Microsoft 365 o Google Workspace: lo storage cambia il costo

Per una PMI italiana, Microsoft 365 Business Basic costa meno di Google Workspace Starter, ma il vantaggio iniziale cambia significato quando i file devono stare in un archivio comune. Il listino italiano di Microsoft indica 6,07 € per utente al mese per Basic con Teams e 12,13 € per Business Standard con app desktop; il listino Google Workspace indica 6,80 € per Starter con 30 GB in pool per utente e 13,60 € per Standard con 2 TB in pool per utente. Sono tariffe legate a un impegno annuale: Google fattura mensilmente, Microsoft indica il pagamento annuale.

La risposta dipende da dove lavora il gruppo. Per i file personali, Basic assegna a ciascuno 1 TB di OneDrive; per i documenti di reparto entra invece in gioco SharePoint, con una quota organizzativa distinta. Chi usa Word ed Excel installati deve considerare Business Standard. Chi collabora soprattutto nel browser può restare sui piani base, purché lo spazio complessivo di Workspace Starter sia sufficiente: un prezzo per licenza più alto può comunque accompagnarsi a una quota comune più utile al crescere della squadra.

Un terabyte personale non è un terabyte condiviso

Il confronto cambia quando si separano i file individuali da quelli del gruppo. Nei piani Business Basic e Standard, i limiti di SharePoint prevedono per l’organizzazione 1 TB più 10 GB per licenza acquistata, escludendo gli spazi OneDrive dei singoli utenti. Sommare i terabyte personali e presentarli come capacità di un unico archivio condiviso darebbe quindi un’impressione sbagliata.

Con cinque licenze, SharePoint dispone di 1 TB più 50 GB, mentre Workspace Starter attribuisce 150 GB al pool dell’organizzazione. Con venticinque licenze, le quantità diventano 1 TB più 250 GB per SharePoint e 750 GB per Starter. Con cento licenze, SharePoint arriva a 2 TB e Starter a 3.000 GB in pool: a questa scala la quota Google supera quella di SharePoint, anche se ciascun utente Microsoft conserva il proprio spazio OneDrive. Le due misure descrivono usi diversi e non vanno sommate per proclamare un vincitore assoluto.

Workspace Standard cambia ancora la proporzione: per cinque licenze offre 10 TB in pool, ma costa il doppio di Starter per utente. Può avere senso quando lo spazio comune è un requisito centrale, non soltanto perché una singola casella o cartella si avvicina al limite. Prima di confrontare gli archivi, conta quindi quanta capacità serve al gruppo e quanta resta nei file personali.

Il canone annuale per 5, 25 e 100 utenti

I calcoli moltiplicano i canoni mensili pubblicati per dodici mesi e per il numero di licenze. Sono importi prima dell’IVA, senza promozioni, componenti aggiuntivi o migrazione. La sezione fiscale Google per l’Italia specifica che i prezzi sul sito escludono l’IVA e che Google Cloud Italy applica il 22% agli abbonamenti che fattura; il trattamento della singola fattura va tenuto distinto dal canone usato qui per il confronto.

5 utenti: Google Workspace Starter costa 408 € l’anno e Standard 816 €. Microsoft Business Basic con Teams costa 364,20 €; Business Standard con Teams e app desktop costa 727,80 €.
25 utenti: Starter costa 2.040 € e Standard 4.080 €. Business Basic con Teams costa 1.821 €; Business Standard con Teams 3.639 €.
100 utenti: Starter costa 8.160 € e Standard 16.320 €. Business Basic con Teams costa 7.284 €; Business Standard con Teams 14.556 €.

Il confronto comprende le riunioni in entrambi i prezzi Microsoft. Le edizioni EEA senza Teams costano meno: Business Basic 4,67 € e Business Standard 9,34 € per utente al mese, con lo stesso impegno annuale. Per cinque, venticinque e cento utenti, Basic senza Teams equivale rispettivamente a 280,20 €, 1.401 € e 5.604 € l’anno; Standard senza Teams a 560,40 €, 2.802 € e 11.208 €. Sono cifre utili se la PMI possiede già un servizio per riunioni e chat; il costo di un eventuale sostituto va aggiunto prima di paragonarle ai piani con Teams o Meet.

App desktop, riunioni e IA spostano la scelta

Business Basic offre Word, Excel, PowerPoint e Outlook nelle versioni web e mobili; Business Standard include le applicazioni desktop installabili. Per chi scambia regolarmente file Office complessi con clienti e fornitori, questa differenza può pesare più dello scarto fra i canoni base. Le indicazioni Google sulle macro Excel spiegano che, passando a Fogli, le macro vanno ricreate con Apps Script. Se un processo aziendale dipende da VBA, quel lavoro appartiene al costo della scelta, anche quando il canone Workspace è già noto.

Per le videochiamate, Workspace Starter include Meet e Business Basic con Teams include le riunioni Microsoft. Workspace Standard aggiunge la registrazione e una capienza maggiore per le riunioni; l’edizione Microsoft EEA senza Teams elimina invece quel servizio dalla licenza. La comparazione corretta dipende quindi da quali funzioni di riunione vengono effettivamente usate, oltre che dal numero di persone abilitate a partecipare.

Anche la voce «IA inclusa» copre funzioni diverse. Starter comprende Gemini in Gmail e l’accesso all’app Gemini; Standard estende l’assistenza a Documenti, Meet e altri servizi. Nei piani Microsoft considerati è disponibile Copilot Chat, mentre l’assistenza integrata nelle app Office e nei contenuti aziendali richiede un’offerta Copilot distinta. Una chat generativa e un aiuto dentro il documento su cui si lavora risolvono esigenze differenti: per valutarne il prezzo serve sapere quale delle due entra davvero nel flusso quotidiano.

La migrazione ha tre voci di costo

Passare da una suite all’altra richiede lavoro che il canone per utente non misura. Non esiste una cifra di migrazione credibile senza conoscere quantità dei dati, formati, collegamenti fra servizi e permessi esistenti. Per una PMI, la matrice utile separa tre ambiti, così che il preventivo non nasconda attività diverse dietro una sola voce tecnica.

File: censire cartelle, proprietari e autorizzazioni; distinguere i documenti Office da mantenere nel formato originale da quelli che si possono convertire. Se la destinazione è Microsoft, stabilire quali file appartengano ai OneDrive personali e quali ai siti SharePoint. Fogli con macro e collegamenti fra documenti richiedono una valutazione specifica.
Posta: contare caselle, alias, calendari e indirizzi usati da applicazioni o dispositivi. Il trasferimento dei messaggi non esaurisce il lavoro: occorre considerare l’instradamento della posta durante il passaggio e la continuità degli accessi per chi deve lavorare mentre cambia piattaforma.
Identità: mappare utenti, gruppi e permessi insieme agli accessi ai servizi esterni collegati agli account aziendali. Spostare file e messaggi non restituisce automaticamente a ogni persona le stesse autorizzazioni nella nuova suite.

Se il lavoro dipende dalle applicazioni Office installate, Business Standard è il riferimento più pertinente di Basic. Se prevale la collaborazione nel browser, i piani base restano confrontabili, ma la quantità di spazio usata insieme può cambiare il risultato al crescere dell’impresa. Al canone scelto vanno infine affiancati il servizio per le riunioni, se acquistato a parte, e le tre attività di migrazione: sono costi diversi, con effetti diversi sulla convenienza.