FreshBooks eða QuickBooks: viðskiptavinamörkin ráða fyrr en afslátturinn

FreshBooks hentar einkum litlu þjónustufyrirtæki sem byggir vinnuna á tímaskráningu og reikningagerð. QuickBooks Online gefur meira svigrúm þegar fleiri þurfa að vinna í bókhaldinu eða reksturinn kallar á utanumhald um birgjareikninga og verkefni. Yfirlit TechRadar lýsir QuickBooks sem víðtækri bókhaldslausn og FreshBooks sem aðgengilegu kerfi fyrir meðal annars reikninga og tímaskráningu. Matið er breskt og segir því ekki til um íslensk VSK-skil.

Fyrir mjög lítið fyrirtæki geta mörk FreshBooks ráðið valinu áður en kynningarafsláttur kemur til álita: verðskrá FreshBooks heimilar reikninga til fimm reikningsfæranlegra viðskiptavina í Lite, 50 í Plus og ótakmarkaðs fjölda í Premium. Venjulegt mánaðargjald sem þar birtist er 23, 43 og 70 Bandaríkjadalir í sömu röð. Fyrirtæki sem þarf bókaraaðgang eða er komið yfir mörk Lite þarf því að miða kostnaðinn við annað verðstig, hversu lágt sem kynningarverð Lite er.

Hvaða viðskiptavinir teljast með?

FreshBooks miðar mörkin við viðskiptavini sem hægt er að senda reikninga, ekki fjölda reikninga sem hver þeirra fær. Ráðgjafi sem vinnur ítrekað fyrir sama hóp getur því haft önnur not af Lite en þjónustuaðili sem afgreiðir stutt verkefni fyrir sífellt nýja kaupendur. Fyrir þann síðarnefnda verður skiptingin milli Lite og Plus að raunverulegri rekstrarákvörðun þótt heildarfjöldi reikninga sé hóflegur.

Virkar og geymdar viðskiptavinaskrár teljast með í mörkum FreshBooks. Hægt er að eyða skrá viðskiptavinar sem fyrirtækið vinnur ekki lengur fyrir og losa þannig pláss; eldri reikningar hans haldast aðgengilegir. Það leysir ekki vanda fyrirtækis sem þarf reglulega að reikningsfæra fleiri viðskiptavini samtímis. Þar þarf hærra verðstig fremur en stöðuga tiltekt í viðskiptavinaskránni.

Lite getur dugað eiganda sem sér sjálfur um einfalt utanumhald, en Plus bætir við aðgangi bókara, bankaafstemmingu og ítarlegri bókhaldsskýrslum. Það er sjálfstæð ástæða til að velja Plus jafnvel þótt viðskiptavinirnir rúmist enn innan Lite. Premium kemur síðan til álita þegar hópurinn vex umfram mörk Plus eða þörf er á þeim viðbótareiginleikum sem því stigi fylgja.

Árskostnaður eftir venjulegu gjaldi

Tólf mánuðir á birtu venjulegu mánaðargjaldi FreshBooks kosta 276 Bandaríkjadali í Lite, 516 í Plus og 840 í Premium. Þetta er reiknað við óbreytt gjald og mánaðarlega greiðslu, án greiðslumiðlunar, viðbóta og skatta. Einn viðbótarnotandi á 11 dali á mánuði hækkar þannig reiknaðan árskostnað Plus í 648 dali. Ársáskrift getur haft aðra gjaldskrá og þarf að bera saman sérstaklega.

Bandaríska verðskrá QuickBooks birtir venjulegt mánaðargjald upp á 38 Bandaríkjadali fyrir Simple Start, 85 fyrir Essentials og 140 fyrir Plus. Á tólf mánuðum verða það 456, 1.020 og 1.680 dalir ef gjaldið helst óbreytt. Þetta eru bandarísk verðviðmið, ekki staðfest kaupverð fyrir íslenskan reikning; tölurnar sýna einkum hversu mikið val á verðstigi vegur í árskostnaði.

Kynningarkjör geta breytt greiðslum fyrsta árs án þess að breyta því hvaða áskrift fyrirtækið þarf. Lite er til dæmis auglýst á sérstöku verði fyrsta árið, en kynning á Plus og Premium gildir skemur. Fyrirtæki sem þarf fleiri reikningsfæranlega viðskiptavini getur ekki byggt valið á lægsta Lite-verðinu. Við samanburð á tilboðum þarf líka að hafa greiðslutímabil og nauðsynlegan starfsmannaaðgang eins hjá báðum kerfum.

Reikningagerð og bókhaldsdýpt

Styrkur FreshBooks fyrir þjónustufyrirtæki liggur í samfelldu ferli frá skráðum tíma og tilboði að reikningi og greiðslu. Plus hefur jafnframt bókhaldsskýrslur og bankaafstemmingu; FreshBooks er því ekki eingöngu reikningaforrit. Sá munur skiptir máli þegar eigandi vill halda daglegri reikningagerð einfaldri en bókari þarf samt að vinna úr færslunum.

QuickBooks verður áhugaverðara þegar kostnaður og verkefni þurfa meiri sundurliðun. Á alþjóðlegri áætlunarsíðu QuickBooks bætir Essentials við utanumhaldi um birgjareikninga, en Plus sýnir meðal annars verkefnaarðsemi og birgðahald. Þar eru einnig birt notendamörk: einn í Simple Start, þrír í Essentials, fimm í Plus og 25 í Advanced, auk sérstaks aðgangs bókara. Verðið hleðst hins vegar sérstaklega eftir staðsetningu og tilboði.

Fyrirtæki sem selur aðeins þjónustu þarf ekki sjálfkrafa birgðahald þótt það sé á eiginleikalistanum. Ávinningur af dýrara stigi ræðst af því hvort það þarf að rekja kostnað eftir verkefnum, vinna með birgjareikninga eða láta fleiri starfsmenn færa upplýsingar sjálfa. Sé meginstarfið að skrá vinnustundir og senda reikninga geta eiginleikar FreshBooks vegið þyngra en breidd QuickBooks.

Starfsmannaaðgangur er ekki bókaraaðgangur

Viðbótarnotandi í FreshBooks er sérstakur gjaldaliður, á meðan QuickBooks tengir fjölda almennra notenda við áskriftarstig. Aðgangur bókara er annað atriði: FreshBooks býður hann frá Plus, en QuickBooks tilgreinir hann sérstaklega með greiddum áætlunum. Fyrirtæki með eiganda, starfsmann sem skráir tíma og bókara þarf því að telja hlutverkin áður en það ber saman gjöld. Fjöldi þeirra sem fá senda skýrslu er ekki sá sami og fjöldi þeirra sem þarf eigin innskráningu.

Réttur aðgangur snýst líka um hvað bókarinn getur gert. Hann kann að þurfa að skoða færslur, leiðrétta flokkun, stemma af banka og flytja gögn út í það snið sem notað er við uppgjör. Innifalið bókarasæti sparar lítið ef nauðsynleg vinna færist samt yfir í handvirkan útflutning. Á sama hátt getur ódýr grunnáskrift orðið dýrari kostur ef hvert viðbótarsæti bætir mánaðargjaldi við.

Íslenskt VSK og bankatenging ráða lokaúrslitum

Íslenskt fyrirtæki þarf að fá tölur úr kerfinu yfir í rétt uppgjörsferli. Samkvæmt leiðbeiningum Skattsins skila virðisaukaskattsskyldir aðilar rafrænni skýrslu fyrir hvert uppgjörstímabil, þar sem meðal annars koma fram skattskyld velta og útskattur. Almenna uppgjörstímabilið er tveir mánuðir, þótt undantekningar séu til. Almenn VSK-flokkun í erlendu kerfi jafngildir ekki sjálfkrafa réttri íslenskri skýrslu.

Áður en áskriftarverð ræður valinu þarf að liggja fyrir hvort reikningar og VSK-yfirlit skili þeim upplýsingum sem íslenski bókarinn notar, hvort bankatenging virki við banka fyrirtækisins og hvort bókarinn geti fengið viðeigandi aðgang eða gögn til útflutnings. Ef bankafærslur berast ekki sjálfkrafa þarf að reikna með tíma í innlestur og afstemmingu. Ef VSK-flokkun krefst handvirkra leiðréttinga bætist sú vinna við hvert uppgjör.

Valið ræðst því fyrst af því hvaða áskrift þolir raunverulegan fjölda viðskiptavina og notenda, síðan af því hvort eiginleikarnir nýtast í bókhaldinu. Fyrir fyrirtæki innan marka Lite getur FreshBooks verið hagkvæm leið í reikningagerð; með bókara og stærri viðskiptavinahóp verður Plus eðlilegra viðmið. QuickBooks Essentials eða Plus geta réttlætt hærra gjald þegar fleiri vinna í kerfinu og verkefna- eða kostnaðarbókhald er hluti af daglegum rekstri. Í báðum tilvikum getur óhæft íslenskt VSK-ferli eða bankatenging vegið þyngra en munurinn á áskriftargjöldum.

Lestu einnig:

• Xero eða QuickBooks: þrír notendur geta breytt hagstæðara valinu
• Clockify eða Harvest: notendagjaldið segir ekki allan reikninginn
• Earth AI sér kóleruhættu átta vikum fyrr — árangurinn fer eftir svæði