Microsoft 365 of Google Workspace: prijs en migratiekosten

Voor een klein bedrijf of een vereniging met veel bestaande Office-bestanden is Microsoft 365 vaak de keuze met minder conversiewerk. Werkt het team vooral in de browser en heeft het weinig opslag nodig, dan kan Google Workspace goed passen. De goedkoopste licentie is niet automatisch de goedkoopste keuze: de benodigde apps, beveiliging en verhuizing van bestanden bepalen de totale kosten.

Het risico zit vooral in een pakket dat nu voldoet, maar later een upgrade of extra overstapwerk vraagt. Een team dat lokale Office-apps nodig heeft, kan niet bij Microsofts instapplan blijven; een team dat meer gedeelde opslag of uitgebreid beheer nodig heeft, kan Googles instapplan ontgroeien. Vergelijk daarom de kosten van een contractjaar samen met het werk aan bestanden, accounts en toegangsrechten.

Wat krijg je voor de europrijzen?

Op de Nederlandse prijspagina van Microsoft kost Business Basic met Teams € 6,07 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw. Het pakket omvat zakelijke e-mail, Teams, web- en mobiele versies van Word, Excel en PowerPoint en 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker. Microsoft toont ook Business Standard met Copilot Bedrijven voor € 20,36 en Business Premium met Copilot Bedrijven voor € 27,73 per gebruiker per maand. Dat zijn bundelprijzen inclusief Copilot, geen prijzen voor de afzonderlijke Standard- en Premium-licenties.

De Nederlandstalige prijspagina van Google toont bij een jaarcontract Starter voor € 6,80, Standard voor € 13,60 en Plus voor € 21,10 per gebruiker per maand; de facturatie is maandelijks. De bijbehorende opslag is respectievelijk 30 GB, 2 TB en 5 TB gecombineerde opslag per gebruiker. Google voegt die ruimte samen tot een pool voor de organisatie. De genoemde Microsoft-ruimte is daarentegen een quota per gebruiker. Voor een organisatie in Vlaanderen zijn de Nederlandse tarieven een rekenbasis, geen vervanging voor de eigen offerte en belastingberekening.

Wat betekenen de instapprijzen voor 5, 25 en 100 gebruikers?

De volgende voorbeelden vermenigvuldigen de getoonde maandprijzen van Business Basic met Teams en Workspace Starter met een volledig contractjaar. Het zijn uitsluitend licentiekosten: migratie, begeleiding, aanvullende beveiliging en belastingen zitten er niet in. De opslagcijfers beschrijven de inbegrepen ruimte; afzonderlijke OneDrive-quota zijn niet hetzelfde als één vrij te verdelen Google-pool.

Vijf gebruikers

Voor vijf gebruikers kost Business Basic € 364,20 per jaar en Starter € 408: een verschil van € 43,80. Daar staan vijf afzonderlijke OneDrive-quota van 1 TB tegenover een gezamenlijke Google-pool van 150 GB. Een vereniging die vooral e-mail en kleine documenten gebruikt, kan met Starter uit de voeten. Bij omvangrijke gedeelde bestanden kan de verdeling van opslag zwaarder wegen dan het kleine verschil in licentiekosten.

Vijfentwintig gebruikers

Bij 25 gebruikers bedragen de instapkosten € 1.821 voor Microsoft en € 2.040 voor Google per jaar, een verschil van € 219. Google Starter levert in dit rekenvoorbeeld een gedeelde pool van 750 GB; Microsoft kent iedere gebruiker een eigen quota van 1 TB toe. Als het team Google Standard nodig heeft voor meer opslag en opnames van Meet-vergaderingen, stijgt de jaarprijs naar € 4.080. Wie lokale Word-, Excel- en PowerPoint-apps nodig heeft, moet ook bij Microsoft verder kijken dan Basic.

Honderd gebruikers

Voor 100 gebruikers komen de instaplicenties uit op € 7.284 per jaar bij Microsoft en € 8.160 bij Google, een verschil van € 876. Google Starter biedt dan een pool van 3 TB; Microsoft levert 100 afzonderlijke OneDrive-quota van 1 TB. Als bewaarbeleid, eDiscovery en uitgebreid eindpuntbeheer Google Plus noodzakelijk maken, wordt de berekende jaarprijs € 25.320. Dat bedrag vergelijken met Microsoft Basic zou een verkeerd beeld geven: ook aan Microsofts kant moet eerst het pakket worden gekozen dat aan de beheereisen voldoet.

Welke apps, vergaderfuncties en AI zijn inbegrepen?

Business Basic bevat de web- en mobiele Office-apps, maar geen lokale desktopversies. Die zitten wel in de getoonde Standard-bundel. Google Workspace biedt Documenten, Spreadsheets en Presentaties voor samenwerking in de browser; een Workspace-licentie geeft geen lokale Word- of Excel-licentie. Voor een team dat dagelijks met bestaande Office-sjablonen of complexe werkmappen werkt, kan de keuze van bestandsomgeving daardoor meer werk veroorzaken dan het instapprijsverschil doet vermoeden.

Voor videobellen biedt Business Basic Teams en Google Starter Meet. Google Standard voegt onder meer vergaderopnames en ruisonderdrukking toe. Ook bij AI verschilt de plaats waar de hulp verschijnt: Microsoft noemt bij Basic een veilige AI-chatoplossing en biedt werkgerichte Copilot in de getoonde bundels met hogere abonnementen. Google noemt bij Starter Gemini in Gmail en de Gemini-app; Standard voegt Gemini in onder meer Documenten en Meet toe. Wie AI binnen documenten nodig heeft, moet dus naar die specifieke functie kijken, niet alleen naar de aanwezigheid van een chatbot.

Wanneer maken beveiliging en beheer een hoger pakket nodig?

Microsoft Business Basic omvat kernbeheer voor identiteit en toegang. De getoonde Premium-bundel voegt beleidsgebaseerde toegang, geavanceerd apparaatbeheer en bescherming tegen phishing en cyberaanvallen toe. Google noemt bij Starter beveiligings- en beheerfuncties; Plus bevat onder meer Vault voor bewaren en doorzoeken van gegevens, eDiscovery en geavanceerd eindpuntbeheer. Een organisatie met eisen voor bewaartermijnen of beheerde apparaten moet de prijs van het passende niveau vergelijken, niet die van de twee instappakketten.

Ook het werk buiten de licentie telt. Gebruikers en groepen moeten worden aangemaakt, deelrechten ingericht en apparaten beheerd. De tijd daarvoor hangt af van bestaande accounts, gekoppelde systemen en de kennis binnen het team. Een prijspagina geeft geen betrouwbare raming van die uren; een offerte voor inrichting of aanvullend beheer kan het verschil tussen de licentietarieven ruimschoots veranderen.

Wat gebeurt er met bestaande documenten bij een overstap?

Een verhuizing naar Google vereist niet dat ieder Office-bestand onmiddellijk wordt omgezet. Volgens Googles uitleg over Office-bestanden kun je zulke bestanden in Drive openen en bewerken terwijl wijzigingen in het oorspronkelijke Office-formaat worden opgeslagen. Voor bepaalde functies van Google Documenten, Spreadsheets of Presentaties is conversie nodig; die maakt een kopie in het Google-formaat. Juist bij veelgebruikte sjablonen, formules en opmaak is een proef met echte bestanden zinvol voordat een team een volledig nieuw formaat kiest.

Voor omvangrijkere verhuizingen ondersteunt Google Workspace Migrate onder meer Exchange Online, SharePoint Online en OneDrive for Business als bron. De tool is beschikbaar vanaf Business Standard en richt zich op complexe omgevingen met veel gegevens. Wie Starter kiest vanwege de lage instapprijs, kan voor juist deze migratieroute dus een hoger abonnement nodig hebben. Ook met een tool blijven het koppelen van identiteiten en het controleren van rechten en belangrijke bestanden werkposten.

In de andere richting zet Microsofts Migration Manager Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties om naar Office-formaten. De lijst met migratiebeperkingen van Microsoft vermeldt dat Google Sites niet meegaan en verweesde Drive-bestanden niet worden gescand. Een migratietaak met niet-ondersteunde bestanden kan toch als voltooid worden gemarkeerd. Een afgeronde taak is daarom geen bewijs dat ieder belangrijk bestand bruikbaar op zijn bestemming staat.

Welke keuze houdt de totale kosten beheersbaar?

Een organisatie met veel Office-bestanden en behoefte aan lokale Office-apps heeft doorgaans minder reden om van bestandsomgeving te wisselen. Een team dat al in browserdocumenten werkt en voldoende heeft aan de opslag en functies van zijn gekozen Google-pakket, kan juist zonder extra conversie bij Workspace blijven. De doorslag ligt bij het pakket dat de vereiste functies levert én bij de hoeveelheid werk die de bestaande bestanden en rechten veroorzaken.

Dat werk kan groter zijn dan een jaar prijsverschil. Als voorwaardelijk rekenvoorbeeld kosten twee uur omscholing voor ieder van 25 medewerkers tegen een intern rekentarief van € 40 per uur samen € 2.000. Dat is meer dan het berekende jaarverschil van € 219 tussen de instappakketten. De werkelijke uren kunnen anders uitvallen, maar de rekensom maakt duidelijk waarom licenties, tijdelijke dubbele abonnementen, conversie en begeleiding in dezelfde begroting horen.