Slack o Teams: il prezzo conta meno dell’ecosistema che già paghi

Se la licenza Microsoft 365 del gruppo comprende già Teams, usarlo può evitare un nuovo canone. Slack può giustificare una spesa aggiuntiva quando il lavoro si svolge soprattutto nei canali e collega applicazioni di fornitori diversi. Il listino Microsoft per le aziende distingue i pacchetti con Teams da quelli senza Teams: Teams Essentials costa 3,50 € per utente al mese e Microsoft 365 Business Basic con Teams 6,07 €, entrambi con pagamento annuale e IVA esclusa.

La differenza emerge anche nell’uso quotidiano. Nei piani Slack, Free rende consultabili gli ultimi 90 giorni di messaggi, ammette fino a 10 app ed elimina i dati più vecchi di un anno; Pro costa 7,25 $ per utente al mese con pagamento annuale e offre cronologia e integrazioni senza quei limiti. Il piano gratuito può bastare a un gruppo che usa la chat per comunicazioni temporanee, ma è poco adatto se le decisioni devono restare ricercabili.

La licenza esistente cambia il costo reale

La prima distinzione è tra spesa già sostenuta e spesa nuova. Se gli utenti hanno un abbonamento Microsoft 365 che include Teams e le sue funzioni soddisfano il gruppo, il costo aggiuntivo della piattaforma può essere nullo. Questo non rende gratuito Microsoft 365: significa che il relativo canone è già nel bilancio e non va conteggiato una seconda volta nel confronto.

Occorre leggere il nome preciso della licenza, perché Microsoft vende anche versioni senza Teams. Chi possiede una di queste versioni non può presumere che la chat sia inclusa; chi non usa affatto Microsoft 365 può confrontare Teams Essentials con un pacchetto più ampio, tenendo conto di posta, calendario e archiviazione che il pacchetto aggiunge. Comprare Business Basic soltanto per la chat e attribuire agli altri servizi un valore che il gruppo non sfrutta renderebbe il confronto artificiosamente favorevole.

La stessa logica vale dall’altro lato. Se Slack diventa la chat principale ma rimangono una licenza Microsoft per i documenti e un servizio distinto per le videoriunioni, i relativi canoni restano nel costo totale. Il criterio utile è quindi la spesa incrementale per ottenere il flusso di lavoro desiderato, sommata agli strumenti che non si possono dismettere.

Riunioni programmate o conversazioni continue

Teams è una scelta naturale per gruppi che organizzano riunioni dal calendario Microsoft e lavorano su file conservati in OneDrive o SharePoint. Teams Essentials comprende riunioni fino a 300 partecipanti e 10 GB di spazio per utente; Business Basic abbina Teams agli altri servizi del pacchetto Microsoft 365. Se inviti, chiamate e documenti passano già da quell’ambiente, introdurre un’altra chat aggiunge un luogo in cui cercare conversazioni e file.

Slack concentra invece il lavoro nei canali per progetto, cliente o attività. Il piano Pro comprende riunioni audio e video di gruppo e conversazioni con partner esterni in messaggi e canali dedicati. La sua utilità cresce quando notifiche e attività arrivano da applicazioni diverse: conta che le integrazioni necessarie sostengano passaggi di lavoro effettivi, non la dimensione del catalogo delle app.

Per i partner esterni, la distinzione pratica è la frequenza del rapporto. Un ospite che partecipa a una chiamata occasionale pone esigenze diverse da un fornitore che segue ogni giorno un progetto nel canale condiviso. Prima di scegliere la piattaforma, conviene chiarire chi può entrare nelle conversazioni, quali file può vedere e chi gestirà gli accessi quando la collaborazione termina.

La cronologia pesa quanto le funzioni di chat

Una conversazione usata per decidere priorità, approvare modifiche o ricostruire il motivo di una scelta diventa parte della memoria operativa del gruppo. La finestra consultabile di Slack Free limita questa funzione: un messaggio ancora presente nel lavoro recente può non essere più accessibile dalla ricerca quando serve mesi dopo. L’eliminazione dei dati più vecchi rende il problema diverso da un semplice limite dell’interfaccia.

Pro rimuove quel limite di cronologia, ma una cronologia estesa non sostituisce da sola una politica di conservazione. Il gruppo deve distinguere le conversazioni che servono come riferimento da quelle transitorie, stabilire chi può recuperarle e valutare eventuali obblighi interni. Lo stesso criterio va applicato a Teams: la presenza della piattaforma in una licenza esistente non dice, da sola, come l’organizzazione conserverà i messaggi.

Calcolatore per 10, 50 e 200 persone

Il calcolo seguente assume utenti paganti per un anno intero ai prezzi di listino indicati sopra. Esclude promozioni, sconti contrattuali, componenti aggiuntivi e migrazione. La tabella IVA dell’Unione europea indica per l’Italia un’aliquota ordinaria del 22%: i totali comprensivi di IVA sono esempi aritmetici, applicabili solo se quell’imposta è dovuta sulla fattura.

• 10 persone: Teams Essentials costa 420 € l’anno IVA esclusa, oppure 512,40 € con IVA; Business Basic con Teams costa 728,40 € IVA esclusa, oppure 888,65 € con IVA. Slack Pro costa 870 $ l’anno, prima delle imposte applicabili.
• 50 persone: Teams Essentials costa 2.100 € l’anno IVA esclusa, oppure 2.562 € con IVA; Business Basic con Teams costa 3.642 € IVA esclusa, oppure 4.443,24 € con IVA. Slack Pro costa 4.350 $ l’anno, prima delle imposte applicabili.
• 200 persone: Teams Essentials costa 8.400 € l’anno IVA esclusa, oppure 10.248 € con IVA; Business Basic con Teams costa 14.568 € IVA esclusa, oppure 17.772,96 € con IVA. Slack Pro costa 17.400 $ l’anno, prima delle imposte applicabili.

I dollari di Slack non sono convertiti in euro: il cambio e le condizioni della fattura determinano l’importo effettivo. Per un’organizzazione che paga già Business Basic con Teams, il totale della licenza esistente non è una nuova spesa da confrontare con Slack Pro. Per una che deve acquistare tutto da zero, invece, il costo completo del pacchetto Microsoft entra nel conto insieme al valore dei servizi che userà.

Una matrice per scegliere senza fermarsi al canone

• Microsoft 365 già adottato: Teams parte avvantaggiato se è incluso nelle licenze degli utenti e riunioni, calendario e file sono già gestiti in quell’ambiente. Slack richiede una ragione operativa abbastanza forte da sostenere il secondo canone.
• Applicazioni eterogenee: Slack diventa più interessante quando i canali raccolgono attività provenienti da sistemi diversi. Conta il numero di passaggi utili che le integrazioni evitano, non quello delle app disponibili in astratto.
• Partner esterni continuativi: i canali condivisi di Slack meritano attenzione se la conversazione accompagna il lavoro per settimane o mesi. Per contatti limitati alle riunioni, pesano di più inviti e accesso alle chiamate.
• Riunioni strutturate: Teams ha più senso quando il lavoro ruota intorno ad appuntamenti pianificati e ai servizi Microsoft già usati per documenti e calendario.
• Messaggi da ritrovare: Slack Free è inadatto come archivio duraturo. Un piano a pagamento va valutato insieme alle regole di conservazione e recupero necessarie al gruppo.

La migrazione entra nel conto del primo anno

Cambiare piattaforma richiede tempo anche quando il nuovo canone sembra conveniente. Messaggi, file, partecipanti esterni e collegamenti tra applicazioni non coincidono necessariamente tra ambiente di partenza e destinazione. Nella guida Slack alle esportazioni, i canali pubblici sono esportabili nei vari piani, mentre l’esportazione di canali privati e messaggi diretti richiede Business+ o Enterprise e l’accesso previsto per quel tipo di dati; i file esportati comprendono link ai contenuti, non necessariamente i file stessi.

Un’esportazione, quindi, non garantisce che la cronologia riappaia nella nuova piattaforma con la stessa struttura o con gli stessi permessi. Nel costo del passaggio vanno stimati il recupero dei dati necessari, la riconfigurazione delle integrazioni, la formazione degli utenti e l’eventuale periodo in cui i due strumenti convivono. La scelta economicamente migliore è quella che riduce il costo complessivo mantenendo accessibili le conversazioni e i processi su cui il gruppo fa affidamento.