Google Forms o Microsoft Forms: 500.000 e 5 milioni

Il limite di risposte cambia la scelta tra Google Forms e Microsoft Forms soprattutto in base all’account. Da settembre 2026 Google Forms consente fino a 500.000 risposte e 1 GB di dati per modulo. Microsoft Forms arriva a 5 milioni di risposte con un account aziendale o scolastico, ma si ferma a 200 con un account personale gratuito e a 1.000 con uno personale a pagamento.

Se crei un modulo personale gratuito e prevedi di superare le 200 risposte, Google offre più capacità. Per una scuola o un’azienda che lavora già con Teams ed Excel, Microsoft può essere più adatto: il suo limite organizzativo è molto più alto. In entrambi i servizi, però, alcune funzioni per consultare le risposte smettono di essere disponibili prima che il modulo raggiunga il tetto di raccolta.

Il limite dipende da chi possiede il modulo

Il confronto tra i massimi dichiarati ha senso solo se si distingue un account personale da uno gestito dall’organizzazione. Aprire Microsoft Forms con un indirizzo Outlook.com personale non dà la stessa capacità di un account fornito dalla scuola o dall’azienda. Per Google, il limite indicato è riferito al modulo; il vincolo di spazio comprende il file del modulo e i dati delle risposte, ma esclude i file caricati dai partecipanti.

Google personale gratuito: può raccogliere fino al limite generale per modulo. Se le risposte occupano molto spazio, il vincolo sui dati può arrivare prima di quello sul numero di invii.
Google Workspace: il limite per modulo resta quello indicato per Forms. Le impostazioni dell’organizzazione possono però incidere su chi è autorizzato a compilare il modulo.
Microsoft personale: la versione gratuita è adatta a raccolte piccole; quella a pagamento aumenta la capienza, senza raggiungere il limite degli account organizzativi.
Microsoft aziendale o scolastico: offre la maggiore capacità nominale. Questa cifra riguarda le risposte che il modulo può ricevere, non la durata delle sue funzioni di riepilogo.

Una risposta è un invio completato, indipendentemente da quante domande contiene. Chi prevede una raccolta ampia deve quindi considerare sia quanti invii arriveranno sia come dovrà consultarli dopo: un modulo ancora aperto può aver già perso alcune viste utili per analizzarli.

Quattro scenari di raccolta

Le soglie operative rendono il confronto più concreto del solo massimo teorico. Nei casi seguenti si presume che il modulo non abbia già raggiunto un altro vincolo, come quello sullo spazio dei dati in Google Forms.

200 risposte: un modulo Microsoft personale gratuito è al proprio tetto. Google Forms può continuare a raccogliere invii; anche Microsoft può farlo se il proprietario usa un account personale a pagamento oppure un account aziendale o scolastico.
10.000 risposte: oltre questa soglia, in Google Forms le viste per domanda e per singolo invio potrebbero non comparire più. Il modulo può continuare a ricevere risposte, ma chi deve esaminare ogni registrazione dovrà fare affidamento sui dati scaricati.
50.000 risposte: oltre questa soglia, in Google potrebbe mancare il riepilogo. In Microsoft non sono più supportati i grafici riepilogativi, la vista delle singole risposte sul sito e la condivisione del link al riepilogo; resta disponibile l’esportazione completa in CSV.
500.000 risposte: Google raggiunge il tetto per modulo, se non è intervenuto prima il limite di spazio. Un modulo Microsoft aziendale o scolastico resta sotto il proprio massimo, ma l’analisi di una raccolta di queste dimensioni deve ormai basarsi sui dati esportati.

Google indica anche una soglia per il foglio collegato: oltre 100.000 risposte, la sincronizzazione con Sheets potrebbe interrompersi. Il download in CSV resta possibile; con raccolte superiori a 10.000 risposte, il file potrebbe non essere ordinato per data di invio. Il numero di risposte accettate, dunque, non garantisce che il riepilogo nel modulo o il foglio collegato continuino a funzionare allo stesso modo.

Accesso esterno e lavoro condiviso

Per un’iscrizione aperta al pubblico conta l’impostazione di accesso, oltre alla capienza. Le opzioni di pubblicazione di Google consentono di autorizzare chiunque abbia il link oppure un pubblico definito; un modulo non pubblicato resta inaccessibile anche a chi possiede il collegamento. Se si attiva il limite di una risposta per persona, per compilarlo serve un account Google.

In Microsoft Forms, l’opzione «Anyone can respond» ammette risposte anche dall’esterno senza accesso a un account, mentre le opzioni riservate all’organizzazione richiedono credenziali di lavoro o scuola. Il modulo può essere inviato anche a un gruppo o a un canale Teams. Per una raccolta pubblica, conviene controllare l’impostazione effettiva prima di distribuire il link: il solo fatto che un destinatario lo riceva non gli dà accesso a un modulo riservato.

Collaborare alla gestione del modulo è diverso dal permettere ai partecipanti di compilarlo. In Google Forms si possono aggiungere collaboratori, che potrebbero avere accesso anche al foglio Sheets collegato. Se una persona lascia il progetto, occorre rimuoverne separatamente le autorizzazioni dal modulo e dal foglio. Per un’attività gestita da più colleghi, questa distinzione pesa quanto la facilità con cui il link raggiunge i partecipanti.

Sheets, Excel e destinazione delle risposte

Google Forms permette di collegare le risposte a Sheets e di scaricarle in CSV. Il collegamento è utile quando più persone lavorano sui dati nel foglio, purché si tenga presente la soglia oltre la quale la sincronizzazione potrebbe fermarsi. Un CSV è invece una copia da importare e ordinare: se dopo il download arrivano nuovi invii, quel file non si aggiorna da solo.

Microsoft Forms consente di aprire i dati in Excel. La guida Microsoft alle cartelle di lavoro distingue, per i moduli creati nell’ambiente di lavoro o scuola, il file di un modulo personale salvato in OneDrive per lavoro o scuola da quello di un modulo di gruppo salvato in SharePoint Online. Descrive inoltre l’aggiornamento delle risposte quando si apre di nuovo la cartella collegata. Qui «modulo personale» indica che appartiene a una persona nell’organizzazione: non va confuso con il limite di un account Microsoft personale gratuito.

Se la raccolta deve inserirsi nel lavoro di un gruppo, la destinazione dei dati può orientare la scelta più del limite massimo. Chi usa già Sheets trova un percorso diretto con Google; chi distribuisce moduli in Teams e lavora sui risultati in Excel può mantenere la raccolta nell’ambiente Microsoft. Per una decisione che riguarda l’intera organizzazione, anche il confronto tra Microsoft 365 e Google Workspace aiuta a valutare dove risiederanno i file usati dopo il modulo.

Esportare prima di cancellare le risposte

Raggiungere un limite non obbliga necessariamente a creare un nuovo questionario: entrambi i servizi descrivono la possibilità di scaricare le risposte e cancellare quelle conservate nel modulo per continuare la raccolta. È un’operazione che richiede attenzione perché l’esportazione diventa l’archivio degli invii rimossi. Prima di eliminare dati, è prudente aprire il file scaricato e verificare che contenga le colonne e le risposte necessarie.

Google raccomanda di sospendere temporaneamente i nuovi invii prima del download e della cancellazione, così una risposta arrivata nel frattempo non viene eliminata senza essere stata salvata. Microsoft indica l’esportazione in Excel seguita dalla cancellazione delle risposte come percorso per tornare a raccoglierne altre. Se il progetto richiede un archivio continuativo o analisi condivise, questa operazione va prevista insieme al luogo in cui il gruppo conserverà il file esportato.