E-rēķins nav PDF: XML kļūda var apturēt nodošanu VID

Lai sagatavotu e-rēķinu, izveidojiet strukturētu XML datni, pārbaudiet tās atbilstību PEPPOL BIS Billing 3.0, nosūtiet to darījuma partnerim un, ja attiecas datu nodošanas pienākums, nododiet VID. PDF var būt ērts rēķina attēlojums lasīšanai, taču viens pats tas nav strukturēts e-rēķins. Saskaņā ar VID e-rēķinu skaidrojumu, darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm strukturēti rēķini ir obligāti kopš 2025. gada, no 2026. gada to dati VID jānodod piecu darbdienu laikā pēc nosūtīšanas partnerim, bet vispārēja obligāta lietošana uzņēmumu savstarpējos darījumos paredzēta no 2028. gada.

Ceļu izvēlieties pēc saņēmēja un savas grāmatvedības sistēmas iespējām. Rēķinu var izveidot sistēmā, pie operatora vai manuāli portālā Latvija.gov.lv. Pēc izveides atsevišķi pārbaudiet divus rezultātus: vai rēķins sasniedzis partneri un vai vajadzīgajā darījumā tā dati ir pieņemti VID. Kļūda XML struktūrā vai saturā var apturēt pēdējo posmu.

Saņēmējs nosaka piegādes ceļu

Ja izrakstāt rēķinu valsts vai pašvaldības iestādei, noskaidrojiet tās precīzu adresātu e-adresē vai izmantotajā piegādes sistēmā. Saņēmējam jābūt pareizi norādītam arī pašā XML: derīga datne, kas nosūtīta nepareizajai iestādei, neatrisina piegādes jautājumu. Datu nodošanas termiņu skaitiet no rēķina nosūtīšanas darījuma partnerim, tādēļ saglabājiet šīs darbības datumu.

Ja abi darījuma partneri ir uzņēmumi, strukturētu rēķinu pašlaik var izmantot brīvprātīgi. Vienojieties par kanālu, kurā partneris spēj saņemt un apstrādāt XML, piemēram, par operatoru vai PEPPOL savienojumu. E-adreses manuālā forma ir paredzēta saziņai ar iestādi; tā nav savstarpēja pastkastīte diviem komersantiem. Partnera piekrišana saņemt PDF pa e-pastu nemaina PDF formātu par e-rēķinu.

Izveide: sistēma, operators vai portāla forma

Grāmatvedības vai ERP sistēma ir piemērots sākumpunkts, ja tā spēj ģenerēt prasībām atbilstošu XML. Noskaidrojiet, ko sistēma dara pēc datnes izveides: tikai piedāvā eksportu, nosūta rēķinu saņēmējam vai arī nodod datus VID. Šīs iespējas var būt atsevišķi iestatījumi. Pirms pirmā sūtījuma apskatiet tieši izveidoto XML, nepaļaujoties uz PDF priekšskatījumu.

Ja sistēma XML neveido, operators var sagatavot datni un organizēt tās piegādi. Vienojoties par pakalpojumu, noskaidrojiet, kā operators saņem sākotnējos rēķina datus, pa kuru kanālu piegādā rēķinu konkrētajam partnerim un vai tam ir savienojums datu nodošanai VID. Operatora apstiprinājums par piegādi partnerim un apstiprinājums par nodošanu VID ir dažādi statusi.

Manuālajai izveidei VDAA norādes par portāla formu paredz aktīvu e-adresi un autentifikāciju ar kvalificētu elektroniskās identifikācijas līdzekli; forma pašlaik veido komercrēķinu. Atveriet e-adreses pastkastīti, izveidojiet ziņojumu iestādei, izvēlieties veidlapu “Izveidot e-rēķinu” un aizpildiet rēķina datus. Saglabājiet rezultātu, pārskatiet to un nosūtiet. Ja XML jau sagatavots citur, to var augšupielādēt formā; portāls izveido arī lasāmu PDF attēlojumu.

Ko pārbaudīt XML pirms nosūtīšanas

Faila paplašinājums .xml vēl neapliecina atbilstību standartam. Validācijai jāaptver datnes struktūra, obligātie lauki un aprēķini. Pirms iesniegšanas var izmantot Eiropas Komisijas e-rēķinu pārbaudes rīku. Pārbaudiet tieši galīgo datni: ja pēc pārbaudes maināt rēķinu grāmatvedības sistēmā, izveidojiet XML no jauna.

• Salīdziniet rēķina numuru un datumu ar uzskaites ierakstu, bet piegādātāja un saņēmēja datus — ar konkrēto darījumu.
• Pārskatiet rēķina rindas, nodokļu datus un kopsummas. Labojot rindas cenu vai nodokli, pārrēķiniet arī no tiem atkarīgās vērtības.
• Salīdziniet saņēmēju XML ar adresātu piegādes kanālā. E-adreses sūtījumam pārbaudiet e-rēķina ziņojuma tipu un XML pielikumu; PDF pielikums viens pats nav pietiekams.

Ja validācija uzrāda kļūdu, vispirms nosakiet, vai tā skar XML struktūru, obligāto lauku vai aprēķinu. Izlabojiet sākotnējos datus sistēmā vai formā, ģenerējiet jaunu datni un atkārtojiet validāciju. Šāda secība palīdz nepieļaut, ka nosūtītajā XML paliek iepriekšējā summa vai adresāts, lai gan redzamajā rēķina attēlojumā labojums jau veikts.

Četri ceļi rēķina datu nodošanai VID

Rēķina piegāde partnerim un datu nodošana VID var notikt vienā tehniskā plūsmā vai atsevišķi. Izvēli nosaka konkrētais kanāls un tā savienojumi. Ja piegādes sistēma nenodod datus VID, sagatavotais XML jāiesniedz citā veidā; PEPPOL piegādes fakts viens pats neapliecina VID apstrādes rezultātu.

• E-adrese. Nosūtot iestādei e-rēķinu portāla formā vai ar atbilstošu e-adreses savienojumu, dati VID tiek nodoti automātiski. Pārbaudiet arī paša ziņojuma nosūtīšanas rezultātu.
• Operators. Nodošana notiek automātiski, ja pakalpojuma sniedzējam ir integrācija ar VID. Pārbaudiet šo iespēju un tās statusu savā pakalpojumā.
• Grāmatvedības sistēma. Sistēma var piegādāt rēķinu pa PEPPOL, savukārt nodošanai VID tai vajadzīgs attiecīgs EDS API savienojums. Pārliecinieties, ka iestatītas abas darbības.
• Manuāla augšupielāde EDS. Ja automātiskas nodošanas nav, iesniedziet XML VID EDS sadaļā “E-rēķini”. Šī darbība neaizstāj rēķina nosūtīšanu partnerim.

Kad iesniegšana ir pabeigta

Manuālai augšupielādei vajadzīga paraksttiesīgas amatpersonas vai pilnvarotas personas piekļuve. VID EDS iesniegšanas instrukcija paredz PEPPOL BIS 3.0 prasībām atbilstošu XML un 20 MB maksimālo izmēru vienam rēķinam; sadaļā “Noraidītie” nonāk datnes, kas nav izturējušas noteiktās formāta vai drošības pārbaudes. Pēc augšupielādes apskatiet apstrādes rezultātu, neapstājoties pie faila izvēles vai ielādes.

Paziņojums “Rēķins veiksmīgi apstrādāts” nozīmē sekmīgu iesniegšanu. Ja redzams “Faila augšupielāde neizdevās”, rēķins nav iesniegts: pārbaudiet formātu un izmēru, pēc tam augšupielādējiet datni atkārtoti. Noraidītai datnei apskatiet kļūdas iemeslu, labojiet rēķinu, izveidojiet jaunu XML un iesniedziet to vēlreiz. Uzskaitē saglabājiet nosūtīto versiju kopā ar piegādes un VID apstrādes statusu.

Lasiet arī:

• Latvijas tehnoloģiju misija Kanādā beigusies — sarunas vēl nav darījumi
• Podigee apvieno podkāsta ķēdi — faili vairs nav jāstumj starp rīkiem
• Rocket EVA ievieš bremzi MI aģentiem — darbību var apturēt pirms izpildes