewerkte projectmappen tussen medewerkers bewegen. Bij gezamenlijk schrijven in Office is de tijd voor een losse bestandsoverdracht vaak minder bepalend dan de toegang tot de apps en de manier waarop bestanden worden gedeeld. Ook het soort werk maakt uit. Een grote video, een map met veel kleine bestanden en een kleine wijziging in een bestaand document stellen verschillende eisen aan synchronisatie. De zakelijke meting geeft richting, maar de keuze voor een particulier abonnement volgt vooral uit de eigen collectie en werkwijze.

Wat koop je naast opslag bij Microsoft 365?

De Office-bundel verandert de vergelijking zodra de apps toch al op het budget staan. Personal combineert een persoonlijk opslagquotum met de desktopversies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote. Family verdeelt dezelfde soort voordelen over gezinsleden met afzonderlijke accounts. De abonnementen ondersteunen pc’s en Macs, evenals iPhone, iPad en Android. Een vergelijking op uitsluitend prijs per terabyte zou de waarde van die software buiten beeld laten.

Voor een groep die vooral videobestanden of ontwerpmateriaal uitwisselt, kan die bundelwaarde juist klein zijn. Dan telt hoeveel ruimte één project kan gebruiken en hoeveel licenties voor de makers nodig zijn. De genoemde europrijzen zijn Nederlandse jaarprijzen; het afrekenbedrag in Vlaanderen en de prijs van een Dropbox-teamplan moeten voor een concrete aankoop apart worden bekeken. De voorbeelden hieronder rekenen daarom met bevestigde Nederlandse Microsoft-prijzen en gepubliceerde opslagquota, zonder een onbekende teamprijs in te vullen.

Drie herkenbare situaties doorgerekend

Een gezin met Office en eigen archieven

Neem als voorwaardelijk voorbeeld vier gezinsleden die ieder 750 GB aan eigen foto’s, documenten en back-ups bewaren. Samen is dat 3 TB, maar ieder blijft onder het persoonlijke Family-quotum van 1 TB. Bij de genoemde jaarprijs kost het abonnement € 129, of € 32,25 per persoon als de vier de kosten gelijk verdelen. Vier afzonderlijke Personal-abonnementen zouden op basis van dezelfde prijs € 396 per jaar kosten. Family past hier goed omdat de bestanden per persoon verdeeld zijn en de Office-apps deel van de behoefte uitmaken.

Een creatief team met één projectbibliotheek

Neem vervolgens drie actieve makers met één gedeelde collectie van 2,4 TB aan bronmateriaal en projectbestanden. Uit de genoemde Standard-regel volgt voor drie actief gebruikte licenties 5 TB gezamenlijke ruimte: 3 TB voor de eerste licentie en tweemaal 1 TB extra. Na plaatsing van de collectie blijft in dit rekenvoorbeeld 2,6 TB over voor nieuwe versies en exports. Drie losse persoonlijke quota van 1 TB leveren samen wel 3 TB op, maar geen afzonderlijk account waarin de collectie van 2,4 TB past. De gezamenlijke teamruimte lost precies dat capaciteitsprobleem op; voor een kostenvergelijking is daarnaast de prijs van de benodigde teamlicenties nodig.

Eén collectie op Windows en Mac

Een zelfstandige die op beide systemen met dezelfde persoonlijke collectie van 1,5 TB werkt, heeft binnen Dropbox Plus volgens de genoemde quota 0,5 TB over. Het inbegrepen quotum van Microsoft 365 Personal schiet in dat voorbeeld 0,5 TB tekort. Plus past dus zonder extra opslaguitbreiding bij deze collectie. Is de collectie kleiner dan het persoonlijke OneDrive-quotum en zijn de Office-apps nodig, dan verschuift het voordeel naar de Microsoft-bundel. Beide systemen kwamen in de zakelijke snelheidstest voor, maar die test bepaalde niet hoe snel de particuliere abonnementen van deze zelfstandige zullen synchroniseren.

Wat gebeurt er als het quotum vol raakt?

Een opslaggrens heeft ook gevolgen voor het lopende werk. Het quotaoverzicht van Microsoft noemt 5 GB voor een gratis OneDrive-account en vermeldt dat je boven je opslaglimiet geen nieuwe bestanden kunt uploaden, bewerken of synchroniseren; bestaande bestanden worden alleen-lezen. Blijft een account boven de OneDrive-limiet, dan kan het na drie maanden worden geblokkeerd en kunnen bestanden na zes maanden worden verwijderd. Bij Dropbox bepaalt de beschikbare ruimte eveneens hoeveel bestanden het account nog kan opnemen.

Voor een groeiend project is ongebruikte capaciteit dus werkruimte, geen overbodige luxe. Een gezin met afzonderlijke archieven kan de persoonlijke quota naast elkaar benutten. Een team dat één collectie beheert, heeft meer aan een gedeelde voorraad en moet ook ruimte laten voor nieuwe exports. Bij één gebruiker op Windows en Mac geeft de omvang van de eigen collectie uiteindelijk meer houvast dan platformondersteuning alleen.