Clockify o Toggl Track: Free fino a cinque utenti

Il piano gratuito di Clockify ammette cinque utenti attivi, titolare incluso. Per un freelance o un gruppo che registra soltanto le ore può bastare; una squadra più grande deve scegliere un piano a pagamento. Anche chi lavora da solo può aver bisogno di pagare se vuole calcolare importi fatturabili o esportare i riepiloghi in un foglio di calcolo.

Toggl Track segue una logica diversa: il suo piano Free arriva a tre utenti, mentre Starter aggiunge tariffe fatturabili e riepiloghi per la squadra. Clockify costa meno per posto nei piani considerati qui; Toggl Track può essere preferibile se bastano le sue funzioni gratuite o se si vuole evitare un prodotto che offre anche strumenti di monitoraggio del personale. La scelta dipende da ciò che deve accadere dopo aver fermato il timer.

Che cosa si può fare gratis

Clockify Free conserva il timer, l’inserimento manuale delle ore e la gestione dei progetti. Il limite riguarda le persone attive nello stesso spazio di lavoro, non il numero di ore registrabili. Alla fine della prova iniziale, se gli invitati sono troppi, restano attivi il titolare e i primi quattro; gli altri account vengono disattivati. Questo conta per una squadra che cresce anche quando nessuno chiede funzioni amministrative avanzate.

Ogni interrogazione dei riepiloghi nel piano gratuito copre al massimo 31 giorni. L’esportazione dei riepiloghi in PDF resta disponibile, mentre CSV ed Excel richiedono un piano a pagamento. C’è una distinzione utile: il titolare può ancora esportare in CSV i dati dell’anno corrente dalle impostazioni dello spazio di lavoro, ma questa possibilità non sostituisce l’esportazione ordinaria dei riepiloghi con i filtri desiderati. Le tariffe orarie e la marcatura delle ore fatturabili sono anch’esse funzioni a pagamento.

Nel Free di Toggl Track sono disponibili timer, inserimento manuale, attività di pianificazione e riepiloghi individuali. La soglia più bassa di persone rende però il piano gratuito meno adatto a un gruppo di cinque. Per entrambi i servizi conviene distinguere la registrazione delle ore dal lavoro successivo: attribuirle a un cliente, ricavarne un importo e preparare la fattura sono esigenze diverse, con limiti e prezzi diversi.

Quanto costano una, cinque e venti persone

Il limite di cinque utenti di Clockify Free lascia fuori dal piano gratuito il lavoro di una squadra più numerosa.

Con fatturazione annuale, il listino Clockify indica 3,99 dollari per posto al mese per Basic e 5,49 per Standard. Basic comprende tariffe fatturabili ed esportazioni dei dati; Standard aggiunge la creazione delle fatture. Per Toggl Track Starter, il prezzo annuale esposto è di 9 dollari per utente al mese. Le cifre seguenti sono costi mensili equivalenti di abbonamenti annuali in dollari, ottenuti moltiplicando la tariffa per i posti occupati:

Una persona: Clockify Basic 3,99 dollari, Standard 5,49; Toggl Track Starter 9 dollari.
Cinque persone: Clockify Basic 19,95 dollari, Standard 27,45; Toggl Track Starter 45 dollari.
Venti persone: Clockify Basic 79,80 dollari, Standard 109,80; Toggl Track Starter 180 dollari.

Per una persona, il costo può essere zero su entrambi se le funzioni gratuite sono sufficienti. Per cinque persone Clockify Free può ancora bastare per registrare ore, mentre Toggl Track richiede un piano a pagamento per includere l’intero gruppo. Con venti persone anche Clockify richiede posti a pagamento: Basic è il punto di partenza per esportazioni e importi, Standard se si vogliono produrre le fatture nel servizio.

Queste moltiplicazioni non sono preventivi per l’Italia. Il pagamento mensile senza impegno annuale costa di più e il totale effettivo dipende da valuta, imposte e condizioni applicate all’acquisto. Conta anche chi occupa un posto: nel piano a pagamento di Clockify lo occupano gli utenti attivi o invitati, compreso il titolare. Stimare il costo solo sulle persone che avviano abitualmente il timer può quindi sottovalutare la spesa.

Dal tempo registrato alla fattura

Il timer misura la durata; raggruppare le voci per cliente o progetto permette di attribuire il lavoro. Calcolare il corrispettivo richiede poi una tariffa e la distinzione tra ore da addebitare e ore interne. Infine serve un documento compatibile con il processo amministrativo adottato: la disponibilità di un PDF nel servizio di rilevazione del tempo, da sola, non esaurisce gli adempimenti di fatturazione in Italia.

La funzione fatture di Toggl Track è accessibile anche dal piano Free partendo dalle ore selezionate in un riepilogo. Il PDF gratuito porta il logo Toggl; per sostituirlo con il proprio serve un piano a pagamento. Le tariffe fatturabili sono invece comprese da Starter: chi conosce già l’importo può compilare una fattura gratuita, mentre chi vuole ricavare regolarmente gli importi dalle ore deve considerare il prezzo dell’abbonamento.

In Clockify, Basic permette di associare tariffe alle attività e di esportare dati da usare altrove. Standard aggiunge la produzione della fattura all’interno dello stesso flusso. Per uno studio che usa già un programma amministrativo, Basic può essere sufficiente se l’esportazione contiene i dati necessari; per chi vuole preparare il documento nel sistema di rilevazione delle ore, il confronto pertinente è fra Clockify Standard e Toggl Track Starter. Le funzioni hanno nomi simili, ma non sostituiscono automaticamente il proprio sistema di fatturazione.

Privacy: ore di progetto e monitoraggio non coincidono

Per attribuire ore a una commessa servono voci di tempo, progetti e, quando necessario, tariffe. Clockify propone anche monitoraggio dell’attività sui dispositivi aziendali, timer obbligatorio e localizzazione GPS nel piano Pro. Queste funzioni rispondono a esigenze di controllo distinte dal calcolo delle ore fatturabili. Toggl Track dichiara nel proprio listino di non acquisire schermate, tasti premuti o posizione: è una differenza da considerare se la squadra vuole limitare i dati raccolti.

Prima di adottare funzioni di controllo, un’organizzazione dovrebbe stabilire quali dati le servono, chi può consultarli e per quanto tempo saranno conservati. Anche senza monitoraggio aggiuntivo, la visibilità delle commesse conta: in Clockify Free tutti i progetti sono pubblici per i membri dello stesso spazio di lavoro. Se clienti diversi richiedono accessi separati, questa impostazione può incidere sulla scelta del piano prima ancora del prezzo delle tariffe orarie.

Il caso Linux

Clockify permette di registrare il tempo su Linux anche senza connessione e di sincronizzarlo in seguito.

Clockify dispone di una app desktop per Linux con timer e inserimento manuale. Se la connessione si interrompe, le nuove voci vengono salvate localmente e sincronizzate al ritorno online. Durante l’uso offline progetti, attività ed etichette non sono disponibili; se sono campi obbligatori, le voci possono essere completate prima della sincronizzazione.

Toggl Track offre l’app web, ma nell’elenco attuale delle sue app desktop compaiono Windows e macOS, non Linux. Per chi usa Linux nel browser, la differenza potrebbe essere poco rilevante. Se invece serve avviare il timer da un’app desktop e continuare a registrare ore senza connessione, Clockify offre un percorso documentato. Questa esigenza può decidere la scelta anche quando il costo delle licenze favorisce già Clockify.