OneDrive-bestandsverzoeken: gastnaam wordt niet gecontroleerd

Maak in OneDrive voor werk of school een bestandsverzoek voor de map waarin je inzendingen wilt verzamelen. Klanten of sollicitanten kunnen via de verzoeklink bestanden uploaden zonder de mapinhoud of inzendingen van anderen te zien. De voor- en achternaam van een niet-aangemelde uploader wordt volgens Microsofts uitleg over bestandsaanvragen niet gevalideerd. Gebruik die naam om bestanden terug te vinden, maar niet als bewijs van wie ze heeft ingestuurd.

De verzoeklink geeft de ontvanger alleen een aanlevermogelijkheid. Spreek binnen je organisatie wel af wie de ontvangen bestanden mag bekijken, hoe een inzending aan een klant of kandidaat wordt gekoppeld en wanneer de aanleverperiode eindigt. Die afspraken zijn vooral van belang als bestanden later onderdeel worden van een sollicitatie, dossier of beslissing.

Controleer de voorwaarden voor beheerders

Bestandsverzoeken zijn bedoeld voor OneDrive voor werk of school; OneDrive voor thuisgebruik ondersteunt de functie niet. De beheerdersdocumentatie van Microsoft noemt daarnaast ingeschakelde ‘Iedereen’-links, mapinstellingen die uploaden toestaan en de afwezigheid van de beperking tot specifieke beveiligingsgroepen als voorwaarden. De uploadbeperking van een bestandsverzoek staat los van de algemene instelling voor ‘Iedereen’-links: controleer daarom welke andere vormen van extern delen je organisatie toestaat.

Ontbreekt ‘Bestanden aanvragen’ bij een map, laat dan een beheerder de instellingen van OneDrive en de tenant nalopen. Via de SharePoint Online Management Shell kan die controleren of OneDriveRequestFilesLinkEnabled is ingeschakeld. Voor OneDrive-verzoeklinks kan de beheerder ook een vervaltermijn instellen met OneDriveRequestFilesLinkExpirationInDays. Bepaal vóór het activeren van de functie of het toestaan van ‘Iedereen’-links past bij het beleid voor externe aanlevering.

Maak het verzoek voor een afgebakende aanleverronde

Kies bij voorkeur een aparte doelmap per vacature, klantopdracht of aanleverronde. Daarmee blijven inzendingen voor de medewerkers die ze verwerken bij elkaar, zonder verschillende processen te vermengen. Regel hun interne toegang tot die map afzonderlijk: de verzoeklink bepaalt wat externe uploaders kunnen doen, niet welke collega’s het dossier mogen openen.

Selecteer in OneDrive de doelmap en kies ‘Bestanden aanvragen’.
Geef onder ‘Welke bestanden vraagt u’ een beschrijvende naam op. Schrijf concreet wat je verwacht, zodat de ontvanger bij het openen van de aanvraag weet welke bestanden moeten worden ingestuurd.
Kies ‘Volgende’. Kopieer de verzoeklink om die zelf te versturen, of voer e-mailadressen in en laat OneDrive de uitnodiging verzenden. Rond af met ‘Gereed’.
De ontvanger opent de link, kiest ‘Bestanden selecteren’ en daarna ‘Uploaden’. Voor verzending kunnen extra bestanden worden toegevoegd.

De ontvanger heeft geen eigen OneDrive-account nodig. De eigenaar van het verzoek krijgt een e-mailmelding wanneer iemand bestanden naar de gekozen map uploadt. Gebruik de melding als aanleiding om de ontvangen bestanden te bekijken: zij vertelt op zichzelf niet of alle gevraagde stukken compleet zijn of bij de juiste persoon horen.

Een naamvoorvoegsel bewijst geen identiteit

Een niet-aangemelde ontvanger wordt gevraagd een voor- en achternaam in te vullen. OneDrive voorziet ontvangen bestanden van een voorvoegsel dat helpt om uploads te onderscheiden. Komt dezelfde bestandsnaam nogmaals binnen, dan voegt OneDrive een nummer toe. Geen van beide kenmerken controleert of de persoon achter de upload werkelijk de opgegeven naam draagt.

Bij een aangemelde ontvanger wordt de accountidentiteit als onderdeel van de upload vastgelegd. Dat is iets anders dan de vrij ingevulde naam van iemand die niet is aangemeld. Neem daarom bij een anonieme upload een overtuigend naamvoorvoegsel niet automatisch over als afzender in een klantdossier of sollicitatieprocedure.

Een afgesproken naamgevingsregel kan het verwerken wel eenvoudiger maken. Je kunt iemand bijvoorbeeld vragen een dossierkenmerk in de bestandsnaam op te nemen dat via een bestaand contactkanaal is verstrekt. Zo’n kenmerk helpt bij het sorteren; als de afzender van belang is voor een beslissing, bevestig dan via dat contactkanaal welke bestanden de persoon heeft ingestuurd.

Een doorgestuurde link blijft bruikbaar

Iedereen die de verzoeklink heeft, kan ermee naar de gekozen map uploaden. Verstuur je de link aan één ontvanger, dan kan die hem doorsturen. Ook iemand die de link op een andere manier ontvangt, kan bestanden insturen en bij een niet-aangemelde upload een eigen naam opgeven. De e-mailuitnodiging maakt de link dus niet exclusief voor het adres waaraan je hem verstuurde.

De houder van de verzoeklink kan bestaande bestanden in de map niet bekijken, bewerken, verwijderen of downloaden en ziet niet wie verder iets heeft aangeleverd. Het resterende risico zit bij wat er binnenkomt: onverwachte bestanden kunnen tussen de verwachte inzendingen belanden, terwijl een herkenbare naam een verkeerde toeschrijving aannemelijk kan maken. Behandel een upload daarom als een nieuwe inzending die nog aan het verzoek en, waar nodig, aan de afzender moet worden gekoppeld.

Beschrijf in de uitnodiging welke bestanden je verwacht en tot wanneer ze welkom zijn. Beperk de verspreiding van de link tot de bedoelde ontvangers, ook al kan doorsturen technisch niet worden uitgesloten. Voor gevoelige of beslissende stukken hoort de controle van de afzender in het bestaande dossierproces thuis, buiten het vrij invulbare naamveld.

Stel een einddatum vast en verwijder de verzoeklink

Leg bij de start vast wanneer de aanleverronde sluit, wie ontbrekende stukken opvolgt en hoe lang de ontvangen bestanden volgens het eigen bewaarbeleid nodig zijn. Een ingestelde vervaltermijn beperkt hoe lang een verzoeklink bruikbaar blijft. Het verlopen of verwijderen van de link regelt de toegang voor nieuwe uploads; de verwerking en bewaring van reeds ontvangen bestanden vragen een afzonderlijke beslissing.

Sluit een verzoek handmatig door in OneDrive de doelmap te selecteren en via het menu met drie puntjes ‘Toegang beheren’ te openen. Zoek onder ‘Koppelingen die toegang geven’ de verzoeklink, open het menu ernaast, kies de x bij de link en bevestig met ‘Koppeling verwijderen’. Daarna kunnen houders van die link geen nieuwe bestanden meer naar de map uploaden.

Het verwijderen van de link kan niet ongedaan worden gemaakt. Moet dezelfde map later opnieuw inzendingen ontvangen, maak dan een nieuw bestandsverzoek en verstuur de nieuwe link. Controleer bij het afsluiten welke inzendingen compleet zijn en handel ontbrekende stukken via het afgesproken contactkanaal af.