Pleo eða Spendesk: fjöldi starfsmanna getur snúið kostnaðinum við

Spendesk getur orðið ódýrara en Pleo þegar margir starfsmenn þurfa aðgang en færslur á hvern starfsmann eru fáar. Ef fáir nota kerfið en þeir gera margar færslur getur samanburðurinn snúist við. Í breskri verðskrá Pleo kostar Start 8 pund á notanda á mánuði með mánaðarlegri greiðslu, Build 14 pund og Optimise 18 pund á notanda á mánuði með árlegri greiðslu. Build er viðeigandi viðmið hér, því sá flokkur bætir endurgreiðslum og samþykktarferlum við kort og reikningsvinnslu.

Í verðskrá Spendesk er aðgangur seldur fyrir fasta mánaðaráskrift með ótakmörkuðum notendum, en breytilegi hlutinn ræðst af kortakaupum, reikningsgreiðslum og endurgreiðslukröfum. Verð síðunnar nægir ekki til að reikna lokakostnað án tilboðs. Accounts Payable, Advanced workflows & policies og öflugri stjórnun margra félaga eru þar valkvæðar viðbætur, svo lægra aðgangsgjald tryggir ekki að sama þjónusta sé innifalin.

Notendur og starfsmenn eru ekki alltaf sami fjöldi

Í Pleo-reikningnum skiptir máli hversu margir þurfa greiddan aðgang, fremur en hversu margir eru á launaskrá. Ef 50 starfsmenn eru hjá fyrirtæki en aðeins 15 þurfa kort og aðgang að útgjaldakerfinu er áskriftarviðmið Build 15 × 14 pund, eða 210 pund á mánuði með árlegri greiðslu. Að margfalda verðið með öllum 50 myndi gefa 700 pund og ofmeta þennan hluta kostnaðarins. Dæmið er skilyrt: raunveruleg hlutverk, aðgangur og samningskjör ráða því hvaða notendur eru gjaldskyldir.

Hjá Spendesk hækkar fasti áskriftarhlutinn ekki sjálfkrafa þegar fleiri fá aðgang. Það getur hentað fyrirtæki þar sem margir þurfa stöku sinnum að kaupa með korti, senda útlagðan kostnað eða taka þátt í samþykkt. Sama fjölgun getur þó aukið færslufjöldann og þar með breytilega gjaldið. Fyrirtæki þarf því tvær tölur fyrir samanburðinn: fjölda greiddra Pleo-notenda og áætlaðan fjölda gjaldskyldra Spendesk-færslna á mánuði.

Færslurnar geta étið upp ávinninginn

Færslugjald Spendesk er ekki einfaldlega gjald fyrir hvert kort sem er gefið út. Í útskýringu Spendesk á áskriftarreikningum eru 100 færslur innifaldar í áskrift; umfram það eru nefnd 0,75 evrur fyrir hverja færslu eða pakki með 100 viðbótarfærslum fyrir 50 evrur á mánuði. Þar teljast meðal annars kortakaup, yfirfarnar endurgreiðslukröfur og reikningar sem fjármálateymi hefur staðfest. Þetta skýrir hvers vegna fyrirtæki með fáa virka kaupendur getur samt farið hratt yfir innifalinn fjölda.

Áskriftarreikningur getur líka fært saman tvö tímabil: fast gjald fyrir komandi mánuð og breytilegt gjald fyrir færslur liðins mánaðar. Mánaðarlegur samanburður verður skýrari ef færslurnar eru færðar á þann mánuð sem þær urðu til. Við mat á raunverulegu tilboði þarf jafnframt að sjá hvort tilgreindur færslupakki, önnur viðbót eða sérstök samningskjör breyti opinbera viðmiðinu.

Pleo hefur aðra kostnaðarvaka. Bein endurgreiðsla í Build og Optimise ber 0,90% gjald samkvæmt verðskránni, og gjöld eða innifalin mörk eru einnig tilgreind fyrir reikningsgreiðslur og gjaldeyrisviðskipti. Þess vegna er áskriftin ein ekki fullur samanburður fyrir teymi sem greiðir oft útlagðan kostnað eða erlenda reikninga. Fjöldi greiðslna, fjárhæð endurgreiðslna og mynt þeirra skipta máli samhliða notendafjöldanum.

Reiknidæmi fyrir 10, 50 og 200 starfsmenn

Eftirfarandi er skilyrt reiknidæmi, ekki Spendesk-tilboð. Gert er ráð fyrir að allir starfsmenn þurfi greiddan Pleo Build-aðgang og að eingöngu áskriftin sé talin þar. Til að sýna áhrif hins kostnaðarlíkans er fast Spendesk-gjald sett í 400 pund á mánuði og gjald umfram 100 innifaldar færslur í 1 pund á færslu. Þessar tvær pundafjárhæðir eru ímyndaðar forsendur; þær eru ekki birt verð Spendesk. Sama mynt er notuð beggja vegna svo reikningurinn sýni áhrif stærðar og notkunar án gengisbreytinga.

Með N greiddum Pleo-notendum er einfaldaða Pleo-viðmiðið 14 × N pund. Með T gjaldskyldum Spendesk-færslum er ímyndaði Spendesk-reikningurinn 400 + 1 × það sem fer umfram 100 færslur, eða aðeins 400 pund ef T er lægra. Ef hver starfsmaður veldur að jafnaði tveimur færslum á mánuði verður samanburðurinn svona:

• Við 10 starfsmenn eru færslurnar 20. Pleo-áskriftin er 140 pund á mánuði og ímyndaði Spendesk-reikningurinn 400 pund; Pleo er lægra í þessu dæmi.
• Við 50 starfsmenn eru færslurnar 100. Pleo-áskriftin er 700 pund en Spendesk-reikningurinn helst 400 pund; niðurstaðan snýst við.
• Við 200 starfsmenn eru færslurnar 400. Margföldun Build-verðsins gefur 2.800 pund á mánuði, en ímyndaði Spendesk-reikningurinn er 700 pund. Pleo-talan er stærðarviðmið úr Build-verði, ekki tilboð fyrir svo stórt teymi.

Færslumagnið getur breytt sömu niðurstöðu án þess að starfsmönnum fjölgi. Ef 50 starfsmenn valda 1.000 gjaldskyldum færslum verður ímyndaði Spendesk-reikningurinn 1.300 pund, á móti 700 punda Build-áskrift áður en önnur Pleo-gjöld bætast við. Skilin ráðast almennt af fasta gjaldinu, því sem er innifalið og kostnaði við umframfærslur. Þau verða ekki staðsett nákvæmlega fyrir tiltekið fyrirtæki fyrr en Spendesk-tilboð og viðeigandi Pleo-flokkur liggja fyrir.

Samþykktir og mörg félög breyta samanburðargrunninum

Build hentar sem verðviðmið þegar venjuleg samþykkt útgjalda og reikninga nægir. Þurfi fyrirtækið ítarlegri samþykktir reikninga eða fjárhagsáætlanir færist Pleo-samanburðurinn yfir í Optimise. Hjá Spendesk þarf að greina hvaða samþykktarreglur og reikningsferli fylgja fasta gjaldinu og hvað er verðlagt sem viðbót. Annars er verið að bera saman tvo reikninga fyrir mismunandi umfang þjónustu, jafnvel þótt kort og endurgreiðslur finnist í báðum kerfum.

Fyrir samstæðu er margföldun Build-verðsins með 200 notendum enn síður lokasvar. Verðskrá Pleo fyrir stærri fyrirtæki setur stjórnun margra lögaðila í Scale, sem byrjar á 249 pundum á mánuði og hefur sérsniðin notendamörk; Lead byrjar á 499 pundum og hefur einnig sérsniðin mörk. Upphafsverðið segir því ekki hvað aðgangur fyrir alla starfsmenn samstæðu kostar. Í tilboði þarf að liggja fyrir hvaða félög, kortanotendur og samþykktarheimildir eru innifalin hjá hvorri þjónustu.

Bókhaldstengingin getur ráðið jafn miklu um heildarkostnað og áskriftin. Ef útgjöld nokkurra félaga þurfa að berast í aðskildar bækur skiptir máli hvort rétt félag, kostnaðarstaður og fylgigögn fylgja færslunni sjálfkrafa eða krefjast handvirkrar afstemmingar. Sá munur birtist í vinnu fjármálateymisins fremur en í birtu mánaðargjaldi. Fyrir íslenskt bókhald er því gagnlegra að bera saman tiltekna tengingu og útflutningsleið en að gera ráð fyrir að almenn lýsing á bókhaldstengingum nái yfir kerfið sem fyrirtækið notar.

Íslenskt félag þarf staðfesta þjónustuaðgang

Fyrir fyrirtæki skráð á Íslandi kemur aðgengi á undan verðreikningnum. Listi Pleo yfir þjónustulönd nefnir meðal annars Danmörku, Noreg og Svíþjóð en telur Ísland ekki upp. Breska verðskráin er því gagnlegt viðmið fyrir gjaldgenga evrópska starfsemi, en hún staðfestir ekki að íslenskur lögaðili geti keypt þjónustuna á þeim kjörum.

Fyrirtæki með starfsemi bæði á Íslandi og annars staðar í Evrópu þarf að fá staðfest fyrir hvaða lögaðila kort, greiðslur og endurgreiðslur verða í boði. Síðan þarf sama tilboð að telja greidda notendur, innifaldar og umframfærslur, viðbætur fyrir reikninga og samþykktir og þann bókhaldsflutning sem starfsemin krefst. Þá sést hvort aukinn starfsmannafjöldi lækkar hlutfallslegan kostnað hjá Spendesk eða hvort meiri notkun og þjónustuþarfir vega þann ávinning upp.

Lestu einnig:

• Clockify eða Harvest: notendagjaldið segir ekki allan reikninginn
• n8n eða Zapier: eitt langt gervigreindarferli getur snúið kostnaðinum
• Slack eða Teams: ódýrara valið ræðst af hugbúnaðinum sem er fyrir