Microsoft 365 vai Google Workspace: sadarbība sacenšas ar datora jaudu

Mazam Latvijas uzņēmumam Google Workspace parasti labāk der, ja komanda galvenokārt kopīgi rediģē dokumentus pārlūkā un vēlas vienkāršu pārvaldību. Microsoft 365 ir pamatotāka izvēle, ja ikdienas darbs balstās pilnvērtīgās datora programmās, īpaši Excel, vai vajadzīga plašāka drošības pārvaldība. Šādu atšķirību darba plūsmā rāda Expert Insights praktiskais salīdzinājums; tas arī norāda, ka Microsoft plašākās pārvaldības iespējas ir atkarīgas no licences līmeņa.

Abi komplekti nodrošina uzņēmuma e-pastu, failu glabāšanu, sapulces un darbu pie kopīgiem failiem. Tāpēc jautājums nav tikai par funkciju skaitu. Ja sarežģīta darbgrāmata jāpārveido, lai to lietotu citā rīkā, ietaupījums abonementā var ātri zaudēt nozīmi; ja komanda visu dienu kopīgi raksta pārlūkā, tikpat svarīga ir rediģēšanas ērtība.

Ko maksā vienāda lieluma komanda?

Microsoft Latvijas Business Standard piedāvājumā plāns ar Teams maksā 12,13 eiro par lietotāju mēnesī, maksājot reizi gadā; cena norādīta bez PVN. Tajā ietilpst instalējamas Word, Excel, PowerPoint un Outlook programmas, biznesa e-pasts, sapulces un 1 TB mākoņkrātuves katram lietotājam. Atsevišķi piedāvātā versija bez Teams ir lētāka, taču komandai, kas vēlas arī Teams sapulces, tā neatrisina to pašu vajadzību.

Google norēķinu palīdzības lapā Workspace Business Standard eiro standartcena ir 13,60 eiro par lietotāju mēnesī ar gada saistībām vai 16,20 eiro elastīgajā plānā. Gada plānā nopirkto licenču skaitu var samazināt līguma atjaunošanas brīdī; elastīgajā plānā par noņemtiem kontiem nākamais mēneša maksājums samazinās. Google norāda, ka atsevišķās valstīs var būt īpaši piedāvājumi, tādēļ eiro standartcena nav garantēta Latvijas pirkuma galīgā cena.

Ja abām gada plānu cenām nosacīti piemēro VID norādīto 21 % PVN standartlikmi, desmit cilvēku komandai mēneša ekvivalents būtu 146,77 eiro par Microsoft 365 un 164,56 eiro par Google Workspace. Tas ir salīdzināms ar PVN aprēķināts piemērs, nevis rēķina prognoze: Microsoft plānā maksa ir reizi gadā, bet konkrētais Google piedāvājums un PVN piemērošana uzņēmuma darījumam jāpārbauda pirms pirkuma. Cenu starpībai jāpieskaita arī failu pārcelšanas un darbinieku apmācības laiks.

Kad kopīga rediģēšana atsver datora programmas?

Google Docs, Sheets un Slides ir īpaši ērti darbam, kur kolēģi vienlaikus raksta vienā dokumentā, papildina vienkāršu tabulu vai labo prezentāciju. Kopīgais fails ir darba vieta, nevis pielikums, kura jaunāko versiju meklē e-pastā. Mazai komandai ar īsiem piedāvājumiem, kopīgām piezīmēm un ikdienas uzskaites tabulām šāds darba veids var samazināt versiju jucekli.

Microsoft 365 arī ļauj kopīgi rediģēt tiešsaistē; izvēle par labu tam nenozīmē atteikšanos no sadarbības. Tā priekšrocība kļūst redzama, ja uzņēmumam vajadzīgas instalējamās Office programmas un darbs bez pastāvīga interneta savienojuma. Sarežģītām Excel darbgrāmatām būtiskas var būt makro, datu savienojumi, aprēķinu loģika un precīzs noformējums. Šādus failus ir saprātīgi izmēģināt paredzētajā vidē, pirms pieņemt, ka pārlūka tabula aizstās līdzšinējo procesu.

Atšķirība attiecas arī uz to, kur glabājas komandas darbs. Microsoft vidē personīgajiem failiem paredzēts OneDrive, bet kopīgajiem resursiem — SharePoint. Google vidē līdzīgi jānošķir cilvēka personīgā Drive krātuve no koplietojamajiem diskiem. Ja visi svarīgie faili paliek viena darbinieka personīgajā vietā, viņa aiziešana sarežģīs piekļuves nodošanu neatkarīgi no izvēlētā komplekta.

Krātuve, MI un drošība: jāskatās konkrētais plāns

Google Workspace plānu aprakstā Business Standard paredz 2 TB koplietojamas krātuves uz lietotāju un Gemini iespējas Gmail, Docs, Meet un citos rīkos. Krātuves apjoms veido organizācijas kopējo fondu, nevis katram kontam atsevišķi rezervētu vietu. Tas var būt izdevīgi, ja daži darbinieki glabā ievērojami vairāk failu nekā pārējie, tomēr vērtējot ietilpību jāņem vērā visas komandas vajadzības.

Microsoft Business Standard ietver MI tērzēšanu, savukārt Copilot darbam ar organizācijas datiem Word, Excel un citās programmās ir atsevišķi piedāvāts risinājums. Tādēļ frāze „MI iekļauts” maz pasaka par lietderību. E-pasta melnraksta veidošana, sapulces kopsavilkums un uzņēmuma datu analīze ir dažādi uzdevumi; piedāvājums jāsalīdzina pēc tā, kurus no tiem komanda tiešām veic un kuras iespējas ietilpst izvēlētajā licencē.

Līdzīgi jāvērtē drošība. Abās vidēs administrators var pārvaldīt kontus un piekļuvi, bet plašākas ierīču aizsardzības un pārvaldības vajadzībām Microsoft piedāvā augstāku Business Premium līmeni. Ja uzņēmumam ir īpašas prasības darbinieku datoriem, piekļuves nosacījumiem vai datu saglabāšanai, jāsalīdzina tieši plāni, kas šīs iespējas ietver. Viena produkta nosaukums pats par sevi nepasaka, kādi drošības rīki būs pieejami iegādātajā abonementā.

Darbinieka aiziešana pārbauda administrēšanas kārtību

Aizejoša darbinieka gadījumā atsevišķi jārisina piekļuve un darba nodošana. Vispirms jāpārtrauc viņa iespēja pierakstīties; pēc tam jānodrošina, lai kolēģiem paliktu vajadzīgie faili, klientu sarakste un kalendāra informācija. Konta dzēšana pirms šo darbību izplānošanas var radīt nevajadzīgu steigu. Īpaši svarīgi zināt, kuri faili glabājas cilvēka personīgajā krātuvē un kuri jau pieder kopīgai komandas vietai.

Licence ir vēl viens, no piekļuves atšķirīgs jautājums. Google elastīgajā plānā apmaksāto kontu skaita samazināšana ietekmē nākamo maksājumu; gada saistībās samazinājums parasti jāgaida līdz atjaunošanai. Tādēļ uzņēmumam ar sezonāli mainīgu sastāvu elastība var būt vērtīgāka par zemāku likmi. Stabilai komandai svarīgāka var būt paredzama gada cena, ja kontu pārņemšanas kārtība ir skaidra.

Pārcelšanās darbs nav tikai e-pasta pārslēgšana

Migrācijas apjomā jāiekļauj pastkastes, kalendāri, kontaktpersonas, koplietojamās mapes, ārējiem klientiem izsniegtās saites un lietotņu veidnes. Failu kopēšana vēl nenozīmē, ka jaunajā vidē saglabāsies visas piekļuves tiesības vai ka sarežģīti dokumenti darbosies tieši tāpat. Pirms e-pasta maršrutēšanas maiņas nelielā izmēģinājumā var pārcelt raksturīgus failus un pārbaudīt to aprēķinus, noformējumu un kopīgošanu.

Jāparedz arī datu iznešana no iepriekšējās vides. Kamēr vecie konti vēl ir pieejami, uzņēmumam jānoskaidro, kuri dati jāeksportē, kas tos glabās un kā kolēģi tiem piekļūs pēc pārejas. Atsevišķs laiks vajadzīgs darbiniekiem: viņiem jāzina, kur turpmāk veidot kopīgus dokumentus, kā piešķirt piekļuvi klientam un kur glabāt galīgo versiju. Šis darbs rada izmaksas arī tad, ja par pašu migrācijas rīku nav jāmaksā.

Izvēle ir skaidrāka, ja to balsta uzņēmuma īstajos darba failos un cilvēku paradumos. Komandai, kuras ikdiena ir vienlaicīga rediģēšana pārlūkā, vairāk dos Google Workspace. Ja regulāru darbu nosaka prasīgas Excel darbgrāmatas, instalējamās Office programmas vai plašākas ierīču pārvaldības vajadzības, vairāk dos atbilstošs Microsoft 365 plāns.

Lasiet arī:

• Trello vai Notion: lētāka tāfele pret vienotu darba telpu
• Zoom vai Google Meet: klientu sapulces un Workspace nosaka uzvarētāju
• Google vai Microsoft Authenticator: rezerves kopija nav vienāda