OneDrive-links veilig delen: ‘Iedereen’ kan ze doorsturen

Deel een OneDrive-bestand via ‘Specifieke personen’ als alleen aangewezen externe ontvangers het mogen openen. Vul hun e-mailadressen in: volgens Microsofts uitleg van de linktypen werkt zo’n link alleen voor de opgegeven personen. Een ‘Iedereen’-link kan daarentegen worden doorgestuurd en geeft iedereen met de link toegang zonder dat die zich hoeft aan te melden.

Stel vóór verzending ook in of de ontvanger mag bewerken, of downloaden nodig is en wanneer de link moet verlopen. Een beperkte nieuwe link verandert bestaande machtigingen voor hetzelfde bestand niet. Controleer die afzonderlijk als het bestand eerder is gedeeld.

Welk linktype past bij de ontvanger?

De beslissende vraag is wie het bestand mag openen als de link buiten de bedoelde kring terechtkomt. Kies op basis daarvan:

• ‘Iedereen’ past alleen bij een bestand dat ook een onbekende ontvanger met de doorgestuurde link mag openen, bijvoorbeeld informatie voor brede verspreiding. De link is doorstuurbaar. Een eventueel ingesteld wachtwoord vormt een extra drempel, maar bindt de link niet aan een bepaalde persoon.
• ‘Personen in uw organisatie’ past bij interne samenwerking wanneer collega’s de link onderling mogen doorsturen. Alleen aangemelde leden van de organisatie kunnen hem gebruiken. Een externe klant of gast in de organisatiedirectory krijgt hiermee geen toegang als intern lid.
• ‘Specifieke personen’ past bij een klant, leverancier of andere externe ontvanger die je met naam of e-mailadres aanwijst. Die persoon moet zich als de opgegeven gebruiker verifiëren. Doorsturen geeft een willekeurige ander geen toegang via deze link, al kan die ander het bestand wel openen als hij al langs een andere weg rechten heeft.

De optie ‘Personen met bestaande toegang’ verleent geen nieuwe rechten. Gebruik haar alleen om iemand die het bestand al mag openen een link te sturen. Voor een externe ontvanger zonder bestaande toegang moet je dus een andere deeloptie kiezen. Is een gewenste optie grijs weergegeven, dan kan de beheerder die voor je organisatie hebben beperkt.

Geef alleen de rechten die nodig zijn

Selecteer het bestand in OneDrive, kies ‘Delen’ en open de linkinstellingen voordat je de link kopieert of een uitnodiging verstuurt. Kies het linktype, vul bij ‘Specifieke personen’ de ontvangers in en controleer de rechten. Zet bewerken uit wanneer de ontvanger het bestand alleen hoeft te lezen; ga niet af op de instelling die al geselecteerd staat.

Bij een gedeelde map reikt bewerktoegang verder dan een wijziging in één document. Iemand met die rechten kan toegankelijke bestanden in de map onder meer verplaatsen, hernoemen of verwijderen. Deel voor een gerichte beoordeling daarom het betrokken bestand. Deel de map wanneer de ontvanger juist in die map moet samenwerken en de inhoud ervan mag zien.

Een alleen-lezenlink voorkomt wijzigingen in de versie op jouw OneDrive, maar kan de ontvanger nog steeds laten kopiëren of downloaden. Dat onderscheid is belangrijk bij vertrouwelijke bestanden: de ontvangerskring, bewerkrechten en downloadmogelijkheid zijn afzonderlijke keuzes.

Wanneer helpt ‘Download blokkeren’?

Moet iemand een bestand bekijken zonder de gebruikelijke downloadoptie, schakel dan bij een alleen-lezenlink ‘Download blokkeren’ in. Volgens Microsofts instructie voor downloadblokkering verdwijnen voor wie via die link opent ook de opties om het bestand af te drukken of te kopiëren; bekijken kan dan via het web.

Deze instelling is beschikbaar voor OneDrive voor werk of school en kan door de beheerder zijn uitgeschakeld. Of je haar ziet, kan ook afhangen van het bestandstype en het ingestelde beleid. Controleer de rechten die al op het bestand staan: iemand met bestaande bewerktoegang kan het mogelijk nog langs die weg downloaden. Downloadblokkering verandert zulke rechten niet.

Kies een verloopdatum die bij de samenwerking past

Stel een einddatum in wanneer de opdracht een duidelijk einde heeft, bijvoorbeeld na de afgesproken beoordelingsronde. De OneDrive-deelinstructies van Microsoft beschrijven hoe je een verloopdatum instelt en een bestaande link later via ‘Toegang beheren’ verwijdert. Na de ingestelde datum werkt die link niet meer; wie langer toegang nodig heeft, moet opnieuw toegang krijgen.

De mogelijkheid om zelf een verloopdatum te kiezen is volgens die instructies bedoeld voor Microsoft 365-abonnees. Voor OneDrive-mappen noemen ze de instelling alleen bij ‘Iedereen’-links. Een organisatiebeheerder kan daarnaast een verloopbeleid voor organisatielinks instellen. Kijk daarom naar de opties die voor jouw account en bestand beschikbaar zijn, in plaats van ervan uit te gaan dat elk linktype dezelfde instelling heeft.

Het verlopen van een link beëindigt alleen toegang via die link. Het bestand blijft bestaan en iemand met een andere machtiging kan het blijven openen. Een verloopdatum is dus geschikt om de levensduur van de nieuwe link te begrenzen, maar vervangt geen controle van eerder verleende toegang.

Controleer de link en trek toegang gericht in

Een privévenster geeft bij een ‘Iedereen’-link een nuttige controle. Open de link daar zonder aangemeld Microsoft-account: als het bestand toegankelijk is, zie je wat iemand buiten jouw account via die link kan bereiken. Is er een wachtwoord ingesteld, dan kan dat nog worden gevraagd. Controleer in de deelinstellingen apart of bewerken en downloaden overeenkomen met je bedoeling.

Voor ‘Specifieke personen’ werkt die proef anders. Een weigering in jouw privévenster is te verwachten, omdat je daar niet als de aangewezen ontvanger bent geverifieerd. Laat bij twijfel de bedoelde persoon de uitnodiging openen met het opgegeven account. Zo controleer je de toegang die deze ontvanger daadwerkelijk nodig heeft.

Open vóór verzending ‘Toegang beheren’ voor het bestand of de map. Bekijk welke links er al bestaan en wie rechtstreeks toegang heeft. Een nieuwe link voor specifieke personen schakelt een oudere ‘Iedereen’-link niet uit. Controleer bij een gedeelde map ook of de ontvanger daarmee meer bestanden kan bereiken dan voor de opdracht nodig is.

Wil je een bestaande link intrekken, zoek dan die link in ‘Toegang beheren’ en verwijder hem. Beoordeel vervolgens afzonderlijk of andere links of rechtstreeks verleende rechten moeten blijven bestaan. Als een brede link verkeerd is verspreid, verwijder die eerst en maak daarna zo nodig een link voor specifieke personen. Een eerder gedownloade kopie blijft buiten het bereik van het intrekken van OneDrive-toegang.

Lees ook:

• LibreOffice of ONLYOFFICE: een geopend DOCX-bestand kan toch falen
• Dropbox of OneDrive: snellere synchronisatie botst met de Office-bundel
• DMARC veilig invoeren: p=reject mag niet je eerste stap zijn